ブログ忘年会幹事のやることリスト完全版｜11月から始める準備と当日の段取り
「今年の忘年会、よろしく」と言われて、何から手をつければいいか困っていませんか？
やること自体は飲み会と変わりません。ただ12月は、店も候補日も他社の忘年会と取り合いになるので、動き出す時期を間違えると選択肢がなくなってしまいます。
今回は、忘年会の幹事を任された人に向けて、11月から翌日までの段取りをご紹介します。
全体の流れ
やることは5段階に分かれます。もう日程が決まっているなら、その行から読んでください。
| いつ | やること |
|---|---|
| 11月上旬〜中旬 | 候補日を配る → 店を2〜3軒リストアップ |
| 11月中旬〜下旬 | 日程を確定 → 店を仮予約 → 会費を決める |
| 12月上旬 | 店を本予約 → 案内を送る → 挨拶を依頼 |
| 当日 | 受付 → 開会 → 乾杯 → 中締め前に会計 |
| 翌日 | 会計報告と立て替えの精算 |
山場は最初の2段階です。日程と店さえ決まれば、あとはほぼ流れで終わります。
11月上旬〜中旬: 候補日を配る
「早めに動きましょう」とだけ言われても、早めがいつなのか分かりません。実際に作られた忘年会の出欠表を月別に見ると、着手ははっきり11月に偏っています。
12月に入ってから動く幹事も3割います。ただし12月は、候補日そのものが取りにくくなります。
忘年会の候補日は10個のうち8個が平日で、各社の忘年会が同じ平日の夜に一斉に組まれるからです。
11月のうちに出しておけば、この取り合いが始まる前に日程を押さえられます。
- ⭕️ 11月上旬に配る — 店も日程も選べる
- ✖️ 12月に入ってから配る — 空いている平日を他社と奪い合う
12月の何週目にするかは忘年会はいつやる？、10月からの動き方は忘年会幹事のスケジュール、初めての幹事なら新人が忘年会の幹事になったらへ。
候補日は10個前後。曜日と週の両方をずらす
つい3〜4個に絞りたくなります。でも1人でも都合が合わない日は、その時点で選択肢から消えます。
実際の忘年会の出欠表では、候補日が10個前後並んでいました。みんな多めに出しています。
並べ方も大事です。金曜3連発は、その曜日に定例会議がある人には実質1個です。
- ✖️ 金曜を3週連続
- ⭕️ 火曜・木曜・翌週の水曜・その次の金曜
会社の忘年会で部長クラスや取引先が来るなら、その人たちの都合だけ先に個別で聞いてください。あとから全部を組み直さずに済みます。
候補日の出し方と締切の書き方は忘年会の日程調整を最短でまとめる手順へ。出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ。平均候補日数約11個・平均回答者約6.8人）
11月中旬〜下旬: 店を2〜3軒押さえにいく
12月の平日の夜が取り合いになるということは、意中の店も他社に先を越されているということです。1軒に絞って電話をかけると、断られた時点で振り出しに戻ります。
候補は2〜3軒。11月のうちに仮予約を入れておけば、直前の空き待ちを避けられます。見る項目は飲み会と大きくは変わりません。
- 個室・貸切 — 会社の忘年会は、周囲の目を気にせず話せる個室が向きます
- 立地 — 職場や最寄り駅の中間地点で。駅前は混むので、少し外したほうが取りやすいこともあります
- コース・予算 — 年末は割増料金の店もあります。通常期の相場のまま組まず、金額を先に確認します
- 人数変更に強いか — 何日前まで変更できるか、キャンセル料はいつから発生するかを予約時に確認します
参加者が20人を超えると、探す順番そのものが変わります。人数を確定させてから探すと、もう会場が残っていないからです。
店選びの詳細は忘年会のお店の選び方、予約の逆算は忘年会の予約はいつから？、20人以上なら忘年会の大人数のお店選びへ。
12月上旬: 案内を出して、会費を決める
案内に書くのは、一次と本番で中身が違う
候補日を配るときの一次案内に書くのは、4つだけです。
- 日時の候補
- 会場（未定なら「調整中」でかまいません）
- 幹事の連絡先
- 回答期限
長い前置きは要りません。URLをタップすればすぐ答えられる状態にするほうが先です。
会場が確定したあとの本案内には、これを入れます。
- 日時・会場・地図URL
- 会費と集金方法
- 出欠の締切（開催の3〜4日前）
締切を過ぎたら、未回答の人にだけ個別で声をかけます。全員に再送すると、もう答えた人には二度手間になります。
案内文は忘年会の案内メール・LINE文例10選、催促の設計まで詰めるなら忘年会の出欠確認 文例10選、グループLINE用はグループLINEの出欠確認 文例10選へ。
会費は事前送金にすると、当日の受付が消える
