ブログ飲み会の案内メール文例8選｜社内・歓迎会・取引先までコピペで使える
飲み会の案内メールは、日時・場所・会費・集金方法・締切の5つさえ揃っていれば、あとは場面に合わせて言い回しを変えるだけです。この記事では、社内の飲み会から歓迎会・送別会・取引先への連絡・カジュアルなLINE版・リマインド・会費集金・出欠締切まで、そのままコピペして使える文例を8本用意しました。
宛先や日付を書き換えるだけで送れるように、各文例の前には「どこを直せばいいか」の短い解説を付けています。上から順に読む必要はないので、いま必要な場面まで飛ばして使ってください。
案内メールに必ず入れる5つの要素
場面がどれであっても、抜けると必ず個別質問が飛んでくる項目が5つあります。文面を書き始める前に、この5つが埋まっているかだけ先に確認してください。
- 日時: 開始時刻に加えて終了の目安も。「19:00〜（21:30ごろ解散予定）」まで書くと予定を組みやすい
- 場所: 店名・住所・地図URL・最寄り駅をセットで。地図リンクがあると当日の遅刻が減る
- 会費: 金額と「当日集金／事前送金」の別を明記。未定なら「◯◯円程度・確定後に再連絡」と書く
- 集金方法: 現金・事前送金・当日精算のどれか。おつりの用意を減らすため事前送金にする幹事も多い
- 締切: 出欠回答の期限日。店の予約人数を確定させる都合上、開催の3〜4日前に置くのが目安
この5つのうち、いちばん質問が集中するのが会費と集金方法です。金額だけ書いて集金方法を書き忘れると、「当日でいい？」「振込先教えて」が個別に何件も届きます。案内の時点で払い方まで指定しておくと、あとがぐっと静かになります。
出欠は「返信待ち」より「表で集める」ほうが速い
案内メールの本題は、日時を伝えることより出欠を確定させることです。メール返信で集めると、誰が未回答かを目視で追う作業が残ります。人数が5人を超えるなら、出欠表のURLを1本貼って⭕️🤔✖️で答えてもらうほうが集計は速いです。
返信の初速は思ったより速いです。ディットの実測データ（回答が付いた出欠表1,147件・テスト除外済み）では、その85.4%が作成から1時間以内に最初の回答が入っています。つまり、締切を長く取るより「今日中に⭕️か✖️だけ」と短く区切ったほうが、案内を送った勢いのまま埋まります。
出欠表のURL、30秒で作れます
ディットは登録不要・無料の日程調整ツール。候補日を選んでURLを案内メールやグループLINEに貼るだけ。相手もアプリ不要で⭕️🤔✖️で答えられます。
無料で出欠表をつくる案内メールを送る前後にやることの全体像は、飲み会幹事のやることリストにまとめてあります。日程調整から当日・精算までの流れを先に押さえておくと、どの案内をいつ送ればいいか迷いません。
社内の飲み会の案内メール文例
1. 通常の社内飲み会
いちばん使う場面です。日程がまだ決まっていない段階なら、候補日を並べて出欠表のURLで回答してもらう形にすると、そのまま日程調整まで一気に進みます。開催が確定してからの案内なら、下の文例の候補日部分を確定日時に差し替えてください。
お疲れさまです。幹事の中村です。
上半期おつかれ会を兼ねて、部の懇親会を開きたいと思います。
下記の候補から、参加できる日に⭕️をつけてください。
▼出欠はこちら（30秒・登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
・8/28（金）19:00〜
・8/29（土）18:00〜
・9/4（金）19:00〜
会費: 5,000円程度（お店確定後に再連絡します）
お手数ですが、8/22（金）までにご回答をお願いします。
多数決で決めて、お店が取れ次第あらためて詳細を送ります。
中村
締切を件名に入れておくと、開かなくても「いつまでに答えればいいか」が一覧で分かります。回答率が目に見えて変わります。
2. 歓迎会
主役（新メンバー）の名前を出して、歓迎の一言を添えるのがポイントです。主役本人の都合を最優先で押さえてから、他メンバーの候補日を集めます。日程が主役ありきになる分、候補日はやや多めに出しておくと調整しやすいです。
