ブログ日程調整メールの例文12選｜コピペOK・候補日は「最低4つ」が鉄則
日程調整メールの例文を、場面別に12本まとめました。社外への打ち合わせ依頼、返信、リスケのお詫び、前日のリマインドまで、宛名と日付を差し替えればそのまま送れます。
先にひとつだけ。候補日は最低4つ書いてください。日程調整ツール「ディット」の実測データでは、候補日1〜3個の調整は60.7%が誰からも回答されずに終わっています。根拠の数字は次の章に置きました。例文だけ欲しい人は読み飛ばしてください。
候補日は「最低4つ」。実測データで返信率が倍近く変わる
ディットの実測データ（テスト除外済み・2026-07時点）で、出欠表の候補日数と「誰にも回答されなかった率」を集計しました。
| 候補日の数 | 回答ゼロ率 | 平均回答者数 |
|---|---|---|
| 1〜3個 | 60.7% | 1.71人 |
| 4〜5個 | 28.7% | 3.52人 |
| 6〜8個 | 19.2% | 3.78人 |
| 9〜12個 | 14.5% | 4.01人 |
| 13個以上 | 10.7% | 4.25人 |
候補日1〜3個だと、6割は回答ゼロ。4〜5個に増やすだけで28.7%まで下がり、回答してくれる人数も1.71人から3.52人へ倍増します。
これは相関であって、因果とまでは言い切れません。本気で調整する人ほど候補日を多めに用意するでしょうから、その分も数字に乗っています。それでも「3個以下に絞ると返事が来ないリスクが跳ね上がる」のは数字の通りです。
メールでも事情は同じです。「来週の火曜か水曜はいかがでしょうか」の2択は一見スマートですが、どちらもダメだったときの気まずい再調整までセットになっています。この記事の例文が候補日を4つ以上書いているのは、そういう理由です。
例文の前に。外さないための基本3つ
- 件名に「日程調整」と用件を入れる — 「◯◯打ち合わせの日程調整のお願い（候補日あり）」のように、開封しなくても用件が分かる件名にします
- 候補日は最低4つ、時間帯にも幅を持たせる — 「13:00〜17:00のあいだで60分」のような書き方なら、1つの候補日で複数の時間帯をカバーできます
- 返信期限を理由つきで切る — 「会議室予約の都合により◯日までに」のように理由を添えると、催促っぽくならずに期限を置けます
なお、メール以外の手段も含めた比較は日程調整ツールのおすすめ比較にまとめています。相手や人数によってはメールにこだわらないほうが早いこともあります。
【社外】打ち合わせの日程調整メール例文
例文1｜こちらから候補日を提示する（出す側）
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
先日ご案内した新サービスの件で、お打ち合わせのお時間を60分ほど頂戴できますでしょうか。
勝手ながら、こちらの候補日時をお送りいたします。
・7月13日（月）10:00〜12:00
・7月14日（火）15:00〜17:00
・7月16日（木）13:00〜17:00
・7月17日（金）10:00〜12:00
※上記の枠内で60分、開始時刻はご指定ください
いずれもご都合が合わない場合は、田中様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
場所は弊社会議室のほか、オンラインでも対応可能です。
お手数ですが、7月9日（木）までにご返信いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
――――――――――
株式会社◯◯ 営業部 佐藤 太郎
TEL: 00-0000-0000 / Mail: sato@example.com
▶ なぜこう書くか: 候補日4つ+時間帯に幅、で相手が選べる組み合わせを最大化しています。「合わなければ逆提案を」の一文も入れてください。これがないと、全滅したとき相手は返事の書き方に困ります。
例文2｜相手に候補日を出してもらう（もらう側）
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
◯◯の件でお打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。
7月13日（月）〜7月24日（金）のあいだで、ご都合のよい日時を2〜3ついただけますでしょうか。
所要時間は60分を予定しております。
いただいた候補から調整のうえ、確定日時をご連絡いたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: もらう側でも「期間」と「所要時間」で範囲を区切るのがポイント。「ご都合いかがでしょうか」の丸投げは、相手にスケジュール帳の全開示を求めることになります。
【返信】日程調整メールへの返信例文
例文3｜候補日から選んで返信する
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
お打ち合わせ日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。
7月14日（火）15:00〜16:00
場所はオンラインを希望いたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 選んだ日時は「2番目の日で」ではなく日付・曜日・時刻をフルで書き戻します。日付の転記ミスで当日すれ違うのが、いちばん怖い事故なので。件名のRe:は消さないのが定石です。
