ブログ日程確定の連絡文例12選｜都合が合わなかったときの伝え方つき
飲み会の日程が決まったあと、送る連絡を後回しにしてしまったことはありませんか？
日時を書くだけなら簡単ですが、全員の都合が合わないまま決めた日だと、書き出しから難しいですよね。
今回は、出欠が締まって日程を決めた幹事に向けて、そのまま送れる文例12本をご紹介します。
日付は「◯月◯日（◯）」の穴埋めにしてあります。曜日はカレンダーで確かめてから埋めてください。
都合が合った場合の確定連絡（文例1〜3）
全員の⭕️が重なった日があるなら、説明は要りません。当日その場で見返される項目を、1通に並べるだけです。
文例1｜社内メール（全員の都合がついた）
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
日程調整にご協力ありがとうございました。みなさんのご都合がついた◯月◯日（◯）で確定します。
■日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
■会場: ［店名］（［最寄り駅］［出口名］から徒歩◯分）
地図: ［地図URL］
■集合: ◯◯:◯◯に店の入口
■会費: ［金額］円（当日、受付で集めます）
■キャンセル: ◯月◯日（◯）までは無料です。それ以降は［金額］円のご負担になります
■当日連絡先: ［氏名］ ［電話番号］
遅れる場合は、メールではなく上の番号にお電話ください。
当日はよろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: 全員の⭕️がそろったなら、そう1行書きます。書かないと、答えた人は自分の回答が届いたのか分かりません。終了時刻とキャンセル期限も忘れずに。
文例2｜グループLINE
◯月◯日（◯）◯◯時から、［店名］（［最寄り駅］徒歩◯分）です。
地図 → ［地図URL］
・集合: ◯◯:◯◯に店の前
・会費: ［金額］円（当日集めます。お釣りのないように）
・◯月◯日（◯）までのキャンセルは無料です
当日迷ったら［電話番号］（［氏名］）に電話ください。
▶ なぜこう書くか: LINEは1通に収めます。地図を別送すると、当日その1通だけが埋もれます。「あとで送るね」を作らないでください。
文例3｜Slack・社内チャット
• 日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
• 場所: ［店名］ ［地図URL］
• 集合: ◯◯:◯◯ 店の入口
• 会費: ［金額］円（当日集金）
• キャンセル無料: ◯月◯日（◯）まで
• 当日連絡先: ［氏名］ ［電話番号］
参加できなくなった方は、このスレッドではなく［氏名］にDMでお願いします。
▶ なぜこう書くか: Slackは書き込みが流れるので、欠席の申し出だけDMに寄せます。チャンネルに並ぶと、幹事が人数を数え直すことになります。投稿はピン留めしておきます。
⭕️が割れたときの確定連絡（文例4〜6）
⭕️が3人の日と2人の日で割れました。日付だけ送ると、「えっ、自分は✖️を出したのに」と言われます。
いちばん効くのは、割れる前に決め方を宣言しておくことです。
割れたときの決め方は、⭕️がいちばん多い日。同数なら、主賓や外せない人に⭕️が付いている日を選びます。🤔は「行けたら行く」なので、頭数には入れません。
文例4｜出欠表を出すときに添える「決め方の宣言」
締切のあと、⭕️がいちばん多かった日で確定します。全員の都合が合う日がなくても、その日で決めます。
どうしても外せない予定がある日は、🤔ではなく✖️を押してください。
▶ なぜこう書くか: 決め方をあとから説明すると、言い訳に聞こえます。先に書いておけば、確定連絡は「宣言どおりです」で済みます。🤔と✖️の使い分けも書きます。
文例5｜⭕️が最多の日で決めたとき（社内メール）
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
ご回答ありがとうございました。みなさんの都合がそろう日がなかったため、⭕️がいちばん多かった◯月◯日（◯）で確定します。
■日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
■会場: ［店名］（［最寄り駅］から徒歩◯分）／地図: ［地図URL］
■集合: ◯◯:◯◯に店の入口
■会費: ［金額］円（当日集金）
■キャンセル: ◯月◯日（◯）まで無料
■当日連絡先: ［氏名］ ［電話番号］
この日に✖️を出していた方は、無理に都合をつけようとしないでください。次に集まるときは、［氏名］から先にご都合を伺います。
当日はよろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: 「そろう日がなかった」と「⭕️が最多」を、日付より前に置きます。順番が逆だと、日付を見た人が理由を探して読み返します。
来られない人に触れる一文は、本文の中に入れてください。追伸に回すと、当人には後付けに読めます。
文例6｜主賓・必須の参加者を優先して決めたとき
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
⭕️の数は◯月◯日（◯）と並びましたが、主役の［主賓の氏名］さんが出られる◯月◯日（◯）に決めました。
