歓送迎会幹事のやることリスト完全版｜合同開催の進行表つき

公開: 2026-08-31

「送別会と歓迎会をまとめて歓送迎会にしよう」と幹事を任されて、何から手をつければいいのか困ったことはありませんか？

送別会と歓迎会を同時に進めるとなると、挨拶の順番も店選びも二重に考える必要があって、余計に難しく感じますよね。

今回は、歓送迎会の幹事を任された人に向けて、日程調整から挨拶・お礼までの段取りを時系列でまとめました。

歓送迎会幹事の全体像。いまどの段階にいますか

やることは、日程 → 店・案内 → 当日 → お礼・精算の順に並んでいます。もう日程が決まっているなら、その行から読んでください。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた歓送迎会の出欠表のみ）。3〜4月の異動シーズンと同じくらい、6〜7月にも歓送迎会の出欠表が作られています。人事異動が秋にある職場でも、同じ時系列の進め方がそのまま使えます。

2〜3週間前: 日程を決める

候補日を作る前に、確認しておくことが4つあります。

• 参加者の範囲（部署内だけか、他部署・役員まで呼ぶか）→ 上司に確認
• 退職する人の最終出社日 → 本人に確認
• 会社の慣例（会費の相場・恒例の店）→ 前回の幹事に確認
• おおまかな予算 → 上司に確認

「送別会と歓迎会、日程どうする？」と聞かれても、対象になる人が2人以上いると、それぞれの都合を別々に聞きたくなります。

順番はこうです。先に退職する人に来られない日を聞き、それを外した候補日で出欠表を1つ作り、全員に⭕️🤔✖️で答えてもらいます。出欠表は1回で十分です。

ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）では、歓送迎会の出欠表に集まる回答者は平均で約10.3人。全カテゴリでいちばん多い人数です。

人数が多いぶん、候補日を絞りすぎると全員の予定が合う日が残りません。候補日は多めに出しておくと安全です。

• 回答が10人を超える出欠表は約37%。10人を超えそうなら大人数の日程調整のコツも確認を
• 歓送迎会は、最後の回答が入るまでが他の会より長くなる傾向。締切後も数日は個別に声をかける余地を見ておく

出欠表は作った日のうちに共有してください。作成から1時間以内に最初の回答が入る出欠表が約86%。作ってすぐ送ると、反応も早く返ってきます。

送別会だけ、歓迎会だけを単独で開く場合の候補日の出し方は、送別会の日程調整と歓迎会の日程調整にそれぞれ詳しくまとめました。

日程が決まったら、⭕️の人だけでなく🤔・✖️だった人にも確定を知らせます。そのまま使える文例は日程確定連絡の文例集にまとめました。

1〜2週間前: 店を予約して案内を出す

日程が決まると、次に聞かれるのは「お店どうする？」です。合同開催は人数が読みにくいぶん、個室か貸切を優先して探すと当日の席で困りません。

会費は1人4,000〜8,000円が目安です。迷ったら「一般4,500円・主役2人は無料・上司は+1,000円ほど多め」から始めて、前回の幹事に慣例を聞いて直します。

案内に入れるのは、この4点と一言です。

• 日時・店名（地図リンク）・会費・出欠の締切
• 「◯◯さんの送別と△△さんの歓迎を兼ねた会です」の一言。これだけで参加者の混乱を防げます

歓迎会だけの案内文例は歓迎会の案内メール文例、送別会だけの案内文例は送別会の案内メール文例にまとめました。

退職する人へのプレゼントや花束は、店の予約と同じタイミングで決めておくと当日慌てません。相場や選び方は送別会のプレゼント相場に詳しくまとめました。

合同開催で主役が2人いるとき

送別会と歓迎会を一度にやると、挨拶の数が単純に2倍になります。同じ時間配分で進めると、歓談の時間がほとんど残りません。

日程は退職する人を優先して決めます。異動する人は前後に融通が利くことが多い一方、退職する人は最終出社日が動かせないからです。

2時間開催の想定です。挨拶が1本増えたら、歓談を10分削って前に詰めてください。

挨拶を頼む順番と、それぞれに何分渡すかは送別会の挨拶順番に一覧でまとめました。合同開催のときの割り振り方もそちらで扱っています。

前日・当日: リマインドから会計まで

前日にやることは3つです。ここを済ませておけば、当日は座って待っているだけになります。

• 日時・店名・地図リンクをもう一度送ります
• 人数が動いていないか確認し、動いていたら店に連絡します
• 挨拶を頼む人に、当日の流れと持ち時間を伝えておきます

そのまま使えるリマインド文面はリマインドメールの文例集にまとめました。

当日、幹事が働くのは最初と最後の15分だけです。

• 開始15〜30分前に店へ入り、受付と会計の準備をします
• プレゼント・花束は司会が渡すタイミングの近くに置いておきます
• 会計は中締めの前に済ませます。出口で財布を開く時間がいちばんグダつきます

翌日〜: お礼連絡とプレゼントの精算

お礼の連絡は翌営業日の午前中が目安です。日をおくほど「あの会、良かったですね」の温度が下がります。

プレゼント代や花束代を立て替えたら、集めた額・使った額・余りを一言で共有すれば会計報告は十分です。

歓送迎会の幹事は年に何度も回ってきます。次の担当者のために、店リストや進行表を残しておくと引き継ぎが楽になります。作り方は幹事の引き継ぎにまとめました。

コピペ用: 歓送迎会幹事チェックリスト

あわせて読みたい歓送迎会の記事

それぞれの工程をもっと詳しく知りたいときは、こちらにまとめてあります。

よくある質問

Q. 送別会と歓迎会、別々にやったほうがいい場合は？

対象者どうしに接点がない場合や、参加人数が20人を超えて会場が確保しづらい場合は分けたほうが動きやすくなります。挨拶の数もその分減らせます。

Q. 合同開催の会費はどう分ける？

単独開催と同じ金額で一律にするのが一般的です。主賓にあたる退職者と新任者は会費を免除し、その分を上司や先輩が多めに負担する会もよく見られます。

Q. 歓迎する側の新任者にもプレゼントを用意する？

花束や記念品は通常不要です。歓迎会側は自己紹介の時間と一言挨拶の場を用意すれば十分で、プレゼントは送別側だけに絞るのが一般的です。

Q. 幹事1人で回せない人数の目安は？

参加者が20人を超えるあたりから、日程調整と当日の受付・会計を1人で回すのは難しくなります。候補日を絞る係と連絡係で分担するのがおすすめです。