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今月入社された田中さんの歓迎会を開きます。
田中さんを囲んで、気軽に話せる会にしたいと思っています。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 9/17（水）・9/18（木）・9/24（水）いずれも19:00〜
場所: 会社近くの居酒屋を予定（確定後に地図を送ります）
会費: 4,000円（当日集金・新人の田中さんは会費なし）
9/10（水）までに⭕️🤔✖️でお答えください。
田中さん、参加できる日を先に教えてもらえると助かります。
佐藤
3. 送別会
送別会は、退職・異動する本人に予定を空けてもらうのが最優先です。案内では「主役の最終出社日より前」に日程を寄せること、そしてサプライズにするかどうかを幹事側で先に決めておくことが大事です。本人に案内を送るか、本人以外だけに送るかで文面が変わります。下は本人にも送る通常版です。
お疲れさまです。幹事の高橋です。
今月末で退職される鈴木さんの送別会を開きます。
お世話になった鈴木さんを、みんなで気持ちよく送り出しましょう。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 10/15（水）・10/16（木）19:00〜
場所: 個室のあるお店を予約予定
会費: 5,000円（当日集金・鈴木さんは無料）
10/8（水）までにご回答ください。
メッセージ色紙も用意します。書きたい方は高橋まで。
高橋
取引先・接待の連絡メール文例
4. 取引先を招く／接待の日程連絡
社外向けは、社内のノリをそのまま持ち込まないのが第一です。⭕️🤔✖️の出欠表を先方に押しつける形は避け、こちらから候補日時を提示して選んでもらう形にします。会費や集金の話は基本的に書かず、こちら持ちを前提に「席をご用意します」と伝えます。取引先との日程そのものを詰めるメールは、日程調整メールの例文集もあわせて参考にしてください。
購買部 伊藤様
お世話になっております。株式会社◯◯の山本です。
日ごろのお礼を兼ねて、ぜひ一度お食事をご一緒できればと存じます。
勝手ながら、下記の候補日時をお送りいたします。
・10/22（水）18:30〜
・10/23（木）18:30〜
・10/28（火）19:00〜
お店はこちらでご用意いたします。苦手な食材やご希望のジャンルがあれば、あわせてお知らせください。
いずれもご都合が合わない場合は、伊藤様のご都合のよい日をいくつかご教示いただけますと幸いです。
お手数ですが、10/17（金）ごろまでにご返信いただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
山本
カジュアルなLINE・チャット版
5. LINE・Slackに貼るくだけた案内
友人同士や仲のいいチームなら、かしこまった前置きは要りません。ひと目で「いつ・どこ・いくら・いつまでに返事」が分かれば十分です。LINEやSlackは長文が読まれにくいので、出欠表のURLを頭に置いて、詳細は短く箇条書きにします。
まず下のURLで空いてる日に⭕️つけて〜
（出欠表のURLを貼る）
・候補: 8/28(金) / 8/29(土) / 9/4(金) 19時〜
・場所: 決まったらまた送る（新宿あたり予定）
・会費: 4,000円くらい、当日でOK
・8/22(金)までに答えてもらえると助かる🙏
✖️の人が多い日は外すので、とりあえず気軽にポチッとお願い！
LINEで「いつが空いてる？」と文章で聞くと、返ってくるのはバラバラの日付でまとめる手間だけが増えます。最初からURLで選択式にすると、集計を自分でやらずに済みます。LINEでの日程調整のコツはLINEの日程調整の記事にまとめています。
送ったあとに送る3つの連絡（リマインド・集金・締切）