忘年会は人数が多くなりやすいので、当日の現金集金は受付が渋滞します。事前送金にしておけば、当日は名前を確認するだけで済みます。
会費のほかに、会場代の一部や差し入れを幹事が立て替えることもあります。立て替えが複数人に散ると、誰が誰にいくら払うかは手計算では合わなくなります。
金額の決め方は忘年会の会費相場はいくら？、集金方法の比較は飲み会の会費の集め方へ。
当日: 役割を配って、中締め前に会計する
幹事1人で全部を回そうとすると、必ずどこかが手薄になります。当日の朝でいいので、役割を配ってしまってください。
| 役割 | やること |
|---|---|
| 受付 | 名前確認・会費徴収（事前送金なら確認のみ） |
| 司会 | 開会・乾杯・中締めの進行アナウンス |
| 乾杯挨拶 | 3番目に役職が高い人が乾杯の音頭を取る（新人に任せることも） |
| タイムキーパー | ラストオーダーのタイミングを司会に伝える |
| 会計 | 中締め前に店への支払いを済ませる |
挨拶を頼むのは、前日までに個別で。当日その場で振ると、準備なしで話させることになります。
会計は中締めの前に済ませます。出口で財布を開く時間が長引くと、それだけで解散のタイミングが崩れます。
二次会は「行きたい人だけ」で
二次会は「行きたい人だけ」で十分です。一次会の予約時に無理に決めておく必要はなく、店は当日その場で決めても間に合います。
ただし金曜の繁華街や大人数の日は、その場で入れる店が残らないこともあります。
同格の役職者が並ぶ場合や社外の方が来る場合の考え方と挨拶文例は忘年会の挨拶の順番と文例、二次会を事前に押さえるかの判断表は忘年会の二次会 幹事マニュアルへ。
翌日: 精算して締める
会計報告は翌日中が目安です。集めた会費、使った金額、余りの扱いを一言で共有すれば足ります。明細を作る必要はありません。
幹事1人がまとめて立て替えたなら、集金だけで終わります。
会場代は幹事、二次会代は別の人、と立て替えが散った場合は、割り勘アプリのWalicaが送金の組み合わせを決めてくれます。
最後に参加者へお礼のひとことを送って、幹事の仕事は完了です。会場への支払いと忘れ物の確認も、あわせて済ませておいてください。
当日欠席や追加参加が出たときの精算の直し方と会計報告の文例は忘年会の割り勘と精算へ。
コピペ用｜時期別チェックリスト
ここまでの流れを、11月上旬から翌日までの5段階に分けました。そのままコピペして使ってください。
11月上旬〜中旬
- 候補日を10個前後出して出欠表を作成・共有する
- 会社の忘年会なら部長クラス・取引先の都合を個別に先確認
- 店の候補を2〜3軒リストアップ（個室/貸切・立地・予算）
11月中旬〜下旬
- 出欠表を締め切り、参加人数を確定する
- 候補店に仮予約の連絡・人数変動の許容範囲とキャンセル規定を確認
- 会費と集金方法（事前送金か当日現金か）を決める
12月上旬
- 店を本予約し、会場・時間・会費を確定した案内文を送付
- 当日の役割（受付・司会・乾杯挨拶・タイムキーパー・会計）を打診
- 開会・乾杯・締めの挨拶を頼む人に個別で依頼
開催直前〜当日
- 前日: 集合時間・場所・会費のリマインドを送信
- 当日: 受付で名前確認・会費徴収（事前送金なら確認のみ）
- 当日: 開会挨拶→乾杯→歓談→中締めの流れで進行
- 当日: 会計は中締めの前に済ませる
翌日
- 立て替えの精算（散っている場合はWalicaで送金依頼）
- 参加者へお礼の連絡
- 店への支払い確認・忘れ物確認
飲み会全般は飲み会幹事のやることリスト完全版、新年会も続けて任されたら新年会幹事のやることリスト、年に何度も回ってくるなら幹事の年間スケジュールへ。
よくある質問
Q. 忘年会の幹事はいつから動けばいい？
11月上旬〜中旬です。実際に作られた忘年会の出欠表を見ると、半数以上が11月に作られています。
12月に入ってから動く幹事は3割ほどで、出遅れたぶんだけ店と日程の選択肢が狭くなります。
Q. 忘年会の候補日はいくつ出せばいい？
10個前後です。候補が少ないと、1人の予定が合わないだけで残りがゼロになります。
実際の出欠表でも10個前後並んでいるので、多めに出して構いません。
Q. 忘年会の開会挨拶・乾杯は誰に頼めばいい？
開会の挨拶はいちばん役職が上の人、締めはその次、乾杯の音頭は3番目の役職者に頼むのが一般的です。
当日その場で指名すると準備なしで話させることになるので、前日までに個別で依頼しておいてください。
Q. 忘年会の会費精算はいつまでにすればいい？
翌日中の会計報告が目安です。立て替えが幹事1人に集中しているなら、そのまま集金すれば済みます。
二次会代を別の人が払っているなら、割り勘アプリのWalicaに金額を入れると送金の組み合わせが出ます。