ブログ謝恩会の案内文例12選｜先生への招待状と保護者・学生への出欠確認
謝恩会の案内文を書こうとして、先生と保護者に同じ文面を送っていいのか手が止まったことはありませんか？
先生にはお礼の招待、保護者や同級生には会費と出欠の確認。同じ謝恩会でも、文書の役目がまるで違うところが難しいですよね。
今回は、謝恩会の幹事に向けて、先生への招待状から確定後の連絡まで、文例を12本ご紹介します。
日付・会費・会場名は［ ］の穴埋めにしてあります。準備の段取り全体は謝恩会の幹事マニュアルにまとめています。
文例12本｜送る相手と場面から選ぶ
| 送る相手と場面 | 文例 |
|---|---|
| 先生へ: 日程の都合を先に聞く（園・小中学校） | 文例1 |
| 先生へ: 候補日をメールで聞く（大学のゼミ） | 文例2 |
| 先生へ: 招待状（園・小中学校の保護者一同から） | 文例3 |
| 先生へ: 招待状（大学のゼミ・研究室から） | 文例4 |
| 保護者へ: 案内と出欠確認 | 文例5 |
| 同級生へ: 学生幹事からの案内（大学・高校） | 文例6 |
| グループLINEで送る短い版 | 文例7 |
| 締切前日の催促（全体へ） | 文例8 |
| 締切当日、まだの人へ個別に | 文例9 |
| 参加者へ確定のお知らせ | 文例10 |
| 会場や時間が変わったとき | 文例11 |
| 先生へ: 開催の前週に最終確認 | 文例12 |
先生の予定を先に押さえる（文例1〜2）
招待状を出す前に、先生に候補日を2〜3個見せて都合を聞きます。
卒業式のあとは、先生にも送別会や次年度の会議が入ります。日と会場を決めてから招待すると「その日は職員会議で」と返ってきて、予約から組み直すことになってしまいます。
先生に見せる候補日は、役員や幹事どうしで先に絞っておきます。そうすれば先生に聞くのは1回で済みます。役員の日程の合わせ方はPTA役員の日程調整が参考になります。
文例1｜先生に日程の都合を聞く（園・小中学校）
担任の先生へ手渡しする手紙・連絡帳
いつもお世話になっております。［クラス名］保護者の［幹事名］です。
卒園（卒業）にあたり、保護者一同で先生方への謝恩会を開きたいと考えております。
つきましては、先生のご都合をうかがえれば幸いです。
・［候補日1］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日2］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日3］（［曜日］）［時間帯］
ご都合のよい日を、［返信期限］（［曜日］）までにお知らせいただけますでしょうか。
いずれも難しい場合は、空いている日を教えていただけますと助かります。
［幹事名］
▶ 担任が複数いる園や学年では、学年主任や園長先生にまとめて聞くと、返事が1回で済みます。
文例2｜先生に候補日をメールで聞く（大学のゼミ・研究室）
指導教員へのメール
お世話になっております。［ゼミ名］［学年］の［幹事名］です。
卒業にあたり、ゼミ生一同で先生への謝恩会を開きたいと考えています。
先生のご予定に合わせて日を決めたいので、次の候補でご都合をうかがえますでしょうか。
・［候補日1］（［曜日］）［開始時刻］〜
・［候補日2］（［曜日］）［開始時刻］〜
・［候補日3］（［曜日］）［開始時刻］〜
［返信期限］（［曜日］）までにお返事をいただけると、会場の予約に間に合います。
いずれも難しければ、空いている日を教えていただけますと幸いです。
［ゼミ名］［学年］ ［幹事名］
▶ 先生が複数いる研究室では、メールに出欠表のURLを添える方法もあります。「ご返信でも、こちらへの入力でも構いません」と一言添えれば、先生は登録なしで、答えやすいほうを選べます。
先生への招待状は、会費を書かずに送る（文例3〜4）
公立校では学校側の決まりがあるため、先生を招くことと会費の扱いは、先に学年主任か学校に確認しておきます。
先生への招待状には会費を書きません。園・小中学校の先生には封書か手渡しで送ります。ゼミの先生には、文例4のようにメールで送る形もあります。
謝恩会は先生へのお礼の会なので、先生からは会費をいただかないのが礼儀とされています。返事を往復はがきでもらう形も、恩師には使わないとするマナーの解説が複数あります。
文例3｜招待状（園・小中学校の保護者一同から）
封書で送る、または手渡しする招待状
このたび、子どもたちは無事に卒園（卒業）の日を迎えることとなりました。
入園（入学）以来、温かくご指導いただきましたことに、保護者一同心より感謝申し上げます。
つきましては、ささやかではございますが、感謝の気持ちをお伝えする謝恩会を下記のとおり催します。
ご多用中とは存じますが、ぜひご出席くださいますようご案内申し上げます。
敬具
記
日時 ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
場所 ［会場名］（［会場の住所］）
ご出欠は、同封のはがき（または［メールアドレス］）で［返信期限］（［曜日］）までにお知らせください。
