ブログ忘年会の案内メール・LINE文例10選｜出欠締切まで書ける型
忘年会の日程は決まったのに、案内を送るところで手が止まってしまったことはありませんか？
書き出しをどうするか、締切をどう書くか。考えているうちにあっという間に30分が過ぎてしまいます。
今回は、案内文を書く幹事に向けて、そのまま使える文例を10本ご紹介します。
文例10本｜送る相手から選んでください
| 誰に・いつ送る | 文例 |
|---|---|
| 社内全体への一次案内 | 文例1 |
| 部署内向け | 文例2 |
| 上司・役員も呼ぶ規模 | 文例3 |
| 取引先へ | 文例4 |
| LINEグループ向け | 文例5 |
| 開催前日のリマインド | 文例6 |
| 締切前の再送（未回答者へ） | 文例7 |
| 日程確定後の連絡 | 文例8 |
| 欠席者への配慮 | 文例9 |
| 二次会の案内 | 文例10 |
件名に締切と答え方まで入れておくと、開かなくても「いつまでに・どう答えるか」が伝わります。
忘年会の案内文例10選
宛先・日付・金額を差し替えればそのまま送れます。必要な場面まで飛ばして使ってください。
1. 社内全体への一次案内（候補日提示）
部署をまたいで声をかける段階では、会場を決める前に候補日から出してしまうほうが早く進みます。候補日は多めに、答え方は⭕️🤔✖️で統一します。
お疲れさまです。総務の渡辺です。
今年も忘年会を企画します。候補日を出しましたので、参加できる日に⭕️🤔✖️でお答えください。
▼出欠はこちら（30秒・登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 12/17（木）・12/18（金）・12月21（月） いずれも19:00〜
会場: 調整中（人数確定後にご連絡します）
会費: 5,000円前後を予定
12/4（金）までにご回答ください。候補日が複数◯でも助かります。
渡辺
2. 部署内向けの案内
部署単位なら候補日は2つ程度に絞っても回収しやすくなります。年末は予定が埋まりやすい旨を添えて、早めの回答を促します。
お疲れさまです。幹事の木下です。
今年の営業部忘年会、下記候補日で調整します。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 12/11（金）・12月14（月）19:00〜
会場: 部内で行きつけの居酒屋を予定
会費: 5,000円（当日集金）
12月7（月）までに⭕️🤔✖️でお願いします。年末で予定が埋まりやすいので、早めの回答が助かります。
木下
3. 上司・役員も呼ぶ規模の大きい忘年会
役員や他部署の部長まで声をかける忘年会は、社内向けでも敬語を厚めにします。候補日を早めに提示し、会場は未定のまま先に日程だけ押さえてもらう形にします。
お世話になっております。事務局の松本です。
本年も年末懇親会を下記日程で計画しております。ご多用とは存じますが、ご都合をお聞かせください。
▼ご出欠はこちらから
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 12/16（水）・12/18（金） 18:30〜
会場: 未定（決定後、あらためてご案内いたします）
会費: 6,000円を予定
恐れ入りますが、12/5（土）までにご回答賜れますと幸いです。
松本
4. 取引先への忘年会のご案内
社外向けは出欠表を送りつけず、こちらから候補日時を提示して選んでもらう形にします。
相手に手間をかけないためです。会費の扱いも先に書いておくと、先方が判断しやすくなります。
営業部 佐々木様
お世話になっております。株式会社◯◯の山口です。
本年も大変お世話になりました。年末のご挨拶を兼ねて、お食事の席をご用意できればと存じます。
・12/15（火）18:30〜
・12/17（木）18:30〜
お店はこちらでご用意いたします。ご都合のよい日がございましたらお知らせください。いずれも難しい場合は、佐々木様のご都合のよい日を数日いただけますと幸いです。
恐れ入りますが、12/8（火）ごろまでにご返信いただけますでしょうか。
山口
5. LINEグループ向けカジュアル案内
LINEは長文が読まれません。候補日・会費・締切だけを短く並べ、出欠表のURLを貼ります。
空いてる日に⭕️つけて！
（出欠表のURLを貼る）
・候補: 12/18(金) / 12/19(土) 19時〜
・会費: 5,000円くらい
・12/10(木)までに答えてもらえると助かる🙏
年末で予定埋まるの早いから、早めにお願いします！
6. 開催前日のリマインド
集合時刻・会場・会費をもう一度だけ繰り返します。「知ってるでしょ」と省くと、当日に道に迷う人や現金を用意していない人が出やすくなります。
お疲れさまです。渡辺です。
明日の忘年会のリマインドです。
日時: 12/18（金）19:00〜（21:30ごろ解散予定）
会場: ◯◯（渋谷駅 徒歩5分）
地図: （地図URLを貼る）
会費: 5,000円・当日受付でお集めします
遅れる場合はこのメッセージに返信ください。
渡辺
7. 出欠締切前の再送（未回答者向け）
締切当日、まだ答えていない人にだけ送ります。全員宛てに再送すると、答えた人には二度手間の通知になります。
忘年会の出欠、本日18時で締め切ります。
まだの方は下のURLで⭕️か✖️だけでも押してもらえると助かります。
（出欠表のURLを貼る）
会場の予約人数をこのあと確定させます。迷っている方は🤔でも大丈夫です。
木下
8. 日程確定後の連絡（会場・会費確定版）
