ブログ飲み会のドタキャン対応｜店への連絡と会費の直し方
飲み会の前日に「明日どうしても行けなくなって、ごめん」とLINEが来て、固まったことはありませんか？
本人への返事はすぐ書けても、お店とお金をどうするかで手が止まってしまいますよね。
今回は、いま欠席の連絡が来て動けずにいる幹事に向けて、連絡が来た時点別の手順と、そのまま送れる文言をご紹介します。
▶ いま欠席の連絡が来たばかりの方は、連絡が来た時点ごとの早見表へ直接どうぞ。
幹事が処理するのは、店とお金と残った人の3つ
「ごめん」にどう返すかは、実はそれほど迷いません。手が止まるのは、店に何時までに何人と伝えるのか、集めた会費をどう直すのかが決められないからです。
欠席そのものは止められません。幹事の手元に残るのは、店への連絡・お金の直し・残ったメンバーへの共有の3つです。
連絡が来た時点で、最初にやることが変わります
| 連絡が来たのが | いちばん先にやること |
|---|---|
| 当日 | 店に電話して人数を伝える。会費はその場で変えない |
| 前日 | 翌朝の営業開始と同時に電話。何時まで減らせるか聞く |
| 2〜3日前 | 店より先に、代わりに来られる人を当たる |
| 4日以上前 | 補充を当たりつつ、キャンセル料が出る日を店に確認 |
当日と前日は、人数を減らせるかどうかが店の返事しだいです。2日以上あるなら、店に謝る前に埋められる余地があります。
当日に「行けなくなった」が来たら
夕方に「すみません、熱が出てしまって」と来ます。開始まで3時間。まず本人に長い返事を書きたくなりますが、店の電話は営業時間があるので先に済ませます。
- 店に電話して、人数を伝える
- 本人に一言だけ返す
- 残ったメンバーに共有するか決める
- 会費はその場で変えない
店への電話は、減らせるかを聞く形で
当日キャンセルは、コース代がそのままかかるのが一般的です。もう仕込みが終わっているからです。
それでも電話はします。席の配置や飲み放題の人数だけ直してくれる店があります。
急な欠席が出まして、1名減って7名になりそうです。
いま人数の変更は間に合いますでしょうか。難しければ、そのままの人数で伺います。
▶「難しければそのまま伺います」を先に言っておくと、押し問答になりません。店側も、できる範囲だけを答えやすくなります。
本人への返事は、お金の約束をしない
その場で「会費は気にしないで」と言ってしまうと、あとでコース代が満額かかったときに撤回することになります。金額の話は保留にして、体調のほうだけ受け取ります。
お店の分は明日確認して、あらためて連絡するね。
残った人への共有は、必要なときだけ
全員に流す必要はありません。席順や割り勘に関わる少人数の会のときだけ、集合の情報とセットで一言入れます。
集合は19時、◯◯店の2階です。人数が減ったぶんの会費は、こちらで整理してあとで共有します。
会費をその場で値上げしない
会計の列で「今日は1人500円上がります」と説明する時間はありません。財布に現金が足りない人も出ます。幹事が一度まとめて払って、翌日に直したほうが早く終わります。
前日の夜に来たら、翌朝いちばんに電話する
前日のキャンセル連絡は、たいてい店が閉まっている時間に届きます。翌朝、ランチの営業が始まる時間に電話をかけます。
ランチをやっていない店なら、16時から17時ごろが通じます。
予約をネットやLINEで取っていても、変更は電話が確実です。返信を待っている間に締切を越えてしまいます。
1名欠席が出そうなのですが、人数の変更は何時までにご連絡すればよいでしょうか。
会費を先に集めていた場合、返すかどうかは店の返事を聞いてから決めます。本人には「明日お店に確認してから連絡するね」とだけ送っておきます。
2〜3日前なら、店より先に補充を当たる
2日以上あるなら、頭数を埋められる可能性があります。人数が変わらなければ、店への連絡も会費の計算し直しも、まるごと発生しません。
声をかける順番は決まっています。
- 出欠表で🤔だった人。行きたい気持ちはあって、予定が読めなかっただけの人です
- 今回声をかけそびれた人。同じ部署・同じ輪にいて、名簿から漏れていた人がいます
- 欠席する本人。友人同士の会なら「代わりに来られそうな人いる？」が効きます。会社の会では聞きません
もし都合がつけば来ませんか？ 19時から◯◯（△△駅 徒歩3分）、会費5,000円です。
明日の昼までに返事をもらえると助かります。
▶ 期限を書かないと「行けたら行く」で止まります。店に人数を伝える日から逆算して、半日前を締切にします。
🤔で答えた人が誰だったかは、出欠表を開けばそのまま残っています。記憶をたどらずに、声をかける相手を先に決められます。
集めた会費をどう直すか
お金の直し方は、集金がどこまで進んでいるかで変わります。
- まだ集めていない: 人数が確定してから金額を決めます。いちばん楽な状態です
- 当日その場で集める: 予定した金額のまま集めて、差額は翌日に整理します
- 前払いで集め済み: 店の請求額が出るまで、返金するとは言いません
8人で1人5,000円、コース代40,000円の会で、当日に1人欠けたとします。店の請求は8人分のままです。
来た人が1人あたり715円多く払う形になります