案内は「送って終わり」ではありません。開催確定後のリマインド、会費の集金、締切前の未回答者への声かけ。この3本を送れるかどうかで、当日のドタキャンと精算のもたつきが変わります。
6. 開催前日のリマインド
前日か前々日に1本入れます。集合時刻・場所の地図・会費・集金方法をもう一度だけ繰り返すのがコツです。「知ってるでしょ」と省くと、当日になって道に迷う人と現金を持たない人が必ず出ます。
お疲れさまです。中村です。
明日の懇親会のリマインドです。
日時: 8/29（土）19:00〜（21:30ごろ解散予定）
場所: ◯◯（新宿駅東口 徒歩5分）
地図: （地図URLを貼る）
会費: 5,000円・当日受付でお集めします。おつりが出ないよう、できればぴったりでお願いします
遅れる場合はこのメッセージに返信ください。楽しみにしています！
中村
7. 会費集金の連絡
当日集金が基本ですが、人数が多い会や欠席分の食材・席料が発生する会は、事前送金にすると当日の受付が一瞬で終わります。送金先と締切、そして「誰が払ったか」を追える手段をセットで書きます。立て替えが複数人にまたがる二次会つきの飲み会なら、割り勘アプリのwalica（ワリカ）を使うと、最小の送金回数で「誰が誰にいくら払えばいいか」を自動計算してくれます。ディットと同じ開発者が作っていて、登録不要・URL共有型なので精算結果をそのままLINEに貼れます。
お疲れさまです。中村です。
当日の受付をスムーズにするため、会費を事前にお願いします。
会費: 5,000円
送金先: （PayPay／口座などを記載）
締切: 8/27（水）まで
送金後、このメッセージに「済」とスタンプでもリアクションでも押してもらえると、こちらで確認できて助かります。
当日払いがよい方はその旨だけ先に教えてください。
中村
集金でつまずきやすいポイントと具体的な集め方は、会費の集め方の記事で詳しく扱っています。
8. 締切前の出欠リマインド（未回答者へ）
締切当日、まだ答えていない人にだけ最後の一押しを送ります。全員宛てに再送すると、もう答えた人には二度手間なので、未回答者だけに絞るのが礼儀です。出欠表のURLで集めていれば、⭕️🤔✖️の一覧を見て未回答の人がすぐ分かります。
懇親会の出欠、本日18時で締め切ります。
まだの方は、下のURLで⭕️か✖️だけでも押してもらえると助かります。
（出欠表のURLを貼る）
お店の人数をこのあと確定させるので、迷っている方は🤔でも大丈夫です。
ご協力お願いします！
中村
締切を短く区切っても大丈夫、という感覚には裏付けがあります。ディットの実測データ（飲み会の出欠表106件・回答が付いたもののみ・テスト除外済み）では、1つの表に平均9.8個の候補日が並び、平均3.32人が回答しています。候補日を10個近く出しても回答者はきちんと選び切ってくれるので、幹事が先に候補を絞りすぎる必要はありません。
コピペ用: 案内メールの5要素チェック
- 日時を書いた（開始＋終了の目安）
- 場所を書いた（店名・地図URL・最寄り駅）
- 会費を書いた（金額＋当日／事前の別）
- 集金方法を書いた（現金・事前送金・当日精算）
- 締切を書いた（できれば件名にも）
- 出欠表のURLを貼った（人数が多いとき）
- 前日のリマインドを予約／メモした
よくある質問
Q. 案内メールはいつ送ればいい？
開催の2〜3週間前に一次案内を送り、締切は開催の3〜4日前に置くのが目安です。締切を件名に入れると返信忘れが減ります。前日か前々日にリマインドを1本入れると、当日のドタキャンが減ります。
Q. 必ず書くことは？
日時・場所（店名と地図URLと最寄り駅）・会費・集金方法・出欠の締切、この5つです。どれか1つでも欠けると個別質問が飛んできて、幹事の手間が増えます。
Q. 出欠はメール返信と出欠表URL、どちらがいい？
人数が5人を超えるなら出欠表のURLを貼るほうが集計が楽です。⭕️🤔✖️が一覧で並ぶので、未回答の人だけに声をかけられます。メール返信だと誰が未回答かを目視で追うことになります。