幹事の年間スケジュール｜12ヶ月の調整カレンダー【実測】

公開: 2026-08-16

忘年会が終わったと思ったら新年会、歓迎会の店を探しているうちに夏の予定、と追われていませんか？

幹事の仕事は1年に均等には来ません。特定の月に、いくつもの会が重なって押し寄せてきます。

今回は、来年の幹事の予定を先に立てておきたい人に向けて、12ヶ月の山場と月ごとの動き方をご紹介します。

12ヶ月の早見表｜動く調整と、着手する月

「その月に開催されるもの」と「その月に手を付けるもの」は別です。着手の列だけ拾って自分のカレンダーに転記すると、1年分の幹事の予定表になります。

どの月に、何が集中しているか

各月に作られた出欠表のうち、そのカテゴリが占める割合です。その月に幹事の手を取っているイベントの構成比だと考えてください。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）。各月に作られた出欠表に占める割合で、件数ではありません。複数年を合算した構成比のため、特定の年の傾向とは差が出ます。ほかの項目は日程調整の実測レポートにまとめています。

忘年会は10月に立ち上がり、11月に跳ねる

11月の約24%という数字は、他のどの月のどのカテゴリよりも大きい値です。

忘年会は1年で最も季節性が鋭いカテゴリです。9月まではほぼゼロで、10月に立ち上がり、11月に跳ねます。

裏を返せば、9月中に開催週を決めて店に問い合わせておけば、出欠表が一斉に作られる11月より前に動けます。

新年会は12月のうちに動き出している

12月は忘年会と新年会がほぼ同じ割合です。忘年会を締めてから新年会に取りかかるのではなく、両方が並行して動いています。

新年会の出欠表は12月と1月で8割以上。忘年会の最中に、次の会の候補日まで出している幹事がいる形です。

歓送迎会は3〜4月、キャンプ・BBQは5月と9月の二山

歓送迎会は3月と4月に固まります。忘年会ほど鋭くはなく、2月から立ち上がって5月に落ちる山です。

異動の内示が出る前から準備が始まっているぶん、立ち上がりが早いのが特徴です。

キャンプ・BBQは1つの山ではありません。5月と9月の二山で、真夏の7〜8月はむしろ落ちます。

イベントによって人数も候補日数も変わる

同じ「幹事」でも、平均回答者数はカテゴリごとに違います。ディットの実測データでは、平均回答者数と平均候補日数は次のとおりでした。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）

