ブログ日程調整メールの例文12選｜コピペOK・候補日は「最低4つ」が鉄則
「候補日をいくつか挙げてください」と言われて、何日ぶん出せばいいのか手が止まったことはありませんか？
少なすぎると往復が増え、多すぎると相手が選べません。
今回は、日程調整メールをこれから書く人に向けて、場面別の例文を12本ご紹介します。
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例文12本｜探している場面から選んでください
| 場面 | 例文 |
|---|---|
| 社外へ候補日を出す | 例文1 |
| 社外に候補日を出してもらう | 例文2 |
| 候補日から選んで返信する | 例文3 |
| 候補日が全部合わない | 例文4 |
| 社内会議の調整 | 例文5 |
| 上司に都合を伺う | 例文6 |
| 3人以上に投げる | 例文7 |
| 日程変更をお願いする | 例文8 |
| 変更の依頼に返信する | 例文9 |
| 日程確定を知らせる | 例文10 |
| 前日リマインド | 例文11 |
| 返信が来ないときの催促 | 例文12 |
先にひとつだけ。候補日は最低4つ書いてください。2個や3個に絞ると、全部合わなかったときに再提案のメールを書くことになります。理由は例文のあとに置きました（何個出すべきかの決め方）。
【社外】打ち合わせの日程調整メール例文
例文1｜こちらから候補日を提示する（出す側）
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
先日ご案内した新サービスの件で、お打ち合わせのお時間を60分ほど頂戴できますでしょうか。
勝手ながら、こちらの候補日時をお送りいたします。
・7月12日（月）10:00〜12:00
・7月13日（火）15:00〜17:00
・7月15日（木）13:00〜17:00
・7月16日（金）10:00〜12:00
※上記の枠内で60分、開始時刻はご指定ください
いずれもご都合が合わない場合は、田中様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
場所は弊社会議室のほか、オンラインでも対応可能です。
会議室確保の都合上、お手数ですが7月8日（木）までにご返信いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
――――――――――
株式会社◯◯ 営業部 佐藤 太郎
TEL: 00-0000-0000 / Mail: sato@example.com
▶ なぜこう書くか: 候補日4つ+時間帯に幅、で相手が選べる組み合わせを最大化しています。「合わなければ逆提案を」の一文も入れてください。これがないと、全滅したとき相手は返事の書き方に困ります。
例文2｜相手に候補日を出してもらう（もらう側）
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
◯◯の件でお打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。
7月12日（月）〜7月23日（金）のあいだで、ご都合のよい日時を2〜3ついただけますでしょうか。
所要時間は60分を予定しております。
いただいた候補から調整のうえ、確定日時をご連絡いたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: もらう側でも「期間」と「所要時間」で範囲を区切るのがポイント。「ご都合いかがでしょうか」の丸投げは、相手にスケジュール帳の全開示を求めることになります。なお「候補日は最低4つ」は自分から候補を出す場合の目安で、相手に出してもらう場合は範囲さえ区切っておけば2〜3個で十分です。
【返信】日程調整メールへの返信例文
例文3｜候補日から選んで返信する
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
お打ち合わせ日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。
7月13日（火）15:00〜16:00
場所はオンラインを希望いたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 選んだ日時は「2番目の日で」ではなく日付・曜日・時刻をフルで書き戻します。日付の転記ミスで当日すれ違うのが、いちばん怖い事故なので。件名のRe:は消さないのが定石です。
返信のスピードも大事です。出欠表の最初の反応は、作成から1時間以内が9割近くでした。
メールの返信速度そのものを測ったデータではありませんが、「早く返すほど決まる」の傍証にはなります。
例文4｜候補日がすべて合わないときの返信
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
日程のご提示ありがとうございます。
大変恐縮ですが、いただいた候補はいずれも都合がつかず、こちらから代わりの日時をお送りいたします。
・7月19日（月）13:00〜17:00
・7月20日（火）10:00〜12:00
・7月21日（水）終日
