ブログBBQ幹事のやることリスト完全版｜2週間前の日程調整から当日・精算まで
「今年の夏、BBQやろうよ。幹事よろしく！」と言われて、固まってしまったことはありませんか？
場所も日程も決まっていない状態だと、何から手をつければいいのか難しいですよね。
今回は、初めてBBQの幹事をやる人に向けて、当日までの段取りとコピペで使えるチェックリストをご紹介します。
全体スケジュール早見表
| タイミング | やること |
|---|---|
| 2〜3週間前 | 日程調整・場所の仮押さえ |
| 1週間前 | 人数確定・買い出し計画・役割分担 |
| 前日 | 生鮮品の買い出し・天気の最終判断・リマインド |
| 当日 | 受付・火起こし・タイムキープ |
| 翌日〜 | 精算・写真共有・お礼 |
2〜3週間前: 日程調整と場所の仮押さえ
幹事の仕事でいちばん重要で、いちばん事故りやすいのがここです。
BBQ場の人気の区画は2週間前には埋まり始めるので、日程が決まらない＝場所が取れないという連鎖になります。
日程調整は「聞く」のではなく「選ばせる」
グループLINEで「いつなら空いてる？」と聞くのは最悪の手です。各自がバラバラの日付を言い始めて、確実に迷子になります。防ぐにはこうします:
- 候補日は幹事が3〜5個に絞って提示する（多すぎると逆に決まらない）
- 回答期限を切る（「金曜までに答えてね」）
- ⭕️✖️で答えられる出欠表のURLを貼る（アプリのインストールや会員登録が必要なものは回答率が落ちる）
候補日を土日に置くなら、熱中症リスクを避けて午前スタートの設定がおすすめです。
場所選びのチェックポイント
- 機材レンタルの有無: コンロ・炭・網付きプランなら荷物が激減する
- 屋根付きサイトか: 雨天中止の判断そのものが不要になる。多少高くても価値あり
- 飲酒可か・ゴミは持ち帰りか: 都市公園は禁止のことが多い。必ず公式サイトで確認
- 駅からの距離: 飲む前提なら公共交通機関で行ける場所一択
1週間前: 人数確定と買い出し計画
買い出し量の目安（大人1人あたり）
| 品目 | 量の目安 | メモ |
|---|---|---|
| 肉 | 300g | 男性多めなら350g。牛:豚:鶏=2:1:1が無難 |
| 野菜 | 150g | 玉ねぎ・ピーマン・とうもろこし・キャベツ |
| 焼きそば | 0.5玉 | 締め用。意外と食べる |
| 飲み物 | 1.5L | 夏場は水・お茶を多めに。酒:ソフドリ=1:1 |
| 炭 | 1kg | 合計3時間で10人なら3kgが目安 |
日持ちするものは1週間前までに買っておきます。当日は生鮮だけで済みます。
日持ちするもの: 炭・紙皿・割り箸・トング・ゴミ袋・ウェットティッシュ・クーラーボックス用の氷以外
役割分担を決める
幹事が全部やると当日倒れます。最低限、この3つは割り振ってください。
- 買い出し係（2人）
- 火起こし係
- 会計係
前日: 天気の最終判断とリマインド
- 屋根なしサイトの場合は17時ごろに天気予報を確認。降水確率50%を超えていたら中止/延期を決断し、その日のうちに全員へ連絡（屋根付きサイトならこの判断自体が不要です）
- 決行ならリマインドを送る: 集合時間・場所の地図リンク・持ち物・会費の目安をセットで
- 生鮮品の買い出しと氷の準備
当日朝の中止判断は、買った食材が無駄になるうえ参加者の予定も中途半端に潰します。迷ったら前日に決める、が幹事の鉄則です。
当日: 幹事は「最初の30分」だけ頑張る
- 30分前入りして受付とサイトの確保
- 火起こしは着火剤を使えば15〜20分。肉を焼き始める前に飲み物を配ると場が持つ
- 撤収時間の30分前に「ラスト焼き」を宣言してゴミ拾いを始める
翌日〜: 精算とお礼で「また誘われる幹事」になる
複数人が別々に立て替えたBBQの精算は、日程調整より面倒です。たとえばこんな状態。
誰が誰にいくら払う？を手計算すると、まずどこかでミスります。
肉・飲み物・レンタル代と立て替えが分かれたら、割り勘アプリのWalicaに入れれば精算結果をそのままLINEに貼れます。
最後に写真をアルバムで共有して、参加のお礼を一言送れば完了です。
年末の忘年会も、候補日が集中する時期と店の予約時期がずれるとうまく回りません。逆算の考え方は忘年会幹事のやることリスト完全版、年間の山場は幹事の年間スケジュールへ。
コピペ用: BBQ幹事チェックリスト
- 【2〜3週間前】候補日3〜5個で出欠表を作ってLINEに共有
- 【2〜3週間前】BBQ場の空き確認・仮押さえ（屋根付き優先）
- 【1週間前】人数確定・会費の目安を連絡
- 【1週間前】日持ちする物の買い出し（炭・紙皿・トング・ゴミ袋）
- 【1週間前】役割分担（買い出し2人・火起こし・会計）
- 【前日17時】天気確認 → 決行/中止を全員に連絡
- 【前日】生鮮品の買い出し・リマインド送信
- 【当日】30分前入り・受付・火起こし
- 【当日】撤収30分前にラスト焼き宣言・ゴミ拾い
- 【翌日】立て替えを集計して精算・写真共有・お礼
よくある質問
Q. 会費はいくらが相場？
食材・飲み物・消耗品で1人2,500〜4,000円が目安です。場所代や機材レンタルが要るなら、そのぶん上乗せします。
実際の割り勘の記録では、BBQは半数の会が1人6,400円以下でした。会費より高く出るのは、現地での買い足しが乗るためです。
出典: Walicaの実測データ（2024年以降・BBQの割り勘グループ63,435件）
Q. 日程はどうやって決めるのが早い？
候補日を絞って出欠表のURLを貼り、期限を切って⭕️✖️で答えてもらうのが最速です。「いつ空いてる？」と自由回答で聞くのは避けましょう。
Q. ドタキャンが出たら会費はどうする？
事前に「前日キャンセルから食材代のみ負担」とルールを共有しておくのがベスト。決めていなかった場合は、食材費だけ頭数で割り直すのが穏当です。