卒業旅行のお金の集め方｜事前集金から立て替え精算まで【文例付き】

公開: 2026-10-26

卒業旅行の幹事になって、宿を予約する直前に「お金はいつ、どうやって集めよう」と手が止まったことはありませんか？

立て替えたまま卒業式を過ぎると、春から別々の場所で働く友達に「まだもらってないよ」とは言いにくいですよね。

今回は、卒業旅行の幹事に向けて、メンバーから旅費を集める段取りと、そのまま送れる集金・精算の文例をご紹介します。

旅費の貯め方ではなく、幹事として集める側の話です。宿代と交通費は出発前に、現地で使った分は帰ってから集めます。

参考までに、割り勘アプリで記録された旅行は、半分が登録メンバー1人あたり約3万3,000円以下でした。ただ、集める金額はこの数字ではなく、予約画面に出た金額から出します。

出典: Walica（ディットと同じ開発者の割り勘アプリ）に記録された旅行グループ（2024年以降に作成、約70万グループ）の、立て替えの合計を登録メンバーの人数で割った額。旅行全般の値で、卒業旅行に絞った数字でも、旅行代金の相場でもありません。

卒業旅行のお金は、先に集める分とあとで精算する分に分ける

宿と交通は出発前に集め、現地で使ったお金は帰ってから精算します。いまの段階の行から読んでください。

日程と人数がまだなら、お金の話はそのあとです。人数が変わるたびに1人あたりを出し直すことになるので、先に卒業旅行の日程の決め方を済ませます。

予約の前に、事前集金か立て替えかを決める

メンバーから先にお金を集めておく方法を「事前集金」、幹事がいったん全額を払う方法を「立て替え」と呼びます。

5人以上の旅行か、宿代の合計が幹事のカードで払いきれない旅行なら、事前集金にするのが目安です。

予約画面で「事前カード決済」を選ぶと、全員分の宿代が幹事のカードに一度に乗ります。そのまま出発すると、帰ってから何人もに請求する役が幹事に残ります。

1人1万8,000円の宿に5人で1泊なら、宿代の合計は9万円（1万8,000円×5人）です。この額が自分のカードに乗るかを、予約の前に確かめます。

この例では、幹事以外の4人に1人1万8,000円ずつ請求します（幹事も自分の分1万8,000円を負担）。

どれにも当てはまらない4人以下の旅行なら、立て替えでも回ります。その場合も、帰ってからの精算の期限だけは出発前に決めておきます。

迷ったら事前集金に寄せる

宿代を先に集めておけば、幹事が抱える額は現地で使った分だけで済みます。

1回目の集金は、キャンセル料がかかり始める日の前に締める

1回目は宿代を集め、締切は宿のキャンセル料がかかり始める日の数日前に置きます。

この順なら、払えない人や行けなくなった人が出ても、キャンセル料がかかる前に部屋を減らせます。締切が後ろだと、減らした時点で料金がかかります。

予約から集金までは、次の順で進めます。

1. 予約画面で、金額とキャンセル料がかかり始める日を確かめる
2. キャンセル料がかからないプランで予約する
3. 予約したその日に、1回目の集金を送る

キャンセル料がいつからかかるかは、宿やプランごとに違います。申し込み方によって、確かめる場所はここです。

• 宿を直接予約した: 予約完了メールか、予約サイトのマイページにあるキャンセル規定
• 旅行会社のツアーで申し込んだ: 旅行会社から受け取る旅行条件書（取消料の金額が書かれています）

学生のうちは、2回に分けると集まりやすい

学生のうちは、まとまった額を一度に出しにくい人もいます。宿代と交通費を一度に頼むと「バイト代が入るまで待って」という返事が来やすく、締切が崩れます。

• 1回目（宿を予約した日に案内）: 宿代。締切はキャンセル料がかかり始める日の数日前
• 2回目（出発の2週間前を目安に案内）: 新幹線・飛行機・レンタカーなど、予約で金額が決まった交通費
• 先に集めないもの: ガソリン・高速代・食事・入場料。帰ってから精算する

先に集めるのを宿と交通にするのは、立て替え1件の金額が大きくなりやすいのが宿代と新幹線だからです。

出典: Walica（ディットと同じ開発者の割り勘アプリ）の立て替え記録を項目名で分けた値で、旅行以外のグループも含みます。それぞれ、立て替え1件の半分がこの金額以下です。

