新歓幹事のやること｜新入生の予定が読めないので日程は複数回に分ける

公開: 2026-11-09

新歓の日を新入生に聞いても、答えが返ってこなくて困っていませんか？

入学したばかりの新入生は、履修もバイトも4月の予定が固まっていません。新歓コンパの日をいつがいいかと聞かれても、答えようがありません。

新歓の幹事は、日を1つに決めず、2〜3回に分けて出欠を取ります。新入生が「出られる回」を選べるようにするためです。

新歓幹事の仕事は5段階。いまどこにいますか

全部を今日やる必要はありません。回の日がもう決まっているなら、その行から読んでください。

詰まりやすいのは2段階目です。新入生の予定が読めないので、日を1つに決めようとして止まります。

先に決める: 大学のルールとお酒の扱い

まだ何も動いていないなら、まずこの3つだけ済ませます。回を決めたあとで「その期間は勧誘できません」と学生課に言われると、案内を出し直すことになります。

大学によっては、新歓の期間や場所、飲酒の扱いをサークル向けの通知で決めています。去年の先輩から引き継いだ資料が古いこともあるので、今年の通知を確かめてください。

新入生の多くは20歳未満。お酒の扱いを先に決める

2022年4月から、成年年齢は18歳になりました。ただし飲酒は、いまも20歳になるまで禁止です。

新入生には、お酒を飲める人と飲めない人が同じ席に座ります。だから案内に「お酒は飲まなくて大丈夫です。ソフトドリンクだけで参加できます」と先に書いておきます。

店にも、20歳未満の人がいることを予約のときに伝えます。一気飲みや、飲むことの強要はしません。

新入生は予定が読めない。だから候補を「回」にする

2〜3回の日を並べ、出られる回すべてに⭕️をつけてもらいます。出られない回は✖️、迷う回は🤔です。1回だけ選ぶ形ではないので、答える側の手間が減ります。

1. 回の日を、候補日として全部入れる（回ごとに別の出欠表は作りません）
2. できたURLをコピーする
3. 新入生のLINEグループに貼る

ディットなら、答える側は登録もアプリも要りません。

回は曜日と時間帯をずらす

回の案は、同じ曜日の同じ時間に固めません。新入生の「出られない理由」は人によって違うからです。

新入生はほかのサークルの新歓にも顔を出します。回を分けておけば、重なった日の人も別の日に来られます。

集計は、日ではなく回ごとの人数で読む

ディットの集計表では、⭕️がいちばん多い日に「有力候補」の印がつきます。複数回開く新歓では、その1日に絞りません。

回ごとに、⭕️の人数で読みます。🤔には、迷っている人のほか、その回に何もつけずに送った人も入ります（回答の初期値が🤔のため）。

⭕️が店の最少人数（予約の条件）を下回る回は、ほかの回にまとめます。決めるのは、店の人数変更の期限までです。

出欠表はいつ送るか

作った出欠表は、その日のうちに新入生へ送ります。いちばん早い回の1週間前までに、1通目を出し終えます。

日程の例です。入学式の翌週の平日夜に第1回、翌々週に第2回・第3回を置くなら、1通目は入学式の週のうちに送ります。

締切は、店に人数を伝える日から逆算する

締切は、回ごとに置きます。その回の店の人数変更の期限から逆算します。出欠表を作る前に、候補の店へ電話して、人数の変更を何日前まで受け付けるかを聞いておきます。

たとえば店が3日前まで人数を変えられるなら、その回の締切は4日前の夜です。

店も期限も回ごとに違うので、案内には回ごとに「第1回は◯月◯日（◯）の夜まで」と、日付と時間で書きます。

締める前に、返事が来ていない新入生には個別に聞く

ディットの実測データでは、約4分の1の出欠表で、作成から4日目以降にも回答が入っていました。新歓に限らない、出欠表全体の数字です。

締める前に、新入生の名簿と回答一覧を照らします。まだの人には個別に聞いてから締めます。

名簿は、説明会で連絡先を教えてくれた人や、新入生用のLINEグループのメンバーが元になります。

最後の回答までの数字は、ディットの実測データ（全期間・テスト除外済み・回答が2人以上付き、作成から30日以上たった出欠表850件以上）で確認しました。

個別の一声は、こう書くと答えやすくなります。

新歓の案内文はこの形で送る

案内文は、出欠表のURLと一緒に1通目で送ります。

各回の前日か1週間前には、日時と場所だけ書いた2通目を送ります。

1通目に書くのは、回の日、場所、会費、出欠の答え方、締切、お酒の扱いです。日付は自分の回に置き換えて使ってください。

LINEで出欠を集める手順はLINEで出欠確認をする方法にまとめています。

店は回ごとに予約する。人数は⭕️で取る

回ごとに店を取ります。席は、⭕️の新入生と先輩で取ります。🤔の人は数に入れず、その回に来られるか個別に聞きます。

新入生は、直前に増えたり減ったりします。予約のときに、人数の変更は何日前までか、キャンセル料はいつから発生するかを店に聞いておきます。

先輩の出欠も、同じ出欠表で取ります。新入生が一人で座らないように、先輩の席も数に入れます。

会費は、新入生を安くして先輩が多めに出す形もある

新歓は、新入生の会費を安くして、先輩が多めに出すやり方があります。たとえば新入生6人・先輩6人で、1人3,000円のコースなら、こうなります。

先輩の額は、新入生の額を先に決めて、残りを先輩の人数で割ります。

集金は、当日の受付でまとめて行います。会費の決め方は飲み会幹事のやることリストに、店の選び方まで書いています。

当日: 新入生を一人にしない

当日の幹事は、始まる前の席づくりと、終わる前の次回の案内に動きます。途中は新入生が端で一人になっていないかだけ見て、あとは食べて大丈夫です。

• 席は先に決めておきます。新入生と先輩を交互に座らせ、新入生が端で固まらないようにします
• 最初の飲み物は、全員に聞きます。お酒を頼まない人が目立たないようにします
• 終わる時刻を、始めに伝えます。帰りの電車が心配な人が、先に帰りやすくなります
• 終わる前に、次の回の日を伝えます。今日来られなかった人にも案内すると言い添えます

終わったあと: 来た人を記録して、次の回を案内する

複数回開く新歓では、誰がどの回に来たかを幹事が持っていないと、次の案内を誰に送るか分からなくなります。

出欠表の「出られると答えた回」を名簿に写し、終わるたびに「実際に来た回」を埋めます。答えた回と来た回は、ずれることがあります。

「実際に来た回」が空いている人には、次の回を個別に案内します。1回来た人にも、次の回の案内を送ります。

来なかった理由は聞かなくて大丈夫です。「次はこの日です」とだけ送れば足ります。

コピペ用: 新歓幹事チェックリスト

新歓と違う会は、飲み会幹事のやることや歓送迎会の幹事を見てください。