来た人に上乗せするのは最後の手段です。先に欠席した本人へ、1人分の5,000円をお願いします。そうすれば残りの7人は予定どおり5,000円で済みます。
キャンセル料の負担をお願いする文
ここがいちばん気を使うところです。取り立てにならないよう、金額と理由を先に出して、逃げ道を残します。
お店の件なのですが、当日キャンセル扱いになってしまい、コース代がそのままかかりました。
恐縮なのですが、1人分の5,000円をご負担いただけると助かります。◯日までに私宛にいただけますでしょうか。
難しければ相談してください。
▶ 案内文で先に伝えていたなら「ご案内していたとおり」を一行足します。伝えていなかった場合は、この文のまま送ります。
立て替えが分かれていたら手計算をやめる
コース代は幹事が、二次会の飲み代はAさんが、帰りのタクシー代はBさんが払っています。
そこへ欠席者からの5,000円が後から入ると、誰が誰にいくら返すのかは手では合わなくなります。
立て替えた人が2人以上いる会は、割り勘アプリのWalicaに入れると精算結果をそのままLINEに貼れます。
集金の方法そのものは飲み会の会費の集め方にまとめています。事前送金にしておくと、当日欠けても金額が動きません。
予約の電話で、あと1分だけ聞いておく
キャンセル料の条件を知っているかどうかで、欠席の連絡が来た夜の動きが変わります。予約の電話の最後に、まとめて聞いておきます。
- キャンセル料は何日前から発生するか（前日から／当日のみ など）
- キャンセル料はいくらか（1人あたり全額か、コース代の一部か）
- 人数の変更は、何日前の何時まで受けてもらえるか
- 予約が成立する最少人数（下回ると個室が使えないことがある）
- 減った分を飲み放題だけ外せるか
- 変更の連絡先と、電話がつながる時間帯
聞いた内容は、そのまま案内文に一行入れます。日程が決まったことを伝えるメッセージに混ぜてしまうのがいちばん漏れません。
お店の都合で、◯月◯日（◯）以降のキャンセルはコース代のご負担をお願いしています。予定が変わりそうなときは、早めに教えてもらえると助かります。
▶ 日程が決まったときの連絡文はこちら: 日程確定の連絡はいつ・誰に・何を書くか
予約のときに聞いていない2つが、あとで効いてきます
店に電話をかける前に手が止まるのは、2つを知らないからです。キャンセル料が何日前から発生するのか。人数の変更をいつまで受けてくれるのか。
予約した日は満席かどうかで頭がいっぱいなので、そこまで聞いていなくても当然です。聞いていなくても、いまからやることは変わりません。電話で一緒に確認します。
出欠の締切は、店のキャンセル期限より前に置く
締切を開催日ぎりぎりに置くと、欠席の連絡が来た時点でもう人数を減らせません。締めたあとに数日残しておけば、増減をそこで吸収できます。
ディットの実測データ（実際に使われた記録）を見ると、最後の回答が入るまで3日以内だった出欠表が約73%でした。締切は3〜4日先が目安になります。
| 最後の回答が入るまで | 割合 |
|---|---|
| 3日以内 | 約73% |
| 7日以内 | 約88% |
ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）
12月12日の飲み会で、店のキャンセル無料が3日前までなら、こう並べます。
| 日付 | やること |
|---|---|
| 12/1 | 出欠表を出す |
| 12/4 | 出欠の締切。この日に人数を数える |
| 12/9 | 店に人数を伝える最終日（無料で変更できる期限） |
| 12/12 | 当日 |
12月4日に締めて12月9日まで、5日間の余裕ができます。この間に来た「やっぱり行けない」は、お金の話をせずに人数を直すだけで終わります。
締切の前日に一度リマインドを送ると、締切後に来る欠席が減ります。送る文は出欠のリマインド文例にまとめています。
なお、ディットは出欠の回答は記録していますが、当日その人が来たかどうかは記録していません。ドタキャンがどのくらいの割合で起きるのかは、このブログでは出せません。
よくある質問
Q. 連絡もなく来なかった人には、どう言えばいい？
当日は追いかけません。会の途中で電話をかけても、幹事が席を外すだけで終わります。
翌日に一度だけ「昨日どうしたのかなと思って。大丈夫でしたか」と送ります。責める言葉を入れると、次の会から来なくなります。
お金の話は、返事を受け取ってから別のメッセージで出します。
Q. キャンセル料を請求してもいいもの？
案内文で先に伝えていれば、実際にかかった金額の範囲でお願いするのは普通のことです。伝えていなかった場合も、金額と理由を出せば通じます。
取り立てのような言い方はしないでください。「難しければ相談してください」を必ず添えます。
Q. 幹事が自腹で埋めたほうが丸く収まる？
おすすめしません。一度やると、次の幹事も同じことを求められます。
会社の会なら、不足した金額と理由を上司に報告して扱いを決めてもらいます。友人同士の会なら、欠席した本人に一度お願いします。
それでも埋まらないぶんだけを、参加した人で分けます。
幹事の仕事を最初から並べたものは飲み会幹事のやることリストにあります。