飲み会幹事のやることリスト完全版｜日程調整から店予約・当日・精算まで

公開: 2026-07-06

「じゃあ今度の飲み会、幹事よろしく」と言われて、何から準備を始めればいいか困ったことはありませんか？

やること自体は難しくありません。ただ、店と日程のどちらを先に決めるのかが悩ましいところです。

今回は、幹事を任された人に向けて、日程から精算までの段取りをご紹介します。

幹事の仕事は4段階。いまどこにいますか

やることは、日程 → 店 → 当日 → 精算の順に並んでいます。全部を今日やる必要はありません。もう日程が決まっているなら、その行から読んでください。

山場は最初の2段階です。日程と店さえ決まってしまえば、当日と翌日はほぼ流れで終わります。

2〜3週間前: 日程を決める

まだ日が決まっていないなら、やることは3つだけです。幹事の仕事で本当に詰まるのはここで、日さえ決まれば残りは店に電話して案内を送るだけになります。

主賓や部長クラスが来る会だけ、この前にもう1つあります。その人の予定を先に個別で聞いておくと、あとで全部を組み直さずに済みます。

希望日は聞かない。こちらから候補日を出す

まず「いつが空いてる？」と聞きたくなります。そのほうが相手に親切だと思うからです。ところが返ってくるのは「来週なら大体いける」「15日以外なら」とバラバラの形です。

それを突き合わせるのは、結局は自分の役目になります。だから幹事がする質問は「この中で来られる日はどれ？」の1つに絞り、⭕️✖️で選んでもらってください。

候補日は最低4個。同じ週に固めない

つい1〜2個に絞って「この日でどう？」とやりたくなります。でもそれで決まるのは、全員の予定がたまたま空いていたときだけです。

候補は最低4個。それも曜日と週の両方をずらします。毎週金曜が定例会議の人にとって、金曜3連発は実質1個だからです。

• ✖️ 金曜を3週連続
• ⭕️ 火曜・木曜・翌週の水曜・その次の金曜

出しすぎかな、と気にしなくて大丈夫です。ディットで実際に作られた飲み会の出欠表では、候補日が平均10個ほど並んでいました。

みんな同じところで迷って、結局多めに出しているようです。

出典: ディットの実測データ（回答が付いた飲み会の出欠表105件・テスト除外済み。平均9.6個）

締切は2〜3日で切る。曜日は気にしなくていい

「金曜の夜のほうが返事が来るかな」と送る日を待つ必要はありません。作成曜日別に見ても、最初の反応の早さは平日と土日でほとんど変わらないからです。

返す人は曜日に関係なく返してくれます。しかもその反応は、こちらが身構えるより先に来ます。最初の回答が入るまでの時間は、10回のうち9回近くが1時間以内でした。

だから期限は2〜3日で切ってください。1週間待ったところで、集まる数はほとんど変わりません。

それでも前日まで残る人はいます。全体に催促を流すより、その人に個別で一声かけたほうが早く返ってきます。

ツールはどれでも構いませんが、回答側に登録を求めるものは回答率が落ちます。選び方は日程調整ツールの比較記事にまとめました。

1〜2週間前: 店を押さえて案内を出す

店は「駅近・定番・キリのいい会費」で選ぶ

• 駅から徒歩5分以内 — 遠い店は遅刻と離脱を生みます。全員の沿線の中間地点で探します
• 苦手が出にくい定番料理 — 予約の前に「苦手なものある人いますか？」と一度聞いておきます
• キリのいい会費に収まる飲み放題コース — 会社の飲み会なら1人4,000〜5,000円が目安です
• 人数変更に強いか — 何日前まで変更できるか、キャンセル規定はどうかを予約時に確認します