返信のスピードも大事です。ディットの実測データでは、回答が付いた出欠表の85.4%は作成から1時間以内に最初の回答が入っています。日程調整は「決まるときは一瞬で決まる」もので、返信を寝かせるほど候補日は他の予定に食われていきます。
例文4｜候補日がすべて合わないときの返信
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
日程のご提示ありがとうございます。
大変恐縮ですが、いただいた候補はいずれも都合がつかず、こちらから代わりの日時をお送りいたします。
・7月20日（月）13:00〜17:00
・7月21日（火）10:00〜12:00
・7月22日（水）終日
・7月27日（月）13:00〜17:00
上記でご都合の合う日時はありますでしょうか。
こちらの都合で恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 「合いません」だけで返すと、往復が確実に1回増えます。断りと代案は必ずワンセット。ここでも代案は4つ用意します。
【社内】会議・上司への日程調整メール例文
例文5｜社内会議の日程調整
お疲れさまです。佐藤です。
8月度の営業定例（60分）の日程を決めます。
下記のうち参加できない日時を、7月10日（金）までに返信してください。
・8月3日（月）10:00〜11:00
・8月4日（火）15:00〜16:00
・8月6日（木）10:00〜11:00
・8月7日（金）16:00〜17:00
返信がない場合は全日程OKとして扱います。
確定日は7月13日（月）に連絡します。
▶ なぜこう書くか: 社内メールは挨拶を削って、件名に期限を入れるところまでやって完成です。「返信なし=全日程OK」のルールを先に宣言しておくと、未回答者を待って永遠に確定できない事態を防げます。
例文6｜上司に都合を伺う
お疲れさまです。佐藤です。
◯◯の件でご相談したいことがあり、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
私は下記の時間帯が空いております。
・7月8日（水）14:00以降
・7月9日（木）終日
・7月10日（金）午前
・7月13日（月）15:00以降
ご都合のよい日時をご指定いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 目上が相手でも、候補は自分から出して問題ありません。むしろ「選ぶだけ」の状態にして渡すほうが相手の手間が少なく、配慮になります（一般的なマナーの目安としても、候補提示は失礼にあたらないとされています）。
【複数人】3人以上の日程調整メール例文
例文7｜複数人に候補日を投げる
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
キックオフMTG（90分・オンライン）の日程を調整いたします。
下記候補について、それぞれ可否をご返信ください。
・7月15日（水）10:00〜11:30
・7月15日（水）15:00〜16:30
・7月16日（木）13:00〜14:30
・7月17日（金）10:00〜11:30
・7月20日（月）15:00〜16:30
・7月21日（火）13:00〜14:30
恐れ入りますが、7月10日（金）までにご返信をお願いいたします。
全員のご回答が揃い次第、確定日時をご連絡いたします。
▶ なぜこう書くか: 人数が多いほど全員の空きは重なりにくくなるので、候補は6つに増やしています。「それぞれ可否を」と書かないと「17日なら行けます」だけの返信が来て、他の日の判定ができません。
ただ、例文を用意しておいてなんですが、このパターンのメール運用はしんどいです。6人に候補6つなら、可否の組み合わせは36マス。返信は「16は微妙、あとはOKです」みたいなバラバラの形式で届き、幹事役がExcelに手で転記して集計することになります。1人でも返信が遅れると、リマインドもまた全員に届く全体返信で……となりがちです。
3人を超えたら、メール本文に出欠表のURLを1行貼るほうが早いです。各自が⭕️🤔✖️を付ければ、集計表は勝手に完成します。ディット上の会議・MTG系の調整は平均10.5個の候補日で行われています（実測・テスト除外済み）。表形式なら候補日を10個並べても誰も困らない、ということでもあります。
複数人の日程調整、集計はもう手作業にしない
ディットは登録不要・無料の日程調整ツール。候補日を選んでURLをメールに貼るだけ。相手も登録不要で⭕️🤔✖️を付けられて、集計は自動です。
無料で出欠表をつくる相手が社内チームや仲間内で、普段のやり取りがLINE中心なら、そもそもメールにこだわる必要もありません。LINEでの日程調整のコツにまとめています。飲み会の調整なら、店選びや会費まで含めた飲み会幹事のやることリストもどうぞ。
【リスケ】日程変更をお願いするメール例文
例文8｜自分都合のリスケ依頼
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
7月14日（火）15:00からのお打ち合わせについて、誠に申し訳ございませんが、
急用のため日程の変更をお願いできませんでしょうか。
こちらの都合で恐縮ですが、代わりの候補日時をお送りいたします。
・7月16日（木）13:00〜17:00
