ブログ社外打ち合わせの日程調整メール｜例文8選と配慮ポイント
社外への打診メールで、相手が複数社にまたがって候補日の出し方に困ったことはありませんか？
決裁者の同席が要ったり、秘書経由でしか予定が取れなかったり。社内向けより気を使う場面が続いてしまいます。
今回は、打ち合わせ依頼メールを書く人に向けて、シーン別の例文を8本ご紹介します。
件名から結びまでの型、シーン別の例文8本、候補日が全滅したときの立て直し方まで扱います。
例文8本｜場面から選んでください
| 場面 | 文例 |
|---|---|
| こちらから候補日を提示する（訪問） | 例文1 |
| オンライン打ち合わせの依頼 | 例文2 |
| 決裁者の同席をお願いする | 例文3 |
| 秘書・アシスタント経由で依頼する | 例文4 |
| 複数社合同で出欠表URLを使う | 例文5 |
| 候補日から選んで返信する | 例文6 |
| 候補日が全滅したあとの再提示 | 例文7 |
| 前日リマインド | 例文8 |
シーン別メール例文8選
例文1｜こちらから候補日を提示する初回依頼（訪問）
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
先日ご案内した新サービスの件で、御社にお伺いしてお打ち合わせのお時間を60分ほど頂戴できますでしょうか。
勝手ながら、こちらの候補日時をお送りいたします。
・7月12日（月）10:00〜12:00
・7月13日（火）15:00〜17:00
・7月15日（木）13:00〜17:00
・7月16日（金）10:00〜12:00
※上記の枠内で60分、開始時刻はご指定ください
いずれもご都合が合わない場合は、田中様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お手数ですが、7月8日（木）までにご返信いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 「御社にお伺いして」と場所を明示することで、相手は移動の要不要を含めて予定を組めます。候補日は平日に置きました。先方の営業日に合わせるのが基本だからです。ディットの実測データを平日と土日で分けても、最初の回答が入るまでの早さはほとんど変わらないので、候補日を平日に寄せても返信の速さが落ちるわけではありません。
例文2｜オンライン打ち合わせの依頼（URL事前案内なし）
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
◯◯の件でオンラインにてお打ち合わせのお時間を45分ほどいただけますでしょうか。
・7月14日（水）10:00〜12:00
・7月15日（木）13:00〜17:00
・7月19日（月）10:00〜12:00
会議URLは、日時確定後に改めてお送りいたします。
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
▶ なぜこう書くか: オンラインでも「会議URLは確定後に送る」と一言断っておくと、相手が「先にURLをもらえるのか」と確認する手間を省けます。URLは確定メールと前日リマインドの2回、同じ文面で再掲するのが基本です。
例文3｜決裁者の同席をお願いする場合
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
◯◯のご導入について、可能であればご決裁者様にもご同席いただけますと幸いです。
人数が多くなる可能性を踏まえ、候補日を多めにお送りいたします。
・7月12日（月）10:00〜12:00
・7月13日（火）15:00〜17:00
・7月15日（木）13:00〜17:00
・7月16日（金）10:00〜12:00
・7月19日（月）13:00〜17:00
・7月20日（火）10:00〜12:00
ご決裁者様のご都合の確認にお時間を要する場合は、恐れ入りますが一旦「調整中」の旨だけでもお知らせください。
▶ なぜこう書くか: 候補を6つに増やしたのは、担当者が決裁者の予定を後から確認する時間差を吸収するためです。「調整中でも一報を」の一文があると、担当者は無回答のまま日数を空けずに済みます。
例文4｜秘書・アシスタント経由で依頼する
秘書室 山本様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
鈴木様との◯◯に関するお打ち合わせについて、日程のご調整をお願いできますでしょうか。
所要時間は30分を予定しております。
こちらの候補日時をお送りいたします。
・7月13日（火）終日
・7月16日（金）終日
・7月20日（火）終日
上記のうち鈴木様のご都合のよい日時を、恐れ入りますが山本様よりお知らせいただけますと幸いです。