安さだけで選ぶと、乾杯のあとの1杯目がなかなか来ない店を引きます。飲み放題の残り時間だけが減っていく、あれです。

口コミは点数より、「提供スピード」に触れたコメントがあるかを見てください。

会費は4,000〜5,000円。当日動く金額はもっと大きい

会費として集める額と、その日1人が実際に使う額は別物です。Walicaの実測データ（実際の精算記録）では、飲み会の割り勘で半数の会が1人7,700円以下でした。

会費より高く出るのは、二次会とタクシー代が乗るからです。しかもこの金額は年々上がっていて、3年で約3割の上昇になっています。

案内に書くのはこの5つだけ

日時、店名と地図URL、会費、集金方法、出欠の締め切り。この5つだけで、長い挨拶文は要りません。

日程調整に答えてくれた人にも、あらためて全員に送ります。そのまま使える形にすると、こうなります。

メール派の職場向けの丁寧な文面は日程調整メールの例文集にまとめてあります。

前日〜当日: リマインドを送って、当日を回す

前日: リマインドを送って、人数を確定する

前日にやることは3つです。ここを済ませておけば、当日は座って待っているだけになります。

• 時間・店名・地図リンクをもう一度送ります。案内を遡って探させないためです
• 人数が動いたら店に連絡します。キャンセル規定にかかるなら、本人に会費の相談をします
• 乾杯と締めの挨拶を誰に頼むか、この日までに本人へ伝えておきます

会社の飲み会の挨拶は、始めをいちばん役職が上の人、乾杯を2番目、締めを3番目に頼むのが一般的です。当日その場で振るのだけは避けてください。

当日: 幹事が働くのは最初の15分と最後の15分

中盤は普通に楽しんで大丈夫です。幹事の仕事が集中するのは、最初と最後だけです。

• 15分前に店に入ります。席と受付の準備をして、集金するならここで済ませます
• 全員が揃う前にファーストドリンクを聞いておくと、乾杯までが速くなります
• 時計だけ気にして、ラストオーダーの時間を全体に伝えます
• 会計は中締めの前に済ませます。出口で財布を開く時間が、いちばんグダつきます
• 二次会は「行きたい人だけ」で。店は当日その場で決めて問題ありません

事前にキャッシュレスで集金しておくと、当日の受付が一瞬で終わります。

翌日: 精算して締める

会計報告は翌日の午前中までが目安です。「集めた額・使った額・余りをどうするか」を一言で共有すれば十分で、明細を作る必要はありません。

面倒なのは、コース代は幹事、二次会はAさん、タクシーはBさん、と立て替えが散ったときです。ディットで作った出欠表のメンバーは、そのままWalicaのグループに変換できます。

Walica（ワリカ） ディットと同じ開発者の割り勘アプリ。登録不要・URLを共有するだけ

最後に参加者へお礼を一言送って、幹事の仕事は完了です。ここまでやると次も声がかかります。それがいいことかは、また別の話ですが。

コピペ用: 飲み会幹事チェックリスト

BBQや歓送迎会でも、流れは同じです

「日程 → 場所 → 当日 → 精算」の骨格は、どんな幹事仕事でも変わりません。違うのは、その会ならではの事情が1つ2つ足されることだけです。

年に何度も幹事が回ってくる人は、幹事の年間スケジュールで12ヶ月の山場を先に見ておくと動きやすくなります。

よくある質問

Q. 飲み会の幹事は何日前から動けばいい？

2〜3週間前が目安です。人気店や金曜開催は席が埋まるのが早く、1週間前では選択肢がかなり狭まります。日程調整と店の仮押さえだけは先に動いてください。

Q. 候補日はいくつ出せばいい？

最低4個です。曜日と週の両方をずらすと、特定の曜日がふさがっている人も拾えます。実際の出欠表では平均10個ほど並んでいるので、多めでも構いません。

Q. 会社の飲み会の会費はいくらが相場？

飲み放題付きコースで1人4,000〜5,000円が目安です。役職者に多めに出してもらう、主賓は無料にする、といった傾斜もよくあります。

集金方法は案内に書いておくと、当日に現金を持っていない人が出ません。

Q. ドタキャンが出たら会費はどうする？

店のキャンセル規定を確認し、コース料金が発生するなら本人に負担をお願いするのが一般的です。

案内の時点で「前日以降のキャンセルは会費をいただきます」と一言入れておくと、当日になって揉めずに済みます。

当日・前日にキャンセルが出たときの動き方は飲み会のドタキャン対応にまとめています。