■日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
■会場: ［店名］（［最寄り駅］から徒歩◯分）／地図: ［地図URL］
■集合: ◯◯:◯◯に店の入口
■会費: ［金額］円（［主賓の氏名］さんは無料です）
■キャンセル: ◯月◯日（◯）まで無料
もう一方の日に⭕️をくださった方には申し訳ありません。人数が見えたら二次会も考えますので、そのときに声をかけさせてください。
▶ なぜこう書くか: 「◯◯さんが出られる日にした」と名前を出すと、幹事の好みで決めていないことが伝わります。伏せると「なぜこっち？」が個別に飛んできます。
優先していいのは、主賓・その会にいないと成立しない人・遠方から来る人の3つだけです。
来られない人への個別連絡（文例7〜8）
✖️を出した人は、確定の連絡を見て「自分の回答は見てもらえたのかな」と思います。ここに1通入れておくと、次に誘うときに声をかけやすくなります。
文例7｜✖️を出していた人へ（確定連絡のあと・個別に）
［会名］、◯月◯日（◯）に決まりました。［氏名］さんが✖️を出していた日で、申し訳ありません。
⭕️の数で決めた形なので、回答を軽く見たわけではないです。
次に集まるときは、［氏名］さんのご都合を先に聞いてから候補日を出します。
当日の写真は送りますね。
▶ なぜこう書くか: 全体連絡だけだと、本人は自分だけ外されたように受け取ります。謝るのは1行で止めて、次に声をかける約束まで書いてください。
文例8｜外せない人が出られない日になりそうなとき（確定を出す前に）
お疲れさまです。［氏名］です。
［会名］の出欠が締まりました。⭕️がいちばん多いのは◯月◯日（◯）ですが、こちらは［役職］が✖️をくださっている日です。
確定の連絡を出す前に、2案でご相談させてください。
・このまま◯月◯日（◯）で確定する（参加は◯名）
・◯月◯日（◯）に変える（参加は◯名に減ります）
◯月◯日（◯）◯◯:◯◯までにご返信いただければ、その日のうちに全体へ案内します。
▶ なぜこう書くか: 上司や主賓が出られない日は、事後に伝えると角が立ちます。先に2択で相談すれば、決めたのは幹事1人ではなくなります。
返信の期限を書かないと、この確認だけで2日止まります。
社外・取引先向けの確定連絡（文例9）
取引先への確定連絡で決め方を説明すると、かえって相手を不安にさせます。書くのは日時と場所と受付だけです。
文例9｜社外向けの日程確定メール
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［氏名］です。
このたびはご調整いただきありがとうございました。［会合名］の日程が下記のとおり確定いたしましたので、ご案内いたします。
■日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
■会場: ［会場名］（［住所］）
■受付: ◯◯:◯◯より［階数］階受付にて承ります
■ご出席予定: 貴社［氏名］様、弊社［氏名］ほか◯名
■当日連絡先: ［氏名］ ［電話番号］
別途、カレンダーの招待をお送りしております。ご都合に変更が生じた場合は、上記の番号までご連絡いただけますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
株式会社［ ］ ［部署名］ ［氏名］
TEL: ［電話番号］ / Mail: ［メールアドレス］
▶ なぜこう書くか: 社外の確定連絡に、決め方の説明は要りません。日時をフルで書き戻せば足ります。受付時刻と入館方法は必ず入れてください。
会場が未定のまま日付だけ知らせる（文例10）
日付は決まったのに、店がまだ押さえられません。ここで連絡を止めると、参加者の予定のほうが先に埋まってしまいます。
文例10｜日付だけ先に確定させる連絡
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
［会名］の日程が◯月◯日（◯）に決まりました。まず日付だけ押さえておいてください。
■日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜（終了は◯◯:◯◯ごろの予定）
■会場: 調整中です。◯月◯日（◯）までに、このスレッドでご連絡します
■会費: ［金額］円前後を予定（店が決まり次第、確定額をお知らせします）
■参加予定: ◯名
それまでに予定が変わりそうな方は、早めに教えてください。人数が動くと、押さえる店も変わります。
▶ なぜこう書くか: 会場が決まるまで待つと、その間に参加者の予定が埋まります。日付だけ先に送って構いません。ただし会場をいつ知らせるかも書いてください。
変更・中止の連絡（文例11〜12）
一度出した確定連絡を取り消すのは気が重いところです。ただ、黙っている時間が長いほど、当日その店に行ってしまう人が出ます。
文例11｜日程変更の連絡
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
◯月◯日（◯）でご案内した［会名］ですが、［変更理由: 店の予約が取れなくなったため／［氏名］さんの出張が入ったため 等］、日程を変更させてください。
■変更前: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜
■変更後: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜
■会場: ［店名］（変更ありません）
■会費: ［金額］円（変更ありません）
カレンダーに入れていただいた予定は、お手数ですが差し替えをお願いします。
新しい日程が難しい方は、◯月◯日（◯）までに［氏名］までご連絡ください。◯名以上動くようなら、もう一度候補日を出し直します。
▶ なぜこう書くか: 変更前の日付も並べて残します。新しい日付だけ書くと、古い予定がカレンダーに残ります。理由は一言で構いませんが、省かないでください。
「何人動いたら取り直すか」を先に書いておくと、幹事が1人で抱え込まずに済みます。
文例12｜中止の連絡
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
◯月◯日（◯）に予定していた［会名］ですが、［中止理由: 参加できる方が◯名にとどまったため／［事情］のため］中止します。
■お店: キャンセル済みです（キャンセル料はかかっていません）
■会費: 集金前ですので、お支払いは不要です
■次回: ◯月ごろに、改めて日程調整のURLをお送りします
予定を空けてくださっていた方には申し訳ありません。
▶ なぜこう書くか: 中止のあとに来る問い合わせは、ほとんどがお金の話です。キャンセル料と会費の扱いを1行ずつ書けば、個別の確認が来ません。
確定連絡に必ず入れる6項目
日時と店名だけ書いて送ると、そのあと「何時集合？」「会費いくら？」が個別に飛んできます。答えるのは幹事1人です。
- 日時: ◯月◯日（◯）◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯（終了時刻まで書く）
- 場所: 店名と、最寄り駅からの行き方。地図URLを同じ1通に貼る
- 集合: 何時に、店の前か店内か
- 会費: 金額と、当日集金か事前振込か
- キャンセル期限: いつまでなら無料か、それ以降はいくら負担か
- 幹事の連絡先: 当日つながる電話番号
決め方の説明を足すのは、⭕️が割れたときだけです。全員の都合がついたなら要りません。確定より前の案内や催促の文面は日程調整の文例50選にまとめています。
いつ締めて、いつ確定を出すか
締切を1日過ぎて、2人だけ返事がありません。ここで待つか決めるかは、店の予約に間に合うかどうかで決めます。
出欠表を作ってから、最後の回答が入るまでの日数を調べました。ディットの実測データ（実際に使われた記録）では、ほとんどが1週間以内でした。
| 作成から最後の回答まで | そこまでに入った出欠表の割合 |
|---|---|
| 3日以内 | 約73% |
| 7日以内 | 約88% |
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が2人以上付いた出欠表のみ・作成から30日以上経過・800件以上・テスト除外済み）
だから締切は3〜4日で足ります。締切の翌日に確定連絡を出すつもりで、そこから逆算してください。
7日まで粘るあいだに、店の空きのほうが減ります。
返事が来ない人への声かけはリマインドの文例、そもそも回答が集まらないときは出欠の回答が集まらないときにまとめました。
確定を送ったあとにやること
確定連絡を送ったら、その日のうちに店へ人数を伝えます。あわせて、予約人数をいつまで変えられるかを聞いて、その日付をそのままキャンセル期限として案内に書きます。
幹事が自腹を切るのは、店の変更期限と案内に書いた期限がずれたときです。
- 店に確定の人数を伝えた
- 「何日前まで人数を変えられますか」を店に聞いた
- その日付を、確定連絡のキャンセル期限として書いた
- 欠席の申し出は幹事に直接、と連絡先を1つに指定した
- 主賓・上司に、挨拶を頼むかどうかを伝えた
- ✖️を出していた人に、個別で一言送った
当日までの段取り全体は飲み会幹事のやることリストにまとめています。
よくある質問
Q. 日程確定の連絡はメールとLINE、どちらで送ればいい？
参加者がふだん見ているほうに送ります。社内の連絡がチャットで回っているなら、メールに戻す必要はありません。
両方に送らなくて構いませんが、会費とキャンセル期限は当日その場で見返されます。LINEなら1通にまとめ、Slackならピン留めしておきます。
Q. 確定を伝えたあとに「その日は行けない」と言われたら、日程を変えるべき？
1人や2人なら変えません。動かすと、すでに予定を空けてくれた人のほうを裏切ることになります。
線引きは、その人が抜けて会が成立するかどうかです。主賓や、いないと困る人が抜けるなら取り直します。それ以外は欠席として扱い、店の人数を直します。
Q. 確定連絡に返信は求めたほうがいい？
全員からの返信は要りません。出欠は締切の時点で取れているので、もう一度聞くと同じ回答が二重に集まります。
求めるのは「都合が変わった人だけ、いつまでに、誰へ連絡するか」の1点です。宛先を幹事個人に指定すると、グループの通知に埋もれずに済みます。
Q. 全員の⭕️が重なる日が1日もなかったときは、候補日を出し直すべき？
基本は出し直さず、⭕️がいちばん多い日で決めます。出し直すのは2つの場合だけです。
- 主賓や必須の参加者が、全部の候補日で✖️だった
- ⭕️が最多の日でも、参加できる人が半分を切る
出し直すと決めたら、前回⭕️をくれた人に先に一言入れます。そのうえで、候補日を1週ずらして出し直してください。