▶ なぜこう書くか: 宛名は窓口の担当者にし、本人には「ご確認をお願いする」立て付けにします。時間帯を絞りすぎず「終日」で候補を出しておくと、窓口側が空き時間を選びやすくなります。
例文5｜複数社合同の打ち合わせで出欠表URLを使う
株式会社□□ 高橋様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
◯◯プロジェクトに関する3社合同でのお打ち合わせ（90分）の日程を調整いたします。
候補日を出欠表にまとめましたので、恐れ入りますが下記URLよりご回答をお願いいたします。
（候補日: 7月12日（月）／7月13日（火）／7月15日（木）／7月16日（金）／7月19日（月）／7月20日（火））
登録不要のフォームですので、開いてお名前と可否をご選択いただくだけで完了します。
▼出欠表URL: [出欠表のURL]
▼回答期限: 7月16日（金）
全社様のご回答が揃い次第、確定日時をご連絡いたします。
▶ なぜこう書くか: 3社が絡む調整をメール往復で進めると、誰がどの日程に◯か把握しづらくなります。URLに集約すれば全社分の回答が1画面で揃います。「登録不要」と明記しておくと、相手はURLを開く前の心理的な抵抗が減ります。ディットの実測データでは、会議・打ち合わせ系のグループは平均約4.6人が参加し、候補日は平均約11個提示されています。
個別の言い回しをさらに確認したい場合は日程調整メールの例文12選へ。
例文6｜候補日から選んで返信する
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
お打ち合わせ日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。
7月13日（火）15:00〜16:00
弊社側は私のほか、営業部長の山田も同席いたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 選んだ日時は日付・曜日・時刻をフルで書き戻します。同席者がいる場合は返信の時点で伝えておくと、相手側も会議室のサイズや資料部数を調整できます。
返信のスピードも成果に直結します。最初の反応は、こちらが身構えるより早く返ってきます。
日程調整メールの型: 件名・宛名・要旨・候補日時・結び
社外向けメールは、以下の5要素を順番通りに並べるだけでほぼ完成します。抜けやすいのは「所要時間」と「返信期限」なので、書いたあとに見直してください。
| 要素 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 件名 | 「日程調整」と用件、可能なら期限を入れる。開封前に用件が伝わる長さにする |
| 宛名 | 会社名・部署名・氏名の順にフルで記載。複数社宛てなら列挙する順序に配慮する |
| 要旨 | 何のための打ち合わせか、所要時間、同席が必要な人がいれば明記 |
| 候補日時 | 3つ以上・曜日併記・時間帯に幅を持たせる。訪問かオンラインかも書く |
| 結び | 返信期限を理由つきで添え、「合わなければ逆提案を」の一文を入れる |
社外ならではの配慮ポイント
社内の日程調整と違って、社外との調整には固有の論点があります。ここを押さえていないメールは、返信が来ても再調整が発生しがちです。
相手が複数社にまたがるとき
2社以上が参加する打ち合わせは、1社ずつメールで聞くと往復が社数ぶんに増えてしまいます。
最初から出欠表のURLを1本共有して、各社に直接入れてもらうほうが速く終わります。
決裁者・上長の同席が必要なとき
決裁者が同席する打ち合わせは、候補日を通常より多めに出します。
先方の担当者が窓口になっている場合、担当者は決裁者のスケジュールを確認してから返事をします。候補が少ないと、その1往復で全滅してしまいます。
秘書・アシスタント経由で調整するとき
役員クラスとの打ち合わせは、秘書やアシスタント宛てに送ることが多くなります。
宛名と用件を明確にし、候補日は時間帯まで書いてください。秘書の側で判断できる情報がそろっていれば、その場で枠が返ってきます。
訪問先アクセスとオンラインURLの扱い
訪問を伴う打ち合わせは、候補日を出す時点で最寄り駅や所要時間の目安を添えます。相手が移動時間を含めて判断できます。
候補日が全滅したら？ 白紙に戻して立て直す
候補日をいくら丁寧に出しても、社外相手だと全滅することがあります。ここで同じやり方をもう一度繰り返すと、また全滅する可能性が残ります。次の手順で立て直してください。
- 「候補日はいったん白紙に戻す」と明言する: 「別日で再調整いたします」だけでは、相手はまた自分から候補を出すべきか判断できません
- 期間を区切って相手に候補を出してもらう: 「7月20日〜31日の間でご都合のよい日時を2〜3ついただけますでしょうか」と主導権を渡します
