ブログ新年会幹事のやることリスト｜年末年始をまたぐ逆算スケジュールと当日の段取り
年末で頭がいっぱいのうちに、新年会の幹事まで回ってきて困っていませんか？
年末年始の休みの6日間は、幹事も参加者も動きません。ここをまたぐのが新年会の難しさです。
今回は、新年会の幹事を任された人に向けて、年末年始をまたぐ逆算スケジュールをご紹介します。
年内に動くか、年明けに動くか
ディットに実際に作られた新年会の出欠表を作成月で見ると、ほぼ半分が年明けに作られています。
年内と年明けで、ほぼ半分ずつという割れ方です。
- ⭕️ 12月中旬に候補日を出し、20日ごろ締め切る
- ✖️ 仕事始めから動く — 回答が集まるころには店が埋まっている
年明けに始めると、回答が集まるのは1月8日ごろ。そこから店を探しても、狙っていた日はもう埋まっています。
だから年内にやるのは2つだけです。候補日を出すことと、締め切ること。
年末年始は店側も繁忙か休業で、仮予約の返事が止まります。年内は「第一候補はこの日」まで決めておけば十分です。
1月のどこでやる？ 週別の候補日分布
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・1月の候補日 約230個）
| 1月の週 | 候補日の割合 |
|---|---|
| 第1週（1〜7日・松の内） | 約12% |
| 第2週（8〜14日） | 約22% |
| 第3週（15〜21日） | 約28% |
| 第4週（22〜28日） | 約26% |
| 第5週（29〜31日） | 約13% |
候補日のピークは1月中旬から下旬で、第3週と第4週で半分以上を占めます。
松の内は一般に1月7日まで。この時期に開くなら、案内文も「新年のご挨拶」の体裁に寄せると収まります。
年の始めに近いほうが新年会らしい、という見方もあります。ただ実際の候補日は、松の内が明けたあとに置かれています。
開催日から逆算するスケジュール｜年末年始の休みをまたぐ
実測のピーク週にあたる2027年1月21日（木）を開催日とした場合の逆算です。開催日が前後しても、年末年始の6日間が空白になる形は変わりません。
| 時期 | 誰が何をするか |
|---|---|
| 2026年12月中旬 | 幹事が候補日を9個前後出して出欠表を作り、その日のうちにURLを共有。締切を12月20日ごろに指定する |
| 12月20日ごろ | 出欠表を締め切り、いちばん人が集まる日を第一候補にする。店を2〜3軒リストアップ |
| 12月21日〜28日 | 候補店に空き状況だけ問い合わせる。年内に本予約まで取れれば取る |
| 12月29日（火）〜1月3日（日） | 年末年始休み。連絡もリマインドも送らない。ここは動かない期間として最初から計算に入れる |
| 2027年1月4日（月）仕事始め | 開催日を確定し、店を本予約。会費と集金方法を決める |
| 1月7日（木）松の内明け | 日時・店・会費・集金方法を入れた確定連絡を全員に送る。司会・乾杯・締めの挨拶を個別に依頼 |
| 1月13日（水）〜14日（木） | 手元の名簿と出欠表を照らし、まだ答えていない人にだけ個別で確認。店に人数を最終連絡 |
| 1月20日（水）前日 | 集合時間・場所・会費を全員にリマインド。挨拶を頼んだ人に一言入れる |
| 1月21日（木）当日 | 受付→開会の挨拶→乾杯→歓談→中締め。会計は中締めの前に済ませる |
| 1月22日（金）〜24日（日） | 会計報告と精算、参加者へのお礼 |
年末年始に連絡を送らないのは、幹事が休むためだけではありません。
この期間に催促を送っても、帰省や旅行で返事は返ってきません。送るなら仕事始めの直後です。それでも1月14日までに返事がなければ、そこで一区切りにしてください。
12月20日の締切で複数の日が同じ人数で並んだときは、外せない人を優先します。
上司・主賓・遠方から来る人。この3者の都合が合う日を選べば、あとで動かす必要が出にくくなります。
仕事始めからスタートする場合
年内に候補日を出せなかった場合は、仕事始めの週から逆算します。松の内が明けるのを待つと動ける期間がさらに削れるので、仕事始め当日から動き始めてください。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 仕事始め（1月4日ごろ） | 候補日を出して出欠表を共有する。候補日は1月第3〜4週に集中させる |
