ブログ飲み会幹事のやることリスト完全版｜日程調整から店予約・当日・精算まで
「じゃあ幹事よろしく」と言われて固まっている人へ。幹事のやることは決まりきっていて、上から順にこなせば終わります。
飲み会幹事のやることは、時系列に並べると「日程を決める」「店を押さえる」「当日を回す」「精算して締める」の4ステップに収まります。この順番で、会社の飲み会にも友人の集まりにも使える形でまとめました。最後にコピペで使えるチェックリストを置いてあります。
全体スケジュール早見表
| タイミング | やること |
|---|---|
| 2〜3週間前 | 日程調整（候補日を出して出欠を取る） |
| 1〜2週間前 | 店の予約・会費決め・案内の送付 |
| 前日 | リマインド・人数の最終確認 |
| 当日 | 受付・集金・乾杯・タイムキープ・会計 |
| 翌日 | 精算・会計報告・お礼 |
2〜3週間前: 日程を決める（幹事仕事の半分はここです）
店は日程さえ決まれば何とでもなります。逆に日程は、メンバーの都合という自分ではどうにもならないものに左右されるので、最初に一気に片づけるのが正解です。金曜開催や人気店を狙うなら、2〜3週間前には動き始めてください。
希望日を聞いたら負けです
日程調整で幹事がしていい質問は「この中で来られる日はどれ？」の1種類だけです。希望日を自由回答で募ると、返ってくる答えは形式も粒度もバラバラで、まとめ直す作業がまるごと自分に返ってきます。候補日はこちらで決めて、⭕️✖️で選んでもらう形にしてください。
会社の飲み会で主賓や部長クラスがいる場合は、先にその人たちの予定だけ個別に聞いてから候補日を組むと、二度手間になりません。
候補日は最低4個。回答率が倍近く変わります
候補日を1〜2個に絞って「この日でどう？」とやりたくなりますが、データ上は分が悪い賭けです。ディットの実測データ（テスト除外済み・2026-07時点）では、候補日1〜3個で作られた出欠表は60.7%が誰にも回答されないまま終わります。4〜5個にすると28.7%まで下がるので、回答ゼロのリスクがおよそ半分になる計算です。
実際、飲み会カテゴリの出欠表139件を集計すると平均候補日数は8.3個でした。それでも回答ゼロ率は25.2%、平均回答者数は2.47人です。8個並べても4件に1件は無反応に終わるのですから、1〜2個に絞ってうまくいく理由が見当たりません。
出欠表は木曜までに出す。回答は1時間で来ます
同じ実測データで作成曜日別の平均回答者数を見ると、木曜に作った出欠表が3.83人で最多でした。土曜は1.88人、日曜は1.69人と平日の半分です。週末はみんなLINEを開いても返さないので、週の半ば、遅くとも木曜までに出すのがおすすめです。
もうひとつ意外なのが回答スピードで、回答が付いた出欠表1,147件のうち85.4%は作成から1時間以内に最初の回答が入っています（24時間以内なら95.9%）。回答期限を1週間も取る必要はありません。2〜3日で切って、締めたらすぐ日程を確定してください。
出欠表ツールはどれでも構いませんが、回答側に登録やインストールを求めるものは回答率が落ちます。選び方は日程調整ツールの比較記事にまとめました。
1〜2週間前: 店を押さえて案内を出す
店選びは「駅近・定番・キリのいい会費」
- 駅から徒歩5分以内: 遠い店は遅刻と離脱を生みます。全員の職場や沿線の中間地点で
- 苦手が出にくい定番料理: 予約前に「アレルギーや苦手なものある人いますか？」と一度聞いておく
- 飲み放題込みでキリのいい会費に収まるコース: 会社の飲み会なら1人4,000〜5,000円が目安です
- 人数変動に強いか: 何日前まで人数変更できるか、キャンセル規定はどうかを予約時に必ず確認
（安さだけで選ぶと「注文が全然通らない」店を引きがちです。口コミは点数より、「提供スピード」に触れたコメントがないかを見てください）
案内に書くのはこの5つだけ
日時、店名と地図URL、会費、集金方法、出欠の締め切り。長い挨拶文は要りません。開催が確定したら、日程調整に答えてくれた人にもあらためて全員へ送ります。そのまま使える形にすると、こんな感じです。
お疲れさまです。◯◯の飲み会が決まりましたのでご案内です。
・日時: ◯月◯日（◯）19:00〜