- 3人以上が絡む調整なら出欠表に切り替える: メールの往復で再調整すると2回目の全滅リスクが残るため、出欠表URLで候補日を10個前後まで一気に広げます
例文7｜候補日全滅後の再提示メール
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
ご返信ありがとうございます。ご提示した候補日はいずれも難しいとのこと、承知いたしました。
候補日はいったん白紙に戻させていただき、恐れ入りますが田中様のご都合のよい日時を、
7月19日（月）〜7月30日（金）の期間内で2〜3ついただけますでしょうか。
所要時間は60分を予定しております。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 「候補日はいったん白紙に戻す」と明言することで、相手は「自分が候補を出す番だ」とすぐ判断できます。期間を2週間程度に区切っておくと、相手側も候補を絞りやすくなります。
相手に会員登録をさせない出欠表の使い方
社外相手にURLを送るとき、いちばん心配なのは「登録を強いる失礼な依頼」になっていないかです。
回答側に登録が要らないツールなら、その心配は要りません。
- 「登録不要のフォームですので、開いてご回答いただくだけで完了します」と一文添える
- 回答方法を先に伝える（「⭕️🤔✖️のいずれかをお選びください」）
- 回答期限をURLの直後に明記する
- 複数社・複数名が絡む場合は「全社様のご回答が揃い次第」と締める
- メール本文にURLだけでなく候補日の一覧も併記し、URLを開けない環境の相手にも配慮する
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例文8｜前日リマインド
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
明日お伺いするお打ち合わせについて、前日確認をお送りします。
■日時: 7月13日（火）15:00〜16:00
■場所: 貴社にお伺いいたします（開始5分前に受付へ参ります）
■同席: 弊社より佐藤・山田の2名
変更などございましたら、このメールにご返信いただけますと幸いです。明日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 訪問の前日確認は訪問する側から出します。同席者の人数を再掲しておくと、先方は入館手続きや会議室の広さを前日のうちに手配し直せます。
社外の日程調整でやりがちなNG行動
- 候補日を1〜2個しか出さず、全滅の確率を自分から上げている
- 曜日を書かず日付だけ提示し、相手にカレンダーで曜日を調べさせている
- 返信期限を書かず、いつまでも催促できない状態にしている
- 決裁者・複数名同席の可能性があるのに、候補日を1名分の感覚で絞っている
- 秘書経由の相手に「ご本人様のご都合は」と直接聞く書き方をしている
- 会員登録が必要なツールのURLを、断りなく社外に送りつけている
- 候補日全滅後、同じ日程の出し直しだけで済ませている
コピペ用: 社外打ち合わせの日程調整メール送信前チェックリスト
- 件名に「日程調整」と用件（+あれば期限）が入っている
- 候補日を3つ以上、曜日を併記して書いた
- 訪問かオンラインか、場所または会議URLの扱いを明記した
- 決裁者・複数名の同席が想定される場合、候補日を多めに出した
- 秘書・アシスタント経由の場合、宛名と依頼形の文体を確認した
- 返信期限を理由つきで書いた
- 「合わなければ逆提案を」の一文を入れた
- 3人以上・複数社の調整なら、登録不要の出欠表URLへの切り替えを検討した
よくある質問
Q. 社外への日程調整メールで候補日はいくつ出せばいい？
3つ以上、できれば4〜5つが目安です。曜日を必ず併記し、時間帯にも幅を持たせてください。
候補が少ないと、先方の予定と合わなかったときに再提示の往復が発生してしまいます。
Q. 候補日がすべて先方の都合と合わなかったらどうする？
「候補日はいったん白紙にする」と明言したうえで、期間を区切って相手に候補を出してもらいます。
こちらが出し直すより、先方の空いている枠から選ぶほうが早く決まります。
Q. 決裁者や複数名が同席する打ち合わせの日程調整で気をつけることは？
候補日を通常より多めに出し、誰の同席が必須かを最初のメールで明記します。
全員の予定をメールで聞くと収拾がつかなくなるので、出欠表のURLで一括回答してもらうほうが確実です。
Q. 相手に会員登録をさせずに出欠表を使ってもらう方法は？
登録不要の出欠表ツールでURLを発行し、一言添えて送ります。
「お手数をおかけしないよう、登録不要で回答できる形にしました」