・7月26日（月）13:00〜17:00
上記でご都合の合う日時はありますでしょうか。
こちらの都合で恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 「合いません」だけで返すと、往復が確実に1回増えます。断りと代案は必ずワンセット。ここでも代案は4つ用意します。
【社内】会議・上司への日程調整メール例文
例文5｜社内会議の日程調整
お疲れさまです。佐藤です。
8月度の営業定例（60分）の日程を決めます。
下記のうち参加できない日時を、7月9日（金）までに返信してください。
・8月3日（月）10:00〜11:00
・8月4日（火）15:00〜16:00
・8月6日（木）10:00〜11:00
・8月7日（金）16:00〜17:00
返信がない場合は全日程OKとして扱います。
確定日は7月12日（月）に連絡します。
▶ なぜこう書くか: 社内メールは挨拶を削って、件名に期限を入れるところまでやって完成です。「返信なし=全日程OK」のルールを先に宣言しておくと、未回答者を待って永遠に確定できない事態を防げます。
例文6｜上司に都合を伺う
お疲れさまです。佐藤です。
◯◯の件でご相談したいことがあり、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
私は下記の時間帯が空いております。
・7月7日（水）14:00以降
・7月8日（木）終日
・7月9日（金）午前
・7月12日（月）15:00以降
ご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 目上が相手でも、候補は自分から出して問題ありません。むしろ「選ぶだけ」の状態にして渡すほうが相手の手間が少なく、配慮になります（一般的なマナーの目安としても、候補提示は失礼にあたらないとされています）。
【複数人】3人以上の日程調整メール例文
例文7｜複数人に候補日を投げる
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
キックオフMTG（90分・オンライン）の日程を調整いたします。
下記候補について、それぞれ可否をご返信ください。
・7月14日（水）10:00〜11:30
・7月14日（水）15:00〜16:30
・7月15日（木）13:00〜14:30
・7月16日（金）10:00〜11:30
・7月19日（月）15:00〜16:30
・7月20日（火）13:00〜14:30
恐れ入りますが、7月9日（金）までにご返信をお願いいたします。
全員のご回答が揃い次第、確定日時をご連絡いたします。
▶ なぜこう書くか: 人数が多いほど全員の空きは重なりにくくなるので、候補は6つに増やしています。「それぞれ可否を」と書かないと「17日なら行けます」だけの返信が来て、他の日の判定ができません。
ただ、例文を用意しておいてなんですが、このパターンのメール運用はしんどいです。
- 返事が「16は微妙、あとはOKです」のようにバラバラの形式で届く
- それをExcelに転記して突き合わせることになる
3人を超えたら、メール本文に出欠表のURLを1行貼るほうが早いです。各自が⭕️🤔✖️を押すだけで、集計は勝手に終わります。
複数人の日程調整、集計はもう手作業にしない
ディットは登録不要・無料の日程調整ツール。候補日を選んでURLをメールに貼るだけ。相手も登録不要で⭕️🤔✖️を付けられて、集計は自動です。
無料で出欠表をつくる相手が社内チームや仲間内で、普段のやり取りがLINE中心なら、メールにこだわる必要はありません。
LINEでのやり方はLINEで日程調整する3つの方法へ。
【日程変更】変更をお願いするメール例文
例文8｜自分の都合で日程変更をお願いする
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
7月13日（火）15:00からのお打ち合わせについて、誠に申し訳ございませんが、
急用のため日程の変更をお願いできませんでしょうか。
こちらの都合で恐縮ですが、代わりの候補日時をお送りいたします。
・7月15日（木）13:00〜17:00
・7月16日（金）10:00〜12:00
・7月19日（月）13:00〜17:00
・7月20日（火）10:00〜12:00
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
▶ なぜこう書くか: 日程変更の依頼は「お詫び＋代案」までを1通で完結させます。「改めて調整させてください」で締めると調整が宙に浮き、そのままフェードアウトする案件が生まれます。
例文9｜相手からの変更依頼に返信する
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
ご連絡ありがとうございます。日程変更の件、承知いたしました。
いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。
7月16日（金）10:00〜11:00
それでは当日、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 相手はすでに恐縮している状態なので、受け止めは短くさらっと。「お気になさらず」を長々書くより、すぐ代案から選んで返すほうが相手は楽です。
