飲み会幹事のやることリスト完全版｜日程調整から店予約・当日・精算まで

公開: 2026-07-06

「じゃあ幹事よろしく」と言われて固まっている人へ。幹事のやることは決まりきっていて、上から順にこなせば終わります。

飲み会幹事のやることは、時系列に並べると「日程を決める」「店を押さえる」「当日を回す」「精算して締める」の4ステップに収まります。この順番で、会社の飲み会にも友人の集まりにも使える形でまとめました。最後にコピペで使えるチェックリストを置いてあります。

全体スケジュール早見表

2〜3週間前: 日程を決める（幹事仕事の半分はここです）

店は日程さえ決まれば何とでもなります。逆に日程は、メンバーの都合という自分ではどうにもならないものに左右されるので、最初に一気に片づけるのが正解です。金曜開催や人気店を狙うなら、2〜3週間前には動き始めてください。

希望日を聞いたら負けです

日程調整で幹事がしていい質問は「この中で来られる日はどれ？」の1種類だけです。希望日を自由回答で募ると、返ってくる答えは形式も粒度もバラバラで、まとめ直す作業がまるごと自分に返ってきます。候補日はこちらで決めて、⭕️✖️で選んでもらう形にしてください。

会社の飲み会で主賓や部長クラスがいる場合は、先にその人たちの予定だけ個別に聞いてから候補日を組むと、二度手間になりません。

候補日は最低4個。同じ週に固めないでください

候補日を1〜2個に絞って「この日でどう？」とやりたくなりますが、それで決まるのは全員の予定がたまたま空いていたときだけです。候補は最低4個。それも「金曜を3週連続」のような並べ方ではなく、曜日と週の両方をずらしてください。出張や定例の予定は特定の曜日に固まるので、金曜3連発はその人にとって実質1個です。

ディットで回答が集まった飲み会の出欠表105件を見ると、平均候補日数は9.6個でした。世の幹事は思った以上に多めに並べています。

出欠表を出す曜日は気にしなくていい。回答は1時間で来ます

ディットの実測データ（回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）で作成曜日別に最初の回答が入るまでの時間を見ると、平日（約960件）は1時間以内約86%・24時間以内約97%、土日（約270件）も1時間以内約85%・24時間以内約94%とほとんど変わりません。返す人は曜日に関係なく返してくれるので、出欠表を出す曜日で悩む必要はなく、それより締切を短く切ること、締切間際になっても未回答の人には個別にLINEで一声かけることのほうが効きます。

もうひとつ意外なのが回答スピードで、回答が付いた出欠表1,200件以上のうち約86%は作成から1時間以内に最初の回答が入っています（24時間以内なら約96%）。回答期限を1週間も取る必要はありません。2〜3日で切って、締めたらすぐ日程を確定してください。

出欠表ツールはどれでも構いませんが、回答側に登録やインストールを求めるものは回答率が落ちます。選び方は日程調整ツールの比較記事にまとめました。

1〜2週間前: 店を押さえて案内を出す

店選びは「駅近・定番・キリのいい会費」

• 駅から徒歩5分以内: 遠い店は遅刻と離脱を生みます。全員の職場や沿線の中間地点で
• 苦手が出にくい定番料理: 予約前に「アレルギーや苦手なものある人いますか？」と一度聞いておく
• 飲み放題込みでキリのいい会費に収まるコース: 会社の飲み会なら1人4,000〜5,000円が目安です
• 人数変動に強いか: 何日前まで人数変更できるか、キャンセル規定はどうかを予約時に必ず確認

（安さだけで選ぶと「注文が全然通らない」店を引きがちです。口コミは点数より、「提供スピード」に触れたコメントがないかを見てください）

案内に書くのはこの5つだけ

日時、店名と地図URL、会費、集金方法、出欠の締め切り。長い挨拶文は要りません。開催が確定したら、日程調整に答えてくれた人にもあらためて全員へ送ります。そのまま使える形にすると、こんな感じです。

