幹事の引き継ぎで渡すもの｜コピペで使える引き継ぎシートと文例3本

公開: 2026-08-24

「今年の忘年会の幹事、◯◯さんね」と急に引き継がされて、何を聞けばいいのか困ったことはありませんか？

前の幹事に聞こうにも、店の名前も会費もその人の頭の中にあって、どこから聞けばいいか難しいところですよね。

今回は、幹事を渡す側と受け取る側の両方に向けて、コピペで使える引き継ぎシートと文例3本をご紹介します。

立場別｜どこから読むか

引き継ぎで消えるのは、紙に残っていないほう

引き継ぎで渡されるのは、たいてい店の名前と会費の2つです。当日、席に着いてから隣の人に「◯◯さん、えびだめだよ」と言われて、そこで初めて知ることになります。

前の幹事の頭の中にしか残っていないのは、だいたいこのあたりです。

• 去年の店の、よかった点と次は避けたい点
• 誰が何を食べられないか（アレルギー・宗教上の理由・体質）
• 席を離したほうがいい組み合わせ
• 毎年ぶつかる社内の予定（決算・棚卸・他部署の恒例行事）
• 会費の集め方の慣習と、お釣り用にいくら用意したか
• 日程を決める前に、一声かけておく相手

どれも聞かれなければ言わない情報です。渡す側が不親切なのではなく、思い出すきっかけがないだけなので、こちらから項目の形で渡します。

コピペ用: 幹事の引き継ぎシート

そのままコピーして、埋められるところだけ埋めてください。空欄が残っても構いません。埋まった項目の数だけ、次の人が決め直す手間が減ります。

食べられないものや席の配慮は、本人が全員に話しているとは限りません。シートは後任1人に直接渡して、共有フォルダには置かないでください。

人数は「前回の実績」で書く

会の種類が違うだけで、規模はまるで変わります。ディットの実測データ（実際に使われた記録）では、出欠表1件あたりの回答者数の平均はこうなっていました。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）。これは出欠表に回答した人の数であって、当日の参加人数ではありません。

「飲み会の幹事をお願い」とだけ引き継ぐと、次の人は会の規模の見当がつきません。

だからシートには、前回に実際に参加した人数と、店に伝えた予約人数を書きます。店を探すときに使えるのは、この2つだけです。

渡す側｜会が終わったその日に、5行だけメモする

引き継ぎは後任が決まってから始めるもの、と思いがちです。でも料理が遅かったことも、お釣りをいくら用意したかも、3ヶ月経つと出てきません。

その日のうちに書く5行

スマホのメモに5行です。レシートを撮っておけば金額を思い出す必要がないので、書くのは2分で終わります。

後任が決まったら、時点を切って渡す

「分からなかったら聞いて」だけだと、後任は何が分からないかも分からないので聞けません。「日程を配る前に」と時点を切ると、連絡する口実になります。

参加者にも交代を知らせる

知らせないと、会費の質問も日程の相談も前の幹事に届き続けます。後任の知らないところで話が進んで、店が二重に決まることもあります。

受け取る側｜前任者に聞くことを1通にまとめる

引き継いだ直後は、何を聞けばいいか自体が分かりません。小分けに何度も聞くのは気が重いので、最初の1通で全部聞いてしまいます。

▶ 前任者へ、最初に送る1通です。そのままコピーして使えます。

5つに絞るのは、答える側の手間を軽くするためです。項目が20個並んでいると、返信は後回しになります。

前任者がもう社内にいないとき

退職や異動で聞けないことはよくあります。その場合は、人ではなく記録が残っている3ヶ所から拾います。

• 店: 「昨年12月に◯◯（会社名）で予約が入っているはずです」と電話で聞けば、人数とコースが分かることがあります
• 経理・総務: 会社の補助が出ていれば、申請の記録に金額と人数が残っています
• 去年の参加者2〜3人: 「去年いくら払いましたか」「食べられないものがある人はいましたか」の2問だけ聞きます

全部そろわなくて構いません。店と金額の2つさえ埋まれば、あとは今年の分として自分で決め直せます。

日程を配る前に、上司に1回通す

候補日を配ったあとで「その週は棚卸だぞ」と言われると、配り直しになります。聞くのは1行で足ります。

「今年の◯◯の幹事を引き継ぎました。12月の第2週で考えていますが、部の予定で外したほうがいい週はありますか」

出欠表の作り方は毎年同じ。そこだけ型にして渡す

毎年変わるのは店と日付と人数だけで、出欠表の作り方は変わりません。手順として渡してしまえば、次の人が一から考え直さずに済みます。

この5行は忘年会でも歓迎会でも同じです。会ごとの段取りは飲み会幹事のやることリスト、年末なら忘年会幹事のやることリスト完全版を一緒に渡してください。

前回の出欠表のURLが残っていれば、回答した人が並びます。手元の名簿と照らせば、声をかけ忘れている人を絞り込めます。

1年分の流れも一緒に渡す

次の人が同じ年に別の会も持つなら、山場の月ごと渡すと親切です。忘年会の店を探し始める月と、歓送迎会の準備を始める月は幹事の年間スケジュールにまとめています。

集金の方法は会ごとにもめやすいところです。会費の集め方も添えておけば、後任が集め方から決め直さずに済みます。

よくある質問

Q. 幹事の引き継ぎは口頭だけで済ませてもいい？

5分の口頭は価値があります。店の雰囲気や、上司がどのくらい飲む人かは文字にしにくいからです。

ただし電話番号・金額・名前の3つだけは、必ず文字で渡してください。口頭で真っ先に消えるのがこの3つです。

Q. 幹事を2人で分担する場合、引き継ぎはどう渡す？

分けるなら「日程と店」「お金と当日の進行」で割ると重なりません。会費の集金だけを別の人が持つ形が、いちばんもめにくい割り方です。

ただし参加者の名簿と、食べられないものの一覧は2人とも持ってください。片方しか知らないと、店に伝える人と席を決める人が食い違います。

Q. 今年から始める会で、引き継ぐ前例が何もない場合は？

1回目が終わった日に、自分が前任者の側に回ると考えてください。空欄のシートを渡すより、1回分だけ埋まったシートのほうがずっと役に立ちます。

その日に書くのは、店名と担当者名、1人あたりの実額、次は避けたい点の3つで十分です。