締め切ったら、日時・会場・会費・二次会の有無をまとめて確定連絡します。ここまで届いて初めて全員の予定が固まります。
お疲れさまです。渡辺です。
忘年会の日程・会場が確定しましたのでお知らせします。
日時: 12/18（金）19:00〜21:30
会場: ◯◯（渋谷駅 徒歩5分）
地図: （地図URLを貼る）
会費: 5,000円（当日集金・お釣りのないようご協力ください）
二次会: 希望者のみ21:45〜別会場（出欠は後日あらためて確認します）
当日を楽しみにしています。
渡辺
9. 欠席者への配慮を含む一言
年末は帰省・体調・繁忙で欠席が出やすい時期です。欠席連絡そのものを歓迎する一文を入れておくと、無理をして参加を迷わせる時間が減ります。
お疲れさまです。渡辺です。
年末で帰省やご予定が重なる時期のため、欠席のご連絡もまったく問題ありません。
出欠表の✖️だけでも押していただければ大丈夫です。
（出欠表のURLを貼る）
会費は欠席の方はいただきません。無理のない範囲でご参加ください。
渡辺
10. 二次会の案内
二次会は本会と同じ出欠表に混ぜず、別の出欠表で聞きます。本会だけで帰りたい人が回答しやすくなります。
お疲れさまです。渡辺です。
本会お疲れさまでした。この後、希望者で二次会を予定しています。
本会の出欠とは別に、参加できる方は下記からお答えください。
（出欠表のURLを貼る）
日時: 21:45〜（1時間程度）
会場: 本会と同じビル内のカラオケを予定
会費: 2,000円程度
本日中に⭕️🤔✖️でお願いします。
渡辺
12月の案内はなぜ決まりにくいか
12月は忘年会以外の予定も重なる月です。取引先の忘年会、家族の予定、他部署の会。
- 取引先の忘年会・他部署の会と候補日がぶつかる
- 決算・棚卸・年末進行で、参加できるかの判断そのものが後ろ倒しになる
だから案内は早めに出し、締切をはっきり書くことが効きます。
忘年会は他の飲み会より、出欠表に回答する人が多い会でもあります。
人数が増えるほど、案内文の書き方で返事の集まり方が変わります。
案内文で外せない項目｜締切の書き方が要
忘年会の案内は、丁寧な文章より「その場で答えられる状態」になっているかどうかで反応が変わります。次の6つが揃っているかを、送る前に確認してください。
- 候補日: 複数提示。12月は埋まりやすいので3つ以上が目安
- 会場: 未定なら「人数確定後にご連絡します」の一言を入れておく
- 会費: 通常の飲み会より高めになりやすいので早めに金額目安を書く
- 出欠締切: 日付だけでなく「⭕️🤔✖️のどれかで回答可」と答え方まで書く
- 二次会の有無: 本会と別出欠にするなら、その旨も一言添える
- 幹事の連絡先: 質問や遅刻連絡の宛先
差がつくのは締切の書き方です。「12/5までにご回答ください」だけだと後回しにされます。
「会場の予約があるため」と理由を添えると、催促っぽくならずに期限を置けます。
件名テンプレ
件名だけで「何を・いつまでに答えればいいか」が伝われば、本文を開かなくても行動してもらえます。
- 候補日を集める段階: 【12/4(金)まで回答】忘年会 候補日のご案内
- 会場確定後の本案内: 【確定】忘年会は12/18（金）です
- 締切直前のリマインド: 【本日締切】忘年会の出欠、まだの方へ
会費は早めに知らせる
忘年会の会費は、通常の飲み会より高めの4,000〜6,000円程度が目安です。
実際に割り勘の記録が残った忘年会では、1人あたりの負担額は半数の会が6,900円以下でした。
この金額は年々上がっていて、3年で約2割の伸びです。会場のグレードが上がりやすい時期でもあります。
だから一次案内では、確定額でなくてかまいません。「◯◯円程度」とだけ書いておけば、参加するかどうかは決められます。
送るタイミングの早見表
| タイミング | やること |
|---|---|
| 3〜4週間前 | 候補日を複数出して出欠表を共有（12月は予定が埋まりやすいので早めに） |
| 2週間前 | 会場確定・本案内の送付 |
| 開催5日前が目安 | 出欠締切・未回答者へのリマインド |
| 前日 | 集合時間・会場・会費のリマインド |
| 当日〜翌日 | 会費精算・二次会の別出欠 |
忘年会以外の飲み会全般の案内文例は飲み会の案内メール文例8選にまとめています。社内飲み会・歓迎会・送別会・取引先接待など、通年で使える型を探している人はあわせてどうぞ。忘年会幹事の他の業務まで含めた全体像は忘年会幹事のやることリスト完全版で確認できます。年明けの新年会向けの案内文例は新年会の案内文例11選にまとめています。
よくある質問
Q. 忘年会の案内はいつ送ればいい？
候補日を出す一次案内は3〜4週間前、会場が決まったあとの本案内は1〜2週間前が目安です。
12月は他の予定も埋まりやすいので、早いほど選択肢が残ります。
Q. 忘年会の案内メールに必ず書くことは？
候補日・会場・会費・出欠締切・幹事の連絡先、そして二次会の有無です。
会費は通常の飲み会より高くなりやすいので、確定していなくても「◯◯円程度」と幅で書いておきます。
Q. 出欠の締切はどう書けば返信が集まりやすい？
日付だけでなく「⭕️🤔✖️のどれかで回答可」と答え方まで書きます。
回答が付いた出欠表の9割近くで、最初の回答が作成から1時間以内に入っています。だから出欠表は、作ったその日のうちに共有してください。
Q. 忘年会で欠席者が出た場合、案内文でどう配慮すればいい？
年末は帰省・体調・繁忙で欠席が出やすい前提を書き、欠席の連絡自体を歓迎する一文を添えます。
「ご都合がつかない場合もお気軽にお知らせください」の一行があるだけで、返事が来やすくなります。