ブログ新年会の日程調整、候補日の約75%は1月に集中【実測】
新年会は年が明けてから動き出して、1月の予定がもう埋まっていた、ということはありませんか？
新年会の出欠表は、年内に作り始める幹事と年明けに作り始める幹事でほぼ半々。動き出しは年内が有利です。
今回は、日程をこれから決める幹事に向けて、年末年始をまたいで回答を集める方法をご紹介します。
新年会は「松の内」を過ぎてから、が伝統的なマナー
松の内を過ぎてから開くのが伝統的なマナーとされています。関東は1月7日まで、関西は1月15日まで。
明けたあとは「あけましておめでとうございます」という挨拶も使いません。この期間に入れると、正月行事と日程が重なります。
新年会の候補日は1月に集中しますが、1月だけには収まっていません。4個に1個は2月に置かれています。
松の内明けを待つと、そのぶん候補日が2月へずれ込むためです。
実際に幹事が動き出す時期は12月〜1月に集中
「開催の1〜1.5ヶ月前から動くとよい」という目安をよく見かけます。実際の動き出しはこうなっています。
10月・11月に動く幹事はごく一部で、残りは年末年始の2ヶ月に集中しています。
年内にすでに動いている幹事も多く、12月のうちに出欠表を作っておけば年末年始をまたぐ前に候補日を集め終えられます。
1月の中でどの週に集中するか
1月に絞って候補日を週別に見ると、はっきり山ができます。
第3週と第4週を合わせると約54%です。1月の新年会は中旬から下旬に集中しています。松の内にあたる第1週は最も少なく、この期間に開こうとする幹事はもともと少数派です。
新年会ならではの規模・候補日数
忘年会と比べると、新年会は回答する人が多いのに候補日が少ないという形になります。
新年会の平均回答者は約7.6人（忘年会は約6.8人）、平均候補日数は約8.9個（忘年会は約10.9個）。出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）
候補日を出せる期間が短いのが理由です。忘年会は12月に入ればいつでも候補になりますが、新年会は松の内明けから2月中旬までの1ヶ月半ほどに収まります。
回答する人が多い会ほど、全員の⭕️が重なる日は見つけにくくなります。
「候補日は3〜4日ほど」という目安を見かけますが、目安より多めに出すほうが重なりやすくなります。
動き出しから開催までの逆算スケジュール
役職者やキーパーソンの予定は、出欠表を作る前に個別で聞いておきます。
候補の幅だけ伝えて、日にちは固定しないのがコツです。
「1月中旬から下旬のどこかで考えています。都合が悪い日があれば教えてください」くらいで十分です。
| 開催週 | 出欠表を共有 | 締切 | 会場予約 |
|---|---|---|---|
| 第2週（8〜14日） | 12月中 | 共有から3〜4日後 | 1月上旬までに仮予約 |
| 第3週（15〜21日） | 12月〜1月上旬 | 共有から3〜4日後 | 1月中旬まで |
| 第4週（22〜28日） | 1月上旬 | 共有から3〜4日後 | 1月中旬〜下旬 |
| 2月にずれ込む場合 | 1月中 | 共有から3〜4日後 | 開催日の1ヶ月前を目安に |
最初の反応はとても早く入ります。回答が付いた出欠表の9割近くで、最初の回答が作成から1時間以内に入っていました。
だから出欠表は作ったその日のうちに共有します。締切は共有から3〜4日後で十分です。
作った曜日で最初の反応の早さは変わらないので、いつ作っても構いません。
締切を過ぎても未回答の人がいたら、全員に再送せず、その人にだけ声をかけてください。返事がなければ、会場へ人数を連絡する前日で見切りをつけます。
- ⭕️が割れたら、最多の⭕️が付いた日を基本にする
- 同数なら、上司や主賓など外せない人の⭕️がある日を優先する
🤔は⭕️には数えず、同数のときの判断材料として使います。
全体の流れは新年会幹事のやることリスト、飲み会に共通する基本動作は飲み会幹事のやることリスト、ツールの比較は日程調整ツールの比較へ。
コピペ用: 新年会の日程調整チェックリスト
- 役職者・キーパーソンに「1月中旬〜下旬でこの日は空いてますか」と個別に聞く
- 本命の週を1月第3週・第4週から選ぶ（迷ったら第3週）
- 松の内（関東1/7・関西1/15）より前の日は候補に入れない
- 候補日を8〜9個ほど並べる（3〜4個だと1人の予定で全滅しやすい）
- 出欠表を作ってURLを共有する（登録不要・無料）
- 締切を「◯月◯日まで」と本文に書く（共有から3〜4日後で十分）
- 締切後の未回答者は招待リストと照らして絞り込み、その人にだけ個別に聞く
- 最多の⭕️が付いた日で会場に問い合わせる（同数なら外せない人の⭕️がある日を優先）
- 日と会場が決まったら、同じ出欠表にもう一度共有する
- 開催後2〜3日以内に会費を精算する
よくある質問
Q. 新年会の日程調整はいつから始めればいい？
12月から1月にかけてです。新年会の出欠表は、この2ヶ月に8割以上が集中しています。
12月のうちに作っておけば、年末年始をまたぐ前に候補日を出し終えられます。
Q. 松の内が明けたらすぐ新年会をしていい？
日程だけで見れば問題ありません。
ただし1月第1週（松の内）の候補日は1割ほどで、いちばん少ない週です。中旬に入ってから探すほうが候補日を出しやすくなります。
Q. 新年会の候補日は何日くらい出せばいい？
目安として3〜4日と紹介されますが、実際の新年会では9個ほど並んでいます。
新年会は候補にできる期間が短いぶん、目安より多めに出すほうが全員の予定と重なります。
Q. 忘年会と新年会で日程調整のやり方は変わる？
手順は同じですが、前提の数字が違います。新年会は回答する人が多いのに候補日が少ないという形です。
回答する人が多い会ほど、全員の⭕️が重なる日は見つけにくくなります。候補日は多めに出しておくと安心です。