| 共有から2〜3日後 | 出欠表を締め切る。年内スタートより待てる日数が短いので、締切は短めに切る |
| 締切の翌日 | いちばん人が集まる日で店を確定する。空き状況の問い合わせから始めると開催日が固まらない |
年内スタートとの違いは、候補日を絞り込む余裕と、店に問い合わせる時間です。
年内なら12月21日〜28日の1週間を店探しに使えます。仕事始めスタートだと、そのぶんが丸ごとありません。
候補日はいくつ出すか
新年会と忘年会を並べると、はっきり違いが出ます。
| 新年会 | 忘年会 | |
|---|---|---|
| 平均回答者数 | 約7.6人 | 約6.8人 |
| 平均候補日数 | 約8.9個 | 約10.9個 |
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）
新年会のほうが回答した人は多いのに、候補日は少なめです。回答する人が多い会ほど候補日も要るはずなので、逆になっています。
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ。新年会の平均回答者約7.6人・平均候補日数約8.9個、忘年会は約6.8人・約11個）
- 候補日は9個を目安に、迷ったら増やす側へ
- 同じ曜日ばかり並べない（その曜日に定例がある人には実質1個）
- 作ったその日のうちに共有する（最初の回答は作成から1時間以内が9割近く）
共有するときの文面はこれで足ります。
「新年会の日程です。⭕️🤔✖️を選ぶだけなので1分で終わります。年内に日を決めて店を押さえたいので、12月20日までにお願いします。 https://ditto-app.jp/...」
上司や取引先など外せない人がいるなら、全体に投げる前にその人の都合だけ先に聞いてください。あとから全部を組み直さずに済みます。
会費は忘年会より一段下げる
新年会の会費を、前月の忘年会と同じ金額に揃えたくなります。ただ1月は年末年始の出費が響いて、参加者の財布が軽い時期です。
同額だと「今回はパス」が増えます。飲み放題込みで4,000〜5,000円あたりが目安で、案内には「◯◯円程度」と書いておけば足ります。
実際の割り勘の記録では、新年会は半数の会が1人6,000円台でした。会費より高く出るのは二次会が乗るためです。出典: Walicaの実測データ（2024年以降・新年会グループ7,938件）
- 先に会費の上限を決めてから店を探す（店を先に決めると、そのコース代から逆算するしかない）
- 会費を抑えたことは、案内に一行入れておく
- 集金は事前送金にする（当日の受付が名前確認だけで終わる）
「年始で出費が続く時期なので、会費は◯,◯00円（飲み放題込み）に抑えました」
お店の予約｜1月は取りやすい。ただし中旬〜下旬は別
1月の店は、12月ほど埋まっていません。忘年会が12月の平日夜に一斉に組まれるのに対し、新年会は日付が散るからです。
例外は第3週と第4週です。1月の候補日の半分以上がこの2週に集まるので、ここを狙うなら年内に仮予約まで進めてください。
問い合わせるときに聞いておくのは次の項目です。
- 人数の変更締切: 何日前まで変えられるか。新年会は年始の体調不良で当日欠席が出やすいので必ず確認する
- キャンセル料の発生日: いつから何%かかるか
- コースの下限価格: 決めた会費の上限に収まるコースがあるか
- 個室・貸切の可否: 会社の新年会なら周囲を気にせず話せる席を優先する
案内は2回に分ける｜年内の一次案内と仕事始めの確定連絡
年末年始をまたぐ以上、案内は1回では終わりません。年内の一次案内（日程を集める）と、仕事始めの確定連絡（決まった内容を伝える）に分けます。
12月中旬｜一次案内
書くのは候補日のURL、締切日、幹事の連絡先だけです。会場は「調整中」で構いません。長い前置きを付けるとURLをタップする前に読み飛ばされます。
1月7日ごろ｜確定連絡
日時、店名と地図URL、会費、集金方法、当日の連絡先を並べます。
「新年会の日程が決まりました。1月21日（木）19時から、◯◯（店名・地図URL）です。会費は◯,◯00円で、当日◯◯までにお願いします。参加の可否に変更がある方は1月14日までにご連絡ください」