以上
［園名・学校名］［卒業年度］年度 卒園（卒業）生 保護者一同
幹事 ［幹事名］（連絡先 ［電話番号］）
▶ 「記」に会費の行がないのは書き忘れではありません。返信期限の行は、先生方それぞれの出欠を確かめるために入れています。使わない返信方法は、その部分を消します。［時候の挨拶］は送る月に合わせます。1月なら「厳寒」、2月なら「余寒」（立春のあと）などです。
文例4｜招待状（大学のゼミ・研究室から）
指導教員へのメール（日程が決まったあと）
お世話になっております。［ゼミ名］［学年］の［幹事名］です。
先日はご予定をお知らせいただき、ありがとうございました。
いただいたご都合に合わせて、謝恩会を下記のとおり開くことになりました。
日時: ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
場所: ［会場名］（［最寄り駅］から徒歩［ ］分）
在学中のご指導へのお礼として、ゼミ生一同で準備しております。
当日は何もお持ちいただかず、そのままお越しください。
［ゼミ名］［学年］ ［幹事名］
連絡先: ［電話番号］
▶ 会費と出欠の締切は書きません。先生の出席は、文例2の返事で確かめてあるからです。
保護者・同級生への案内は、締切から決める（文例5〜7）
保護者や同級生への案内は、会費と出欠の締切をはっきり書いた「出欠確認」の文書にします。
締切は、会場に人数を伝える期限の3日前にします。期限が10日なら、締切は7日です。開催の2週間前が期限なら、全体の順は次のとおりです。
| いつ | やること |
|---|---|
| 招待状より前 | 先生に都合を聞く（文例1・2） |
| 先生の予定が決まり次第（遅くとも開催の2か月前） | 先生へ招待状（文例3・4） |
| 開催の約1か月前 | 保護者・同級生へ案内（文例5〜7） |
| 会場への期限の3日前（2週間前が期限なら、開催の17日前） | 出欠の締切。催促は前日と当日（文例8・9） |
| 開催の2週間前 | 人数を確定して、会場に伝える |
| 開催の前週 | 確定のお知らせと、先生への最終確認（文例10・12） |
締切から人数を伝える日までの3日は、返事のない人への連絡と人数の数え直しに使います。案内から締切まで2週間ほどとるのは、年度末は保護者も予定が読みにくいからです。
招待状は、先生の予定が決まり次第送り、遅くとも開催の2か月前までに出します。
招待状を送る時期は、2か月前を目安に書くマナー記事が多く、2〜3か月前や「日時が決まり次第」とする記事もあります。
文例5｜保護者への案内と出欠確認（園・小中学校）
保護者へのプリント・メール
いつもお世話になっております。謝恩会幹事の［幹事名］です。
卒園（卒業）にあたり、お世話になった先生方へ感謝を伝える謝恩会を開きます。
ご出欠を下記の方法でお知らせください。
記
日時 ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
場所 ［会場名］
会費 保護者お一人［会費］円／お子さま［子どもの会費］円
集金 ［集金の方法と期限］
出欠 ［締切日］（［曜日］）までに、こちらからお答えください
（出欠表のURLを貼る。URLを使わないときは「このLINEに◯か×で返信してください」に置き換え）
以上
先生方はご招待のため、会費はいただきません。
ご不明な点は、幹事の［幹事名］（［連絡先］）までお知らせください。
▶ 「父兄」ではなく「保護者」と書きます。子どもが参加しない会なら、お子さまの会費の行は消してください。
文例6｜同級生への案内（大学・高校の学生幹事から）
ゼミ・クラスのメーリングリストやグループLINEへの投稿
幹事の［幹事名］です。
卒業前に、お世話になった［先生のお名前］先生を招いて謝恩会を開きます。
先生のご都合に合わせて、日程は次のとおり決まりました。
日時: ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜
場所: ［会場名］（［最寄り駅］から徒歩［ ］分）
会費: ［会費］円（先生の分と記念品代を含みます）
▼出欠はこちら（登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
［締切日］（［曜日］）までに⭕️か✖️を押してください。まだ分からない人は🤔で大丈夫です。
記念品の寄せ書きは、当日までに回します。
［幹事名］
▶ 先生の分を学生で割るなら、会費の行にそう書いておきます。あとで「なんでこの金額？」と聞かれずに済みます。
文例7｜グループLINEで送る短い版（保護者・同級生）
グループLINEへの投稿
日時: ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜
場所: ［会場名］
会費: ［会費］円（先生はご招待です）
［締切日］（［曜日］）までに、こちらで⭕️🤔✖️を押してください🙏
（出欠表のURLを貼る）
