BBQ幹事のやることリスト完全版｜2週間前の日程調整から当日・精算まで
「今年の夏、BBQやろうよ。幹事よろしく！」——そう言われて、何から手をつければいいか分からずこのページを開いた人のための記事です。
BBQ幹事の仕事は、分解すればたった4つ。「日程を決める」「人と物を集める」「当日を仕切る」「お金を締める」です。この順番で、時系列のやることリストとしてまとめました。コピペで使えるチェックリストも置いてあるので、そのままグループLINEに貼って使ってください。
全体スケジュール早見表
| タイミング | やること |
|---|---|
| 2〜3週間前 | 日程調整・場所の仮押さえ |
| 1週間前 | 人数確定・買い出し計画・役割分担 |
| 前日 | 生鮮品の買い出し・天気の最終判断・リマインド |
| 当日 | 受付・火起こし・タイムキープ |
| 翌日〜 | 精算・写真共有・お礼 |
2〜3週間前: 日程調整と場所の仮押さえ
幹事の仕事でいちばん重要で、いちばん事故りやすいのがここです。BBQ場の人気サイトは2週間前には埋まり始めるので、日程が決まらない=場所が取れないという連鎖になります。
日程調整は「聞く」のではなく「選ばせる」
グループLINEで「いつなら空いてる？」と聞くのは最悪の手です。各自がバラバラの日付を言い始めて、確実に迷子になります。コツは3つ:
- 候補日は幹事が3〜5個に絞って提示する（多すぎると逆に決まらない）
- 回答期限を切る（「金曜までに答えてね」）
- ⭕️✖️で答えられる出欠表のURLを貼る（アプリのインストールや会員登録が必要なものは回答率が落ちる）
候補日を土日に置くなら、熱中症リスクを避けて午前スタートの設定がおすすめです。
場所選びのチェックポイント
- 機材レンタルの有無: コンロ・炭・網付きプランなら荷物が激減する
- 屋根付きサイトか: 雨天中止の判断そのものが不要になる。多少高くても価値あり
- 飲酒可か・ゴミは持ち帰りか: 都市公園は禁止のことが多い。必ず公式サイトで確認
- 駅からの距離: 飲む前提なら公共交通機関で行ける場所一択
1週間前: 人数確定と買い出し計画
買い出し量の目安（大人1人あたり）
| 品目 | 量の目安 | メモ |
|---|---|---|
| 肉 | 300g | 男性多めなら350g。牛:豚:鶏=2:1:1が無難 |
| 野菜 | 150g | 玉ねぎ・ピーマン・とうもろこし・キャベツ |
| 焼きそば | 0.5玉 | 締め用。意外と食べる |
| 飲み物 | 1.5L | 夏場は水・お茶を多めに。酒:ソフドリ=1:1 |
| 炭 | 1kg | 合計3時間で10人なら3kgが目安 |
日持ちするもの（炭・紙皿・割り箸・トング・ゴミ袋・ウェットティッシュ・クーラーボックス用の氷以外）は1週間前までに買っておき、生鮮品だけ前日に買うのが鉄則です。
役割分担を決める
幹事が全部やると当日倒れます。最低限、買い出し係（2人）・火起こし係・会計係の3つは事前に割り振っておきましょう。立て替えも1人に集中させず、「飲み物はAさん、肉はBさん」と分けたほうが金額的にも安全です。
前日: 天気の最終判断とリマインド
- 17時ごろに天気予報を確認。降水確率50%を超えていたら中止/延期を決断し、その日のうちに全員へ連絡
- 決行ならリマインドを送る: 集合時間・場所の地図リンク・持ち物・会費の目安をセットで
- 生鮮品の買い出しと氷の準備
当日朝の中止判断は、買った食材が無駄になるうえ参加者の予定も中途半端に潰します。迷ったら前日に決める、が幹事の鉄則です。
当日: 幹事は「最初の30分」だけ頑張る
- 30分前入りして受付とサイトの確保
- 火起こしは着火剤を使えば15〜20分。肉を焼き始める前に飲み物を配ると場が持つ
- 撤収時間の30分前に「ラスト焼き」を宣言してゴミ拾いを始める
翌日〜: 精算とお礼で「また誘われる幹事」になる
複数人が別々に立て替えたBBQの精算は、実は日程調整より面倒です。「Aさんが肉1.2万円、Bさんが飲み物6千円、Cさんがレンタル代8千円…誰が誰にいくら払う？」を手計算すると確実にミスります。
割り勘アプリのwalica（ワリカ）に立て替えを入力すると、最小の送金回数で「誰が誰にいくら払えばいいか」を自動計算してくれます。dittoと同じく登録不要・URL共有型なので、精算結果をそのままLINEに貼れます。
最後に写真をアルバムで共有して、参加のお礼を一言送れば幹事業務は完了です。お疲れさまでした。
コピペ用: BBQ幹事チェックリスト
- 【2〜3週間前】候補日3〜5個で出欠表を作ってLINEに共有
- 【2〜3週間前】BBQ場の空き確認・仮押さえ（屋根付き優先）
- 【1週間前】人数確定・会費の目安を連絡
- 【1週間前】日持ちする物の買い出し（炭・紙皿・トング・ゴミ袋）
- 【1週間前】役割分担（買い出し2人・火起こし・会計）
- 【前日17時】天気確認 → 決行/中止を全員に連絡
- 【前日】生鮮品の買い出し・リマインド送信
- 【当日】30分前入り・受付・火起こし
- 【当日】撤収30分前にラスト焼き宣言・ゴミ拾い
- 【翌日】立て替えを集計して精算・写真共有・お礼
よくある質問
Q. 会費はいくらが相場？
食材・飲み物・消耗品で1人2,500〜4,000円が目安。場所代・機材レンタルがあれば+1,000〜2,000円です。
Q. 日程はどうやって決めるのが早い？
候補日を絞って出欠表のURLを貼り、期限を切って⭕️✖️で答えてもらうのが最速です。「いつ空いてる？」と自由回答で聞くのは避けましょう。
Q. ドタキャンが出たら会費はどうする？
事前に「前日キャンセルから食材代のみ負担」とルールを共有しておくのがベスト。決めていなかった場合は、食材費だけ頭数で割り直すのが穏当です。