人数が多いカテゴリほど候補日が多い、という並びにはなっていません。

大人数の会は開催できる週が先に絞られていて、幹事が候補日を減らしてから配っているためだと考えられます。

ただし候補日を絞る方向は、成立のしやすさとは逆を向きます。回答する人が多い会ほど、全員の⭕️がそろう日は見つけにくくなるからです。

1月｜新年会の本番。候補日の約4分の1は2月にはみ出す

1月に作られた出欠表の約12%が新年会で、この月で最も大きいカテゴリです。下の通り、新年会は1月に収まりきらず、候補日の約23%は2月に置かれています。

1月の中では中旬から下旬に寄ります。正月三が日を含む第1週が最も少なく、実質的なピークは第3週と第4週です。

1月から動き始めるなら、仕事始めの週のうちに候補日を配ります。

「新年会の候補日を出しました。◯日までに⭕️🤔✖️で答えてください。埋まった時点で店を押さえます」

1月にもう1つ動かすのは、3〜4月の歓送迎会の店です。人数が読めない段階でも、週と時間だけ決めて仮押さえはできます。

2月｜山がない月。春と夏の仕込みに使う

2月は突出したカテゴリがない月です。ここで何も入れないと、3月の歓送迎会と夏のイベントが同時に降ってきます。

夏やゴールデンウィークに同窓会を考えているなら、動き出すのはこの時期です。名簿を集めて会場を押さえるまでに時間がかかるので、準備期間は半年ほど見ておきます。

手順は同窓会幹事のやることリストにまとめています。

2月にやるのは日程調整ではなく、一緒に動く人を確保することです。候補日を出すのは、メンバーが揃ってからで間に合います。

「8月に同窓会をやろうと思っています。名簿と会場を手伝ってくれる人を3人集めたいので、心当たりがあれば教えてください」

3月｜歓送迎会が立ち上がる。内示を待つと遅い

3月は4月と並ぶピークです。内示が出てから店を探すと、同じ日を狙う会社が一斉に動いたあとになります。

3月上旬の時点で、送別と歓迎をまとめて1回でやるのか、2回に分けるのかだけ先に決めます。

店には人数を確定させずに問い合わせて構いません。確定時期を先に聞いておけば、内示が出てから調整できます。

「3月第4週の金曜、18時から15名前後で押さえられますか。人数の確定は1週間前で大丈夫でしょうか」

歓送迎会は平均回答者数が約10.3人と全カテゴリで最大です。候補日は、実測の平均に近い9個前後を目安に並べます。

4月｜歓送迎会の後半戦と新歓が重なる

4月も歓送迎会のピークです。3月の送別と4月の歓迎で、同じ幹事が2回連続で回すことになりがちな時期です。

案内文をゼロから書き直さず、日付と主役の名前だけ差し替えられる型を持っておくと消耗しません。

件名から締切までの型は歓迎会の案内メール・LINE文例集にあります。

新しく入った人には、回答の仕方まで書き添えます。この一文があるかどうかで、初回の回答の集まり方が変わります。

「候補日に⭕️🤔✖️を付けるだけです。名前を入れて送信すれば完了で、返信は要りません」

飲み会全般の段取りをまとめて確認したいときは飲み会幹事のやることリストから辿ってください。

5月｜BBQの一山目。梅雨前の週末を取り合う

5月はキャンプ・BBQが約5%です。6月に約2%へ落ちる前の駆け込みで、梅雨に入る前の晴れた週末を取り合います。晴れる週末の数は読めないので、候補日は3週分に散らします。

屋外のイベントで先に決めておくのは、雨が降ったときに誰がいつ判断するかです。候補日を配る段階で書いておけば、当日の朝に電話が鳴りません。

「雨天中止の判断は前日20時に私から連絡します。中止の場合は同じ日に室内で切り替えます」

持ち物と役割分担はBBQ幹事のやることリストにまとめています。

6月｜動きが薄い月。夏の旅行はここで出す

6月は歓送迎会が約4%、旅行が約3%、キャンプ・BBQが約2%で、どれも山ではありません。2月と並んで、掲載カテゴリの構成比が低い月です。

夏休みの旅行を考えているなら、候補日を出すのはこの時期です。

旅行は回答する人がいちばん少ないカテゴリです。全員の⭕️が揃いやすい代わりに、話が出たまま誰も候補日を出さずに流れます。

盛り上がった当日のうちに、並べてしまうのが確実です。

7月｜旅行の調整が増える。お盆前に締める

7月は旅行が約4%、歓送迎会が約4%です。この月の調整はお盆をまたぐかどうかで難易度が変わります。帰省の予定は本人も確定していないことが多く、候補日に入れると🤔が並びます。