▶ トーク一覧や通知に出るのは書き出しだけです。1行目に「謝恩会」と「出欠」を入れると、何の連絡か開く前に伝わります。
同級生だけのLINEなら、締切を案内の3〜4日後に置く手もあります。最後の回答が作ってから3日以内に入った出欠表は約73%でした。
出典: ディットの実測データ（テスト除外済み）。回答が2人以上付き作成から30日以上たった出欠表850件以上で集計。
締切の前後と、確定後の連絡（文例8〜12）
締切の前日に全体へ1回、当日はまだの人へ個別に1回送ります（文例8・9）。確定したら、参加者と先生の両方に知らせます。
文例8｜締切前日の催促（全体へ）
グループLINE・メールへの投稿
（出欠表のURLを貼る）
会場に人数を伝える日が決まっているため、明日中にお願いします。
まだ予定が分からない方は、🤔で押しておいてください。
▶ 全体への催促では名前を出しません。答えていない人を名指しすると、グループの空気が重くなりがちです。
文例9｜締切当日、まだの人へ個別に
個別のLINE・メッセージ
出欠のお返事がまだのようでしたので、念のためご連絡しました。
（出欠表のURLを貼る）
今日中に⭕️🤔✖️のどれかを押していただけると助かります。
欠席の場合も、✖️だけ押してもらえれば大丈夫です。
▶ 出欠表に並ぶのは答えた人だけです。クラスの名簿と突き合わせて、残っている人を探します。催促の言い回しをもっと変えたいときは出欠リマインドの文例にあります。
文例10｜参加者へ確定のお知らせ
保護者・同級生へのメールやLINE
参加は［参加人数］名で確定し、会場にも伝えました。
日時: ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜（受付は［受付時刻］から）
場所: ［会場名］（地図: ［地図のURL］）
会費: ［会費］円（［集金の方法］）
持ち物: ［記念品・寄せ書きの担当の方はご持参ください］
当日の連絡先は、幹事の［幹事名］（［電話番号］）です。
急な欠席の連絡も、こちらへお願いします。
▶ 確定の連絡を別の型で書きたいときは日程確定の連絡文例も使えます。
文例11｜会場や時間が変わったとき
参加者全員へのメールやLINE
幹事の［幹事名］です。
日時は変わりませんが、［変更の理由］のため会場を変更いたします。
変更前: ［元の会場名］
変更後: ［新しい会場名］（地図: ［地図のURL］）
日時: ［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜（変更なし）
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
先生方には、幹事から別にお伝えしています。
▶ 時間が変わるときは、「会場」と「日時」の行を入れ替えて使います。変わらない点を先に書いておけば、日時まで変わったと読み違える人は減ります。
文例12｜先生へ開催の前週に最終確認
先生へのお手紙・メール（開催の前週）
いつもお世話になっております。謝恩会幹事の［幹事名］です。
［開催日］（［曜日］）の謝恩会について、当日の流れをお知らせいたします。
・［集合時刻］ごろ、［会場名］の［入口・受付の場所］でお待ちしております
・［開始時刻］に開会し、［終了時刻］ごろお開きの予定です
・途中で、先生から一言いただく時間を設けております
当日は手ぶらでお越しください。
お会いできるのを、保護者一同楽しみにしております。
［幹事名］（当日の連絡先 ［電話番号］）
▶ 一言をお願いするなら、この連絡で先に伝えます。先生にも、話す内容を考える時間が要ります。
送る前に確かめる6つ
文例の［ ］を埋めたら、送る前に次の6つを見直します。とくに卒業年度は、年と年度を取り違えやすいところです。
- 卒業年度を「年度」で書いた（2027年3月に卒業するなら2026年度・令和8年度）
- 「父兄」ではなく「保護者」と書いた
- 先生への招待状に、会費の行を入れていない
- 先生への返事を、往復はがきでもらう形にしていない
- ［曜日］をカレンダーで確かめた
- 件名の日付と本文の日付がそろっている
よくある質問
Q. 招待状の頭語は「拝啓」と「謹啓」のどちらがいいですか？
文例3は「拝啓」で始めて「敬具」で結んでいます。目上の先生には「謹啓」と「敬白」のほうが丁寧、とする解説もあります。
情報源で分かれているので、前年の招待状が残っていれば、その形に合わせるのが確実です。
Q. 先生からも会費をもらう場合は、案内をどう変えますか？
会の名前を「謝恩会」ではなく「卒業を祝う会」などにする、と書く会場の案内記事が複数あります。
公立校の先生は公務員なので、食事代程度を事前に伝えておく、という考え方を紹介する記事もあります。どちらにするかは、学年の役員や学校と相談して決めます。
Q. 先生から欠席の返事が来たら、どうしますか？
担任の先生が来られない日なら、日程を組み直します。文例1・2で先に都合を聞いておけば、まず起きません。担任以外の先生が欠席なら、寄せ書きやお礼の手紙を後日お届けします。