【確定・リマインド】決まった後のメール例文
例文10｜日程確定の連絡
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
ご返信ありがとうございます。それでは下記の通り確定いたします。
■日時: 7月13日（火）15:00〜16:00
■場所: オンライン（URL: https://example.com/meet/xxxx）
■議題: 新サービスのご提案
■参加者: 田中様、弊社佐藤・山本
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 確定メールは記号付きの箇条書きで、スマホの1画面に収めます。当日この1通だけ見れば会議に入れる状態にしておくと、リマインドの手間も減ります。カレンダー招待も併せて送ると確実です。
例文11｜前日リマインド
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
明日のお打ち合わせのリマインドをお送りします。
■日時: 7月13日（火）15:00〜16:00
■場所: オンライン（URL: https://example.com/meet/xxxx）
ご不明点があればお知らせください。
明日はよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: リマインドは要件だけ、短く。会議URLは「前のメールにあります」ではなく再掲します。相手に受信箱を掘らせない。それだけの話ですが、やってくれる人は意外と少ないです。
例文12｜返信が来ないときの催促
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
7月6日にお送りしたお打ち合わせ日程の件、その後いかがでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、会議室予約の都合により、
7月9日（金）までにご返信いただけますと大変助かります。
ご提示した候補日が難しい場合は、別日で再調整いたしますので、
その旨だけでもお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 催促には「会議室予約の都合」のような具体的な理由を添えると角が立ちません。「その旨だけでも」の一文は相手への逃げ道です。全候補NGの人でも、それなら返信できます。
候補日は「最低4つ」。仕切り直しの往復を最初に潰す
候補が2つなら、相手の予定と2回ぶつかっただけで全滅です。全滅すると「改めて候補日をお送りいたします」の往復が1回増えます。
だから候補日は最低4つ。「来週の火曜か水曜はいかがでしょうか」の2択は一見スマートですが、どちらもダメだったときの再調整までセットです。
外さないための基本3つ
- 件名に「日程調整」と用件を入れる — 「◯◯打ち合わせの日程調整のお願い（候補日あり）」のように、開封しなくても用件が分かる件名にします
- 候補日は最低4つ、時間帯にも幅を持たせる — 「13:00〜17:00のあいだで60分」のような書き方なら、1つの候補日で複数の時間帯をカバーできます
- 返信期限を理由つきで切る — 「会議室予約の都合により◯日までに」のように理由を添えると、催促っぽくならずに期限を置けます
なお、メール以外の手段も含めた比較は日程調整ツールのおすすめ比較にまとめています。相手や人数によってはメールにこだわらないほうが早いこともあります。
コピペ用: 日程調整メールの送信前チェックリスト
- 件名に「日程調整」と用件（+あれば期限）が入っている
- 候補日を4つ以上書いた（時間帯にも幅を持たせた）
- 所要時間と場所（またはオンラインURL）を明記した
- 返信期限を理由つきで書いた
- 「合わなければ逆提案を」の一文を入れた
- 日付と曜日のズレがないか確認した（7/14が本当に火曜か）
- 3人以上の調整なら、出欠表URLの利用を検討した
日付と曜日のズレは日程調整メールの事故原因の定番です。送信前に一度カレンダーと突き合わせてください。
よくある質問
Q. 候補日はいくつ提示すればいい？
最低4つです。候補が2〜3個だと、相手の都合と合わなかったときに仕切り直しの往復が発生します。
時間帯にも幅を持たせると、1つの候補日で複数の枠をカバーできます。
Q. 日程調整メールへの返信はいつまでにすべき？
当日中、できれば数時間以内が望ましいです。出欠表でも、回答が付いたものの9割近くで、最初の回答が作成から1時間以内に入っています。
すぐに答えられない場合も、「◯日までにご返信します」と一報だけ入れておくと相手が動けます。
Q. 何人以上ならメールではなく日程調整ツールを使うべき？
3人を超えたらツールが目安です。メールだと人数×候補日の数だけ可否の組み合わせが増え、突き合わせが手作業になります。
Q. 候補日は自分から出すべき？相手に聞くべき？
基本は自分から出すのがおすすめです。相手は選ぶだけで済むので、返信の負担が軽くなります。
目上の相手でも「ご都合が合わなければお知らせください」と一文添えれば失礼になりません。