日程調整メールの例文12選｜コピペOK・候補日は「最低4つ」が鉄則

公開: 2026-07-06

日程調整メールの例文を、場面別に12本まとめました。社外への打ち合わせ依頼、返信、リスケのお詫び、前日のリマインドまで、宛名と日付を差し替えればそのまま送れます。候補日の出し方と締切の書き方は、社内の飲み会の案内でも同じ考え方が使えます。年末の忘年会に特化した文例は忘年会の案内メール・LINE文例10選にまとめています。

先にひとつだけ。候補日は最低4つ書いてください。2個や3個に絞ると、全部合わなかったときに再提案のメールを書く羽目になります。理由は次の章に置きました。例文だけ欲しい人は読み飛ばしてください。

候補日は「最低4つ」。仕切り直しの往復を最初に潰す

候補が2つなら、相手の予定と2回ぶつかっただけで全滅です。全滅すると「改めて候補日をお送りいたします」の往復が1回増え、確定はさらに数日先に延びます。相手が忙しい人ほど、この2往復目のあいだに別の予定が入ります。

だから候補日は最低4つ。相手が「どれか1つは選べる」と思える状態を作ってから送るのが、往復を増やさない幹事・営業の定石です。

「来週の火曜か水曜はいかがでしょうか」の2択は一見スマートですが、どちらもダメだったときの気まずい再調整までセットになっています。この記事の例文が候補日を4つ以上書いているのは、そういう理由です。

例文の前に。外さないための基本3つ

• 件名に「日程調整」と用件を入れる — 「◯◯打ち合わせの日程調整のお願い（候補日あり）」のように、開封しなくても用件が分かる件名にします
• 候補日は最低4つ、時間帯にも幅を持たせる — 「13:00〜17:00のあいだで60分」のような書き方なら、1つの候補日で複数の時間帯をカバーできます
• 返信期限を理由つきで切る — 「会議室予約の都合により◯日までに」のように理由を添えると、催促っぽくならずに期限を置けます

なお、メール以外の手段も含めた比較は日程調整ツールのおすすめ比較にまとめています。相手や人数によってはメールにこだわらないほうが早いこともあります。

【社外】打ち合わせの日程調整メール例文

例文1｜こちらから候補日を提示する（出す側）

▶ なぜこう書くか: 候補日4つ+時間帯に幅、で相手が選べる組み合わせを最大化しています。「合わなければ逆提案を」の一文も入れてください。これがないと、全滅したとき相手は返事の書き方に困ります。

例文2｜相手に候補日を出してもらう（もらう側）

▶ なぜこう書くか: もらう側でも「期間」と「所要時間」で範囲を区切るのがポイント。「ご都合いかがでしょうか」の丸投げは、相手にスケジュール帳の全開示を求めることになります。なお「候補日は最低4つ」は自分から候補を出す場合の目安で、相手に出してもらう場合は範囲さえ区切っておけば2〜3個で十分です。

【返信】日程調整メールへの返信例文

例文3｜候補日から選んで返信する

▶ なぜこう書くか: 選んだ日時は「2番目の日で」ではなく日付・曜日・時刻をフルで書き戻します。日付の転記ミスで当日すれ違うのが、いちばん怖い事故なので。件名のRe:は消さないのが定石です。

返信のスピードも大事です。ディットの出欠表では、回答が付いたものの約86%が作成から1時間以内に最初の回答を得ています（メールの返信速度そのものを測ったデータではありません）。日程調整は早い者勝ちの側面もあるので、返信はできるだけ早めに。

例文4｜候補日がすべて合わないときの返信

▶ なぜこう書くか: 「合いません」だけで返すと、往復が確実に1回増えます。断りと代案は必ずワンセット。ここでも代案は4つ用意します。

【社内】会議・上司への日程調整メール例文

例文5｜社内会議の日程調整

▶ なぜこう書くか: 社内メールは挨拶を削って、件名に期限を入れるところまでやって完成です。「返信なし=全日程OK」のルールを先に宣言しておくと、未回答者を待って永遠に確定できない事態を防げます。

例文6｜上司に都合を伺う

▶ なぜこう書くか: 目上が相手でも、候補は自分から出して問題ありません。むしろ「選ぶだけ」の状態にして渡すほうが相手の手間が少なく、配慮になります（一般的なマナーの目安としても、候補提示は失礼にあたらないとされています）。