・7月17日（金）10:00〜12:00
・7月20日（月）13:00〜17:00
・7月21日（火）10:00〜12:00
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
▶ なぜこう書くか: リスケ依頼は「お詫び+代案」までを1通で完結させます。「改めて調整させてください」で締めると調整が宙に浮き、そのままフェードアウトする案件が生まれます。
例文9｜相手からのリスケ依頼に返信する
営業部 佐藤様
お世話になっております。株式会社△△の田中です。
ご連絡ありがとうございます。日程変更の件、承知いたしました。
いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。
7月17日（金）10:00〜11:00
それでは当日、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 相手はすでに恐縮している状態なので、受け止めは短くさらっと。「お気になさらず」を長々書くより、すぐ代案から選んで返すほうが相手は楽です。
【確定・リマインド】決まった後のメール例文
例文10｜日程確定の連絡
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
ご返信ありがとうございます。それでは下記の通り確定いたします。
■日時: 7月14日（火）15:00〜16:00
■場所: オンライン（URL: https://example.com/meet/xxxx）
■議題: 新サービスのご提案
■参加者: 田中様、弊社佐藤・山本
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 確定メールは記号付きの箇条書きで、スマホの1画面に収めます。当日この1通だけ見れば会議に入れる状態にしておくと、リマインドの手間も減ります。カレンダー招待も併せて送ると確実です。
例文11｜前日リマインド
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
明日のお打ち合わせのリマインドをお送りします。
■日時: 7月14日（火）15:00〜16:00
■場所: オンライン（URL: https://example.com/meet/xxxx）
ご不明点があればお知らせください。
明日はよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: リマインドは要件だけ、短く。会議URLは「前のメールにあります」ではなく再掲します。相手に受信箱を掘らせない。それだけの話ですが、やってくれる人は意外と少ないです。
例文12｜返信が来ないときの催促
営業部 田中様
お世話になっております。株式会社◯◯の佐藤です。
7月6日にお送りしたお打ち合わせ日程の件、その後いかがでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、会議室予約の都合により、
7月10日（金）までにご返信いただけますと大変助かります。
ご提示した候補日が難しい場合は、別日で再調整いたしますので、
その旨だけでもお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 催促には「会議室予約の都合」のような具体的な理由を添えると角が立ちません。「その旨だけでも」の一文は相手への逃げ道です。全候補NGの人でも、それなら返信できます。
コピペ用: 日程調整メールの送信前チェックリスト
- 件名に「日程調整」と用件（+あれば期限）が入っている
- 候補日を4つ以上書いた（時間帯にも幅を持たせた）
- 所要時間と場所（またはオンラインURL）を明記した
- 返信期限を理由つきで書いた
- 「合わなければ逆提案を」の一文を入れた
- 日付と曜日のズレがないか確認した（7/14が本当に火曜か）
- 3人以上の調整なら、出欠表URLの利用を検討した
日付と曜日のズレは日程調整メールの事故原因の定番です。送信前に一度カレンダーと突き合わせてください。
よくある質問
Q. 候補日はいくつ提示すればいい？
最低4つがおすすめです。ディットの実測データ（テスト除外済み・2026-07時点）では、候補日1〜3個の調整は60.7%が誰にも回答されずに終わるのに対し、4〜5個なら28.7%と半分以下に下がります。時間帯にも幅を持たせると、さらに合わせやすくなります。
Q. 日程調整メールへの返信はいつまでにすべき？
当日中、できれば数時間以内が目安です。日程調整は早い者勝ちの側面があり、ディットの実測データでも、回答が付いた出欠表の85.4%は作成から1時間以内に最初の回答が入っています。返信が遅れるほど、挙がっていた候補日が他の予定で埋まっていきます。
Q. 何人以上ならメールではなく日程調整ツールを使うべき？
3人を超えたらツールが目安です。メールだと人数×候補日の数だけ可否の組み合わせが増え、返信の集計が手作業になります。登録不要の出欠表URLを本文に貼れば、集計は自動で終わります。
Q. 候補日は自分から出すべき？相手に聞くべき？
基本は自分から出すのがおすすめです。相手は選ぶだけで済むので、返信の負担が軽くなります。相手が目上の場合でも「ご都合が合わなければお知らせください」と一文添えれば失礼にはあたらない、とされるのが一般的な目安です。