メール派の職場向けの丁寧な文面は日程調整メールの例文集にまとめてあります。

前日〜当日: 回す

前日: リマインドと人数の最終確認

• 時間・店名・地図リンクをもう一度送る（案内を遡って探させない）
• 人数に変動があれば店に連絡。キャンセル規定にかかる場合は本人に会費負担の相談を
• 乾杯と締めの挨拶を誰に頼むか、この時点までに本人へ依頼しておく

会社の飲み会の挨拶は、始めの挨拶をいちばん役職が上の人、乾杯を2番目、締めを3番目の人に頼むのが一般的な目安とされています。当日いきなり振るのだけは避けてください。

当日: 幹事が働くのは最初の15分と最後の15分

• 15分前に店に入り、席と受付の準備。集金するならここで（事前のキャッシュレス集金にしておくと受付が一瞬で終わります）
• 揃う前にファーストドリンクを聞いておくと、乾杯までが速い
• 中盤は普通に楽しんでOK。時計だけ気にして、ラストオーダーを全体に伝える
• 会計は中締めの前に済ませておく。出口で財布を開く時間がいちばんグダつきます
• 二次会は「行きたい人だけ」で。店は当日その場で決めて問題ありません

翌日: 精算して締める

会計報告は翌日の午前中までに出すのが目安です。「集めた額・使った額・余りをどうするか」を一言で共有すれば十分です。

面倒なのは、コース代は幹事、二次会はAさん、タクシーはBさん、のように立て替えが複数人に散ったときです。誰が誰にいくら払うかを手計算すると高確率でミスるので、割り勘アプリのWalica（ワリカ）に立て替えを入力して、最小の送金回数で精算するのが楽です。ディットと同じ開発者が作っていて、こちらも登録不要のURL共有型。ディットで作った出欠表のメンバーをそのままWalicaのグループに変換できます。

最後に参加者へお礼を一言送って、幹事業務は完了です。ここまでやると次も声がかかります（それがいいことかは、また別の話ですが）。

コピペ用: 飲み会幹事チェックリスト

BBQや歓送迎会でも、流れは同じです

「日程→場所→当日→精算」の骨格はどんな幹事仕事でも変わりません。年末の忘年会は候補日の取り合いや店の予約が読みにくくなる時期特有の事情があるので、忘年会幹事のやることリスト完全版に11月からの動き方を別でまとめています。屋外ならではの買い出しや雨天判断が加わるBBQはBBQ幹事のやることリストに別でまとめてあるので、夏に幹事が回ってきた人はそちらをどうぞ。連絡先集めから始まる同窓会は同窓会幹事のやることリスト、SNSで集まる初対面のオフ会はオフ会の主催のやり方で、それぞれ勘所をまとめています。プロジェクト完了後の打ち上げは打ち上げ幹事のやることリスト、フォーマルな進行が求められる結婚式二次会は結婚式二次会の幹事のやることリストで、それぞれシーンならではの段取りを解説しています。

よくある質問

Q. 飲み会の幹事は何日前から動けばいい？

2〜3週間前が目安です。人気店や金曜開催は席が埋まるのが早いので、日程調整と店の仮押さえだけは先に動いてください。1週間前スタートだと店の選択肢がかなり狭まります。

Q. 候補日はいくつ出せばいい？

最低4個をおすすめします。曜日と週の両方をずらして散らすと、特定の曜日がふさがっている人も拾えます。ディットで回答が集まった飲み会の出欠表の平均候補日数は9.6個で、世の幹事はかなり多めに並べています。

Q. 会社の飲み会の会費はいくらが相場？

飲み放題付きコースで1人4,000〜5,000円が目安です。役職者に多めに出してもらう、主賓は無料にするなど傾斜をつけるケースもよくあります。集金方法は案内の時点で書いておくと、当日に現金を用意していない人が出ません。

Q. ドタキャンが出たら会費はどうする？

店のキャンセル規定を確認し、コース料金が発生する場合は本人に負担をお願いするのが一般的です。案内の時点で「前日以降のキャンセルは会費をいただきます」と一言入れておくと揉めにくくなります。