・場所: ◯◯（◯◯駅 徒歩3分）https://…（地図）
・会費: 4,500円（当日受付で集めます）
・出欠: ◯日（◯）までにこのメッセージに返信を
※前日以降のキャンセルは会費をいただく場合があります。
メール派の職場向けの丁寧な文面は日程調整メールの例文集にまとめてあります。
前日〜当日: 回す
前日: リマインドと人数の最終確認
- 時間・店名・地図リンクをもう一度送る（案内を遡って探させない）
- 人数に変動があれば店に連絡。キャンセル規定にかかる場合は本人に会費負担の相談を
- 乾杯と締めの挨拶を誰に頼むか、この時点までに本人へ依頼しておく
会社の飲み会の挨拶は、始めの挨拶をいちばん役職が上の人、乾杯を2番目、締めを3番目の人に頼むのが一般的な目安とされています。当日いきなり振るのだけは避けてください。
当日: 幹事が働くのは最初の15分と最後の15分
- 15分前に店に入り、席と受付の準備。集金するならここで（事前のキャッシュレス集金にしておくと受付が一瞬で終わります）
- 揃う前にファーストドリンクを聞いておくと、乾杯までが速い
- 中盤は普通に楽しんでOK。時計だけ気にして、ラストオーダーを全体に伝える
- 会計は中締めの前に済ませておく。出口で財布を開く時間がいちばんグダつきます
- 二次会は「行きたい人だけ」で。店は当日その場で決めて問題ありません
翌日: 精算して締める
会計報告は翌日の午前中までに出すのが目安です。「集めた額・使った額・余りをどうするか」を一言で共有すれば十分です。
面倒なのは、コース代は幹事、二次会はAさん、タクシーはBさん、のように立て替えが複数人に散ったときです。誰が誰にいくら払うかを手計算すると高確率でミスるので、割り勘アプリのwalica（ワリカ）に立て替えを入力して、最小の送金回数で精算するのが楽です。ディットと同じ開発者が作っていて、こちらも登録不要のURL共有型。ディットで作った出欠表のメンバーをそのままwalicaのグループに変換できます。
最後に参加者へお礼を一言送って、幹事業務は完了です。ここまでやると次も声がかかります（それがいいことかは、また別の話ですが）。
コピペ用: 飲み会幹事チェックリスト
- 【2〜3週間前】主賓・上役の予定を先に確認（会社の場合）
- 【2〜3週間前】候補日4個以上で出欠表を作ってLINE/メールで共有・期限は2〜3日
- 【1〜2週間前】日程確定 → 店の予約（人数変更期限とキャンセル規定を確認）
- 【1〜2週間前】アレルギー・苦手の確認、会費と集金方法を決める
- 【1〜2週間前】案内送付（日時・店名・地図・会費・集金方法）
- 【前日】リマインド送信・人数の最終確認・挨拶の依頼
- 【当日】15分前入り・受付と集金・ファーストドリンク確認
- 【当日】中締め前に会計を済ませる
- 【翌日】会計報告・立て替え精算・お礼の連絡
BBQや歓送迎会でも、流れは同じです
「日程→場所→当日→精算」の骨格はどんな幹事仕事でも変わりません。屋外ならではの買い出しや雨天判断が加わるBBQはBBQ幹事のやることリストに別でまとめてあるので、夏に幹事が回ってきた人はそちらをどうぞ。
よくある質問
Q. 飲み会の幹事は何日前から動けばいい？
2〜3週間前が目安です。人気店や金曜開催は席が埋まるのが早いので、日程調整と店の仮押さえだけは先に動いてください。1週間前スタートだと店の選択肢がかなり狭まります。
Q. 候補日はいくつ出せばいい？
最低4個をおすすめします。ディットの実測データ（テスト除外済み・2026-07時点）では、候補日1〜3個の出欠表は60.7%が回答ゼロのまま終わり、4〜5個にすると28.7%まで下がります。飲み会の出欠表の平均候補日数は8.3個です。
Q. 会社の飲み会の会費はいくらが相場？
飲み放題付きコースで1人4,000〜5,000円が目安です。役職者に多めに出してもらう、主賓は無料にするなど傾斜をつけるケースもよくあります。集金方法は案内の時点で書いておくとスムーズです。
Q. ドタキャンが出たら会費はどうする？
店のキャンセル規定を確認し、コース料金が発生する場合は本人に負担をお願いするのが一般的です。案内の時点で「前日以降のキャンセルは会費をいただきます」と一言入れておくと揉めにくくなります。