お盆の週を候補に入れるなら、一言添えます。答えを保留したまま回答してもらえます。

「お盆の週も候補に入れています。帰省の予定が読めない人は🤔で構いません。⭕️が3人以上付いた日だけ残します」

8月｜掲載カテゴリの構成比が低い月。9月と年末の仕込みをする

8月は旅行が約1%、キャンプ・BBQが約2%、歓送迎会が約3%です。掲載しているカテゴリでは、構成比が最も低い月になります。

ここで効くのは、忘年会の店の下調べです。忘年会の出欠表は10月から立ち上がるので、8月に問い合わせる幹事はまだ多くありません。

大人数の個室や貸切を考えているなら、この時期に空き状況と予約の開始時期だけ聞いておきます。

9月｜キャンプ・BBQが年間最大の約9%

9月はキャンプ・BBQの年間最大の月です。ただし秋雨と台風が重なる時期でもあるので、天候リスクは織り込んでおきます。

キャンプ場の予約は日程が決まらないと取れず、日程は人数が決まらないと決まりません。

この循環を止めるには、先に幹事が2〜3の週末を決めて、そこから候補日を配る順番にします。

装備と持ち物の分担はBBQ幹事のやることリストの考え方がそのまま使えます。

同じ9月に、忘年会の開催週も決めておきます。第2週と第3週のどちらにするかだけ決めておけば、人数を確定させないまま店に空きを聞けます。

10月｜忘年会が1〜9月のゼロから約7%に跳ねる

10月は、9月までゼロだった忘年会が立ち上がる月です。ただし11月と比べれば3分の1以下で、出欠表が一斉に作られるのはこれからです。

店に聞くなら、忘年会の話が多数派になる前のこの月です。

10月にやるのは、候補日を配ることと、店の仮押さえです。人数が確定していなくても電話はできます。

仮押さえの返事をもらってから出欠表を配ると、候補日が店の空きと矛盾しません。日程と店を同時に動かす順番は忘年会幹事のやることリスト完全版に手順で書いています。

11月｜出欠表の約4分の1が忘年会。忘年会の構成比が最も高い月

11月は忘年会が最も多い月です。10月に候補日を配っていれば、この月は日の確定と依頼だけ。配っていなければ、候補日集めと店探しと依頼が同じ2週間に入ります。

この月にやる依頼は2つです。

• 店への人数確定の連絡
• 当日の挨拶の依頼（口頭で流すと当日に伝わっていないので、名前と場面を書いて個別に送る）

「忘年会は12月◯日、◯◯で決まりました。乾杯の挨拶を1〜2分でお願いできますでしょうか。開始の5分後にお呼びします」

忘年会は平均候補日数が約10.9個と、カテゴリの中でも多めです。参加者にとっては答える手間が増えるので、締切を短く区切って一度に答えてもらいます。

12月｜忘年会と新年会が同時に走る

12月は、忘年会の当日を迎えながら新年会の候補日を出す月です。作られた出欠表は忘年会が約15%、新年会が約14%で、ほぼ同じ量が並んで動きます。

忘年会の確定連絡を送るときに、新年会の候補日も一緒に配ると連絡が1回で済みます。

「忘年会は◯日で確定しました。あわせて新年会の候補日も出しておきます。1月中旬から下旬で組む予定です」

年末年始をまたぐ段取りは新年会幹事のやることリストにまとめています。

コピペ用: 年間の逆算チェックリスト

年に1回、年始に決めておく4つ

どのイベントも同じ順番で回す（開催日から逆算）

この9行は、忘年会でもBBQでも同じです。変わるのは起点となる開催日と、店を押さえる早さだけです。

締切後に未回答者が残ったとき・⭕️が割れたときの決め方

出欠表に並ぶのは回答した人だけです。締切を過ぎても足りないと感じたら、手元の名簿と照らして、まだ答えていない人を絞り込みます。

全体への再送はせず、その人にだけ個別に聞きます。それでも返らなければ、店への人数連絡の前日で締めてください。

⭕️が割れたら、最多の日を採用します。同数で並んだら、主賓・上司・遠方から来る人など外せない人に⭕️が付いている日を優先します。

🤔は⭕️として数えず、同数のときの判断材料として使う程度にとどめます。

よくある質問

Q. イベントの規模によって候補日の数は変えるべき？

変えたほうがよいのですが、実測の並びは人数に比例していません。10人以上の出欠表は、5〜9人より候補日数が少ない傾向にあります。

人数が多い会ほど全員の⭕️がそろう日は見つけにくいので、候補日は絞りすぎないほうが安全です。10人前後なら9個前後を下限に考えてください。

▶ 全期間・回答が付いた出欠表のみ・1,200件以上

Q. 出欠の締切は共有から何日後に置けばいい？

3〜4日ほどが目安です。参加者が自分の予定を確認して選ぶのに、これくらいが現実的です。

最初の反応は早く、回答が付いた出欠表の9割近くで、最初の回答が作成から1時間以内に入っています。出欠表は作ったその日のうちに共有してください。

▶ 全期間・回答が付いた出欠表のみ・1,200件以上

Q. 年度初めに1年分の日程をまとめて決められる？

月と枠までは決められますが、日付までは決められません。参加者は3ヶ月先の予定に⭕️を付けられないので、早すぎる出欠表は🤔ばかりになります。

年初に決めるのは「歓迎会は4月の第2週」のような週単位の枠と、店を早く押さえる必要があるイベントの印だけ。候補日を並べた出欠表は開催の1ヶ月前で十分です。

Q. 幹事を次の人に引き継ぐとき、何を渡せばいい？

前回の出欠表のURL、店の名前と電話番号と担当者名、参加人数と会費の実額、挨拶を頼んだ人の名前。この4点です。

特に会費は「5,000円のはずが延長で5,400円かかった」という差額まで残すと、次の幹事が決め直さずに済みます。

そのまま埋められる引き継ぎシートは幹事の引き継ぎで渡すものに置いてあります。