1月13〜14日｜まだ答えていない人へ
全体に再送すると、すでに答えた人まで自分の回答を確認し直すことになります。手元の名簿と出欠表を照らして、まだ答えていない人だけに個別で送ってください。
「新年会の人数を明日お店に伝えます。まだ回答をもらえていないので、参加できるかだけ教えてもらえますか」
1月20日（水）前日
集合時間・場所・会費を1通にまとめて全員に送ります。ここで初めて全体宛てのリマインドを出してください。
当日の進行｜役割分担と新年の挨拶
受付と進行を幹事1人で持つと、開始直後に受付が伸びて乾杯が遅れます。前日までに割り振っておいてください。
| 役割 | やること |
|---|---|
| 受付 | 名前確認（事前送金なら金額の確認は不要） |
| 司会 | 開会・乾杯・中締めのアナウンス |
| 開会の挨拶 | 参加者の中でいちばん役職が上の人。新年会では年頭の挨拶を兼ねる |
| 乾杯の音頭 | 3番目に役職が高い人 |
| 締めの挨拶 | 2番目に役職が高い人 |
| 会計 | 中締めの前に店への支払いを済ませる |
挨拶の依頼は前日までに個別で入れます。その場で指名されると、話す内容を考える時間がありません。
会計は中締めの前に済ませます。締めの挨拶のあとに精算を始めると、帰りたい人が出口で足止めされます。
翌日から3日以内｜精算とお礼
会計報告は開催の翌日から3日以内に出すのが目安です。1月21日開催なら1月22日（金）から24日（日）の間になります。
「昨日はありがとうございました。会費は◯人×◯,◯00円で合計◯◯,◯00円、お店の支払いが◯◯,◯00円でした。余った◯,◯00円は次回に繰り越します」
幹事1人が全額を立て替えているなら、会費を集めれば終わります。
二次会代を別の人が払った、差し入れを誰かが買った、と立て替えが散った場合は割り勘アプリに任せてください。
コピペ用｜当日までのチェックリスト
日付は2027年1月21日（木）に開催する場合の例です。そのままコピーして、自分の開催日に合わせて書き換えてください。
年内（12月中旬〜12月28日）
- 上司・取引先など外せない人の都合を先に個別で確認する
- 候補日を9個前後出して出欠表を作り、その日のうちにURLを共有する
- 候補日から1月1〜7日（松の内）を外す
- 締切を12月20日ごろに設定し、案内文に日付で書く
- 会費の上限を決める（忘年会より一段下げる）
- 店を2〜3軒リストアップし、年内に空き状況を問い合わせる
- 12月29日以降は連絡を送らない前提で予定を組む
仕事始め〜1週間前（1月4日〜14日）
- 1月4日: 開催日を確定し、店を本予約する
- 1月4日: 人数の変更締切とキャンセル料の発生日を店に確認する
- 1月7日ごろ: 日時・店・会費・集金方法を書いた確定連絡を全員に送る
- 1月7日ごろ: 司会・開会の挨拶・乾杯・締め・受付・会計を個別に依頼する
- 1月13〜14日: 手元の名簿と照らし、まだ答えていない人にだけ個別で確認する
- 1月14日: 店に人数を最終連絡する
前日〜当日（1月20日〜21日）
- 前日: 集合時間・場所・会費・当日の連絡先をまとめて全員に送る
- 前日: 挨拶を頼んだ人に「明日よろしくお願いします」と一言入れる
- 当日: 受付は名前確認から（事前送金なら金額確認は不要）
- 当日: 開会の挨拶→乾杯→歓談→中締めの順で進行する
- 当日: 会計は中締めの前に済ませる
- 当日: 二次会は行きたい人だけで組む（事前に全員分を押さえない）
翌日〜3日以内（1月22日〜24日）
- 会計報告を送る（集めた額・使った額・余りの扱い）
- 立て替えが複数人に散っていればWalicaで送金の組み合わせを出す
- 参加者へお礼の連絡
- 店への支払い確認と忘れ物の確認
忘年会の幹事も担当する場合は忘年会幹事のやることリスト完全版、飲み会全般の段取りは飲み会幹事のやることリスト完全版にまとめています。
よくある質問
Q. 1月中に開催できないときは2月にずらしてもいい？
問題ありません。1月中に開かなければいけない決まりはなく、人が集まる日を優先して構いません。
2月に入るなら「新年会」ではなく「新春の会」などに言い換えると、日付とのずれが気になりません。