【複数人】3人以上の日程調整メール例文

例文7｜複数人に候補日を投げる

▶ なぜこう書くか: 人数が多いほど全員の空きは重なりにくくなるので、候補は6つに増やしています。「それぞれ可否を」と書かないと「17日なら行けます」だけの返信が来て、他の日の判定ができません。

ただ、例文を用意しておいてなんですが、このパターンのメール運用はしんどいです。6人に候補6つなら、可否の組み合わせは36マス。返信は「16は微妙、あとはOKです」みたいなバラバラの形式で届き、幹事役がExcelに手で転記して集計することになります。1人でも返信が遅れると、リマインドもまた全員に届く全体返信で……となりがちです。

3人を超えたら、メール本文に出欠表のURLを1行貼るほうが早いです。各自が⭕️🤔✖️を付ければ、集計表は勝手に完成します。ディット上で回答が付いた会議・MTG系の調整では、候補日数は平均約11個でした（実測・テスト除外済み）。候補が多くても、表形式なら見た目の負担は少なく済みます。

相手が社内チームや仲間内で、普段のやり取りがLINE中心なら、そもそもメールにこだわる必要もありません。LINEでの日程調整のコツにまとめています。飲み会の調整なら、店選びや会費まで含めた飲み会幹事のやることリストもどうぞ。採用担当として面接の日程を組む機会が多い方は、面接の日程調整メールの例文もあわせてご覧ください。

【リスケ】日程変更をお願いするメール例文

例文8｜自分都合のリスケ依頼

▶ なぜこう書くか: リスケ依頼は「お詫び+代案」までを1通で完結させます。「改めて調整させてください」で締めると調整が宙に浮き、そのままフェードアウトする案件が生まれます。

例文9｜相手からのリスケ依頼に返信する

▶ なぜこう書くか: 相手はすでに恐縮している状態なので、受け止めは短くさらっと。「お気になさらず」を長々書くより、すぐ代案から選んで返すほうが相手は楽です。

【確定・リマインド】決まった後のメール例文

例文10｜日程確定の連絡

▶ なぜこう書くか: 確定メールは記号付きの箇条書きで、スマホの1画面に収めます。当日この1通だけ見れば会議に入れる状態にしておくと、リマインドの手間も減ります。カレンダー招待も併せて送ると確実です。

例文11｜前日リマインド

▶ なぜこう書くか: リマインドは要件だけ、短く。会議URLは「前のメールにあります」ではなく再掲します。相手に受信箱を掘らせない。それだけの話ですが、やってくれる人は意外と少ないです。

例文12｜返信が来ないときの催促

▶ なぜこう書くか: 催促には「会議室予約の都合」のような具体的な理由を添えると角が立ちません。「その旨だけでも」の一文は相手への逃げ道です。全候補NGの人でも、それなら返信できます。

コピペ用: 日程調整メールの送信前チェックリスト

日付と曜日のズレは日程調整メールの事故原因の定番です。送信前に一度カレンダーと突き合わせてください。

よくある質問

Q. 候補日はいくつ提示すればいい？

最低4つがおすすめです。候補が2〜3個だと、相手の都合と合わなかったときに仕切り直しのメールが1往復増えます。時間帯にも幅を持たせておくと、同じ候補日数でも合わせやすくなります。

Q. 日程調整メールへの返信はいつまでにすべき？

当日中、できれば数時間以内の返信が望ましいです。ディットの出欠表では、回答が付いたものの約86%が作成から1時間以内に最初の回答を得ていますが、これはメールの返信速度を直接測定したものではありません。早めに返信するに越したことはありません。

Q. 何人以上ならメールではなく日程調整ツールを使うべき？

3人を超えたらツールが目安です。メールだと人数×候補日の数だけ可否の組み合わせが増え、返信の集計が手作業になります。登録不要の出欠表URLを本文に貼れば、集計は自動で終わります。

Q. 候補日は自分から出すべき？相手に聞くべき？

基本は自分から出すのがおすすめです。相手は選ぶだけで済むので、返信の負担が軽くなります。相手が目上の場合でも「ご都合が合わなければお知らせください」と一文添えれば失礼にはあたらない、とされるのが一般的な目安です。