宿と交通を出発前に済ませれば、現地で払うのはガソリンや高速代、食事が中心になります。小さい支払いは、帰ってからまとめて精算したほうが送金の回数も減ります。

受け取りは、振込か送金アプリのように履歴が残る方法にします。現金だと、誰からいくらもらったかを幹事が覚えておくことになります。

集め方ごとの向き不向きは飲み会の会費の集め方で比べています。

文例1｜1回目の集金のお願い（グループLINE）

▶ 書き換えるところ: 部屋代の値上がりを残る全員で割ると決めたなら、キャンセルの4行目を「残りのみんなで割ります」に変えます。

キャンセル料は「取り消した本人が払う」と最初に書いておく

キャンセル料は取り消した本人が払う、と1回目の集金案内に書いておきます。

たとえば出発の1週間前に「ごめん、行けなくなった」と連絡が来たとします。宿に伝えるとキャンセル料がかかり、残る4人の部屋代も1人あたりが上がります。

このとき動くお金は2種類あり、決め方が違います。

どちらのお金も、請求できる約束がない限り基本は自己負担だと、弁護士ドットコムの記事は説明しています。揉めやすいのは2つ目です。

だから、約束は旅行の話が盛り上がっているうちに文字にしておきます。出発の直前に言い出すと、取り消した人を責める空気になってしまうからです。

参考: 弁護士ドットコムニュース「友人が旅行をドタキャン！ キャンセル料を払ってもらえる？」（2019年3月18日）

すでに誰かが抜けてしまったあとの組み直しは、飲み会のドタキャン対応の手順がそのまま使えます。

旅行中の立て替えは、その場で1行ずつ記録する

旅行中に誰かが払ったら、その場でグループLINEのノートに「誰が・何に・いくら・誰の分か」を1行で残します。

全員が参加していない支払いでは、対象の人を書きます。

「高速代、さっき出したよね？」「ガソリンはどっちだっけ」。帰りの車で思い出そうとしても、2日分の支払いを全部たどるのは難しいです。

立て替えの件数は、登録メンバーが多い旅行ほど増えます。

出典: Walica（ディットと同じ開発者の割り勘アプリ）に記録された旅行グループ（2024年以降に作成）。登録メンバーの人数ごとに、半分の旅行がこの件数以上でした。

登録メンバーが4〜5人の旅行でも、半分は立て替えが12件以上あります。払った人が自分でその場で書く、と出発前に決めておきます。

記録は、このくらい短くてかまいません。

• Cさん ガソリン 6,000円（全員）
• Cさん 高速（行き） 4,200円（全員）
• Cさん 高速（帰り） 4,300円（全員）
• Dさん 2日目の昼ごはん 7,500円（全員）

レシートは写真に撮って、同じノートに貼っておきます。精算のときに「本当にその金額だった？」と聞かれても、写真を見せれば確かめられます。

帰った翌日に精算額を送り、卒業式の前に終える

精算は帰った翌日に送り、期限は1週間後を目安に置きます。どんなに遅くても、卒業式の前には終えます。

卒業式が終わると、引っ越しや入社の準備で返事が遅くなる人が出てきます。

例: 宿・レンタカー・ガソリンが別々の人に分かれた5人旅行

1回目の集金をしないまま出発して、4人がそれぞれ払った場合です。

合計は134,000円です。5人で割ると、1人26,800円（134,000円÷5人）になります。

各自は、この1人分と自分が払った額の差だけを送ります。たとえばBさんは22,000円を払っているので、送るのは差の4,800円です。

Aさんが受け取る合計は63,200円です。払った90,000円から自分の分の26,800円を引いた額と、ぴったり合います。

立て替えた人がこの例のように4人に分かれると、手計算では数字がずれやすくなります。誰かが「昼ごはん代、入れ忘れてた」と言い出せば、表を全部作り直しです。

こういうときは、Walica（ディットと同じ開発者の割り勘アプリ）に払った人と金額を入れます。送る相手と金額が出るので、そのページをグループLINEに貼れば済みます。

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文例2｜旅行後の精算のお願い（グループLINE）

▶ 書き換えるところ: 期限は送った日の1週間後で、卒業式より前の日にします。

入金がまだの人には、期限の前日と翌日に1回ずつ送る

期限の前日にグループ全体へ1回、期限を過ぎても届いていない人にだけ、翌日に個別で1回送ります。

まだ払っていない人も、集金の連絡がほかのやりとりに流されて、見落としているだけのことがあります。そこで1回目は名前を出さず、全体に向けて送ります。

文例3｜期限の前日（グループLINE）

文例4｜期限の翌日（届いていない人へ個別に）

個別に送るのは、グループに名前を出さないためです。全体のトークに「◯◯がまだです」と書くと、払ったあとも気まずさが残ってしまいます。

コピペ用: 卒業旅行の集金チェックリスト