ブログ忘年会幹事のスケジュール｜10月から当日までの逆算カレンダー
忘年会の幹事を頼まれたまま、気づけば11月になっていた、ということはありませんか？
12月の候補日は第3週（15〜21日）に集中します。この週を狙うなら、10月には動き出しておきたいところです。
今回は、いつ何を始めればいいか分からない人に向けて、10月から精算までの逆算カレンダーをご紹介します。
12月第3週開催なら、逆算カレンダーはこれ
開催日が第3週でない場合は、下の表の「時期」をそのまま前後にずらして使ってください。
| 時期 | やること | 根拠・ポイント |
|---|---|---|
| 10月中旬〜下旬 | 開催方針を決める（規模・予算感・目的） | 大人数や人気店を狙うなら早く動くほど会場の選択肢が広い |
| 10月下旬〜11月上旬 | 参加候補者を確定する（声をかける名簿を固める） | 呼ぶ範囲を先に固めておくと出欠表を出したあとの人数の出入りが少ない |
| 11月上旬 | 出欠表を共有する | ディットの実測データで11月に出欠表を作る幹事が約56%と最多 |
| 11月上旬〜中旬（共有から3〜4日後） | 出欠を締め切る | 予約が集中する12月第3週の争奪戦が本格化する前に人数を固めておきたい |
| 11月中旬 | 店を仮予約・本予約する | ディットの実測データ（n=376）で12月第3週が候補日全体の31.4%と最も集中。競合する予約が多い週ほど早く動く必要がある |
| 11月下旬 | 会場・会費・集合時間を確定連絡する | 会場が決まってから確定連絡すると変更の手戻りが少ない |
| 11月中旬〜下旬 | 未回答者に個別リマインド | 出欠締切後に人数が固まっていない場合、店への本予約前に声をかけておく |
| 12月上旬〜開催直前 | 確定者へ最終リマインド | 開催直前の欠席連絡を減らすため、未回答者への声かけとは別送する |
| 12月第3週（15〜21日） | 当日 | 受付・乾杯挨拶など当日運営に集中 |
| 開催後2〜3日以内 | 会費を精算する | 立て替えは時間が経つほど後回しにされやすい |
第1週・第5週に開催するなら、時期はどうずらす？
忘年会の開催日が、すでに第3週以外の週に決まっている幹事も多いはずです。候補日の週別分布は下のグラフの通りです。
第1週開催なら、店の確保に主軸ほどの前のめりさは要りません。競合する候補日の絶対数が少ない週なので、11月中旬の予約より多少遅れても間に合いやすいです。
第5週（29〜31日）は候補日の割合が一番低い週です。年末休業と帰省が重なるためで、避ける幹事が多い週でもあります。
出欠表は11月上旬に動く幹事が最多
忘年会の出欠表がいつ作られているかを見ると、月ごとの偏りがはっきりしています。下のグラフの通り、11月に集中しています。
半数以上の幹事が11月に出欠表を共有しています。11月上旬に動けば、もっとも多い層と同じタイミングに乗れます。
10月から動く幹事はまだ少数派です。ただし大人数の会や人気の会場を狙うなら、この時期に仮押さえまで進めておくと安全です。
出欠の締切は3〜4日が目安
締切は案内から1週間前後、という紹介をよく見かけます。
ただ実際の出欠表を見ると、回答が付いたものの9割近くで、最初の回答は作成から1時間以内でした。
最初の反応はとても早いので、作ってから共有するまでに寝かせた日数は、まるごと遅れになります。
だから締切は3〜4日で十分です。浮いた日数は、予約が集中する12月第3週の店の確保に回してください。
コピペ用: 忘年会 逆算チェックリスト
- 【10月中旬〜下旬】開催方針を決める（規模・予算感・目的）
- 【10月下旬〜11月上旬】参加候補者を確定する
- 【11月上旬】出欠表を共有する
- 【11月上旬〜中旬】出欠を締め切る（共有から3〜4日後が目安）
- 【11月中旬】店を仮予約・本予約する
- 【11月下旬】会場・会費・集合時間を確定連絡する
- 【11月中旬〜下旬】未回答者に個別リマインド
- 【12月上旬〜開催直前】確定者へ最終リマインド
- 【12月第3週】当日
- 【開催後2〜3日以内】会費を精算する
当日から精算まで
当日の進行や会場選びまで含めて確認したい場合は飲み会幹事のやることリストへ。
忘年会以外にも幹事を任される場面は年間を通して出てきます。BBQの幹事に回ったときのチェックリストはBBQ幹事のチェックリストにまとめています。
よくある質問
Q. 忘年会の準備はいつから始めるべき？
開催日を12月第3週に置くなら、10月中旬〜下旬に方針を決めます。
11月上旬に出欠表を共有し、11月中旬までに店を押さえるのが安全です。
Q. 出欠表はいつ共有すればいい？
12月第3週開催なら11月上旬が目安です。実測データでもこの時期に動く幹事が最も多く（約56%）、締切を短めに置いても店の確保に十分な日数が残ります。
Q. 12月第3週に開催する場合、店の予約はいつまでに動くべき？
出欠締切の直後、11月中旬までに仮予約・本予約を動かすのが安全です。
12月の候補日は第3週に集中するので、同じ週を狙う幹事と枠を取り合うことになります。
Q. 忘年会の出欠締切は何日くらいに設定すればいい？
3〜4日で十分です。参加者が予定を確認するのに必要な日数と、店の予約期限からの逆算で決めた長さです。
浮いた日数は店の確保に回してください。