ブログ日程調整の候補日は何個？3〜5個と実測9.6個の使い分け
忘年会の出欠表を作ろうとして、候補日を何個並べるか迷ったことはありませんか？
調べると「3〜5個」と出てきますが、それで全員の空いている日が重なるのか不安なところです。
今回は、出欠表を作る直前で手が止まっている幹事に向けて、候補日の決め方と並べ方をご紹介します。
目次
候補日を5個出したのに、全員⭕️の日がゼロ
候補日を5つ並べて送ったのに、全員に⭕️が付いた日が1つもありません。5人ほどの会でも、これはふつうに起きます。
1人でも✖️を付けた日は、その時点で候補から消えます。5人がそれぞれ別の日に用事を持っていれば、それだけで5個は埋まります。
そこから「もう一度候補を出し直します」と送ることになります。2週目に入るころには、店の空きも減ってしまいます。
「3〜5個」が正しい場面と、足りない場面
取引先に日程を送るときは、たしかに3〜5個で足ります。相手にカレンダーを開かせて、たくさんの中から選ばせるのは手間をかけすぎだからです。
幹事の日程調整は、これとは別ものです。相手が1人なら、こちらが出した候補のどれかに合わせてもらえます。
でも8人に聞くときは、1日ごとに8人ぶんの予定を通過しないと⭕️が残りません。全員の空きが重なる日を探す作業だからです。
| いまの場面 | 候補日の目安 |
|---|---|
| 取引先・面接など、相手に選んでもらう | 3〜5個 |
| 社内の飲み会・部の忘年会など、全員の重なりを探す | 8個前後から |
上の行に当てはまる人は、ここから先は読まなくて大丈夫です。送る文面は日程調整メールの文例にあります。
幹事の日程調整なら、候補日は8個前後から
では実際、何個並んでいるのか。ディットの実測データ（実際に使われた記録）では、1つの出欠表の候補日は平均9.6個でした。
マナー記事の目安の倍以上です。多めに並べている幹事は、少数派ではありません。
いちばん多いのは、15個以上を並べている出欠表でした。ただし1〜2個から15個以上まで、割合はどの段もほぼ同じです。
迷ったら8個前後から始めてください。2週間ぶんのカレンダーを開いて、平日と土日を混ぜて選びます。
「8個前後」は経験則です。ディットでは候補日を増やしたり減らしたりした結果までは記録していないので、数を変えると決まりやすくなる、とまでは言えません。
候補日を増やしても、答える人数は変わっていない
たくさん出せば、そのぶん答えてもらいやすい気がします。実測を見ると、そう単純でもありませんでした。
| 候補日の数 | 答えた人数 |
|---|---|
| 1〜2個 | 4.2人 |
| 3〜4個 | 4.2人 |
| 5〜6個 | 4.8人 |
| 7〜9個 | 4.8人 |
| 10〜14個 | 4.8人 |
| 15個以上 | 4.7人 |
出欠表1件あたりの平均回答者数。出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）
答えた人数は、どの段でも4人台です。候補日の数と答えた人数のあいだに、はっきりした関係は見えません。
「増やせば集まる」も「絞れば決まる」も、この記録からは言えないということです。数をいくつにするかで悩む時間は、短くて構いません。
決め手になるのは、カレンダー上で候補にできる日が何日あるかと、会の種類のほうです。
会の種類で、出す数はこれだけ違う
会の名前が変わると、幹事が並べる数も変わります。ディットの記録では、種類ごとにはっきり差が出ました。
| 会の種類 | 候補日 | 答えた人数 |
|---|---|---|
| ランチ・食事 | 約15個 | 約4.2人 |
| 会議・打ち合わせ | 約14個 | 約4.8人 |
| 忘年会 | 約11個 | 約6.8人 |
| 飲み会 | 約10個 | 約3.4人 |
| 歓送迎会 | 約9個 | 約10.3人 |
| 旅行 | 約9個 | 約2.2人 |
| 新年会 | 約8.9個 | 約7.6人 |
| 全体 | 約9.6個 | 約4.6人 |
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）。会の種類は出欠表の名前から分類しています。ほかの項目は実測レポートにまとめています。
いちばん多いのはランチ・食事で約15個です。
旅行は約9個で、いちばん少ない部類です。
自分の会がどちらに近いかで決めます。平日の夜がまるごと使えるなら多めに、連休しか使えないなら少なめで足ります。
コピペで使える、候補日の並べ方
並べ方でつまずくのは、来週の月から金までをそのまま出したときです。出張が1本入っている人には、全部✖️になってしまいます。
数だけでなく、どこに散らすかで⭕️の残り方が変わります。並べるときの型はこれだけです。
- 2週間ぶんの中から選ぶ（1週間に寄せない）
- 平日を3〜4日、土日を2〜3日入れる
- 同じ曜日を続けて出さない（毎週水曜が習い事、はよくあります）
- 平日は19時開始、土日は昼と夜を分けて出す
- 締切は3〜4日後。「11月13日（金）の夜まで」と日付で書く
- 確定する日と、店を押さえる期限を先に伝えておく
締切を3〜4日後にするのは、実測と重なるからです。最後の回答が入るまでは、3日以内で収まる出欠表が多数でした。
ディットの実測データでは、最後の回答が入るまでが3日以内の出欠表が約73%、7日以内が約88%（全期間・回答が2人以上・作成から30日以上たったもの・テスト除外済み）。
送るときの文（そのまま使えます）
候補日は8つあります。行けそうな日は全部⭕️にしてもらえると助かります。
微妙な日は🤔、無理な日は✖️でOKです。
👉(出欠表のURL)
締切は11月13日（金）の夜まで。翌日に1日を確定して、お店を押さえます。
▶ なぜこう書くか: 「行ける日を全部⭕️に」を入れるのが要点です。1つだけ選ぶものだと思われると、全員の重なりが見えなくなります。
候補日をいくつまで置けるかは、使う道具によって違います。上限や使い勝手は日程調整ツールの比較にまとめてあります。
出しすぎたときの畳み方
勢いで20個並べてしまい、回答を見たら⭕️があちこちに散っています。ここで最初から作り直す必要はありません。
やることは3つだけです。誰が、いつ動くかまで決めておくと止まりません。
- 締切の翌朝、幹事が⭕️の多い順に3日だけ選ぶ（同数なら店を取りやすい日を残す）
- その日のうちに、残した3日を全体へ1回だけ送る（下の文をそのまま使えます）
- その日の夜に1日を確定して、翌朝に店へ電話する
⭕️が多かった3日に絞りました。
12/4（金）・12/11（金）・12/18（金）です。
どうしても難しい日がある人だけ、今日中に教えてください。
連絡がなければ12/11（金）で確定して、お店を押さえます。
▶ なぜこう書くか: 「連絡がなければ確定します」まで書くのが要点です。返事がない状態を「異議なし」と決めておかないと、また待つ側に戻ります。
10人を超える会の候補日
人数が増えるほど候補日も増やしたくなりますが、実測ではそうなっていません。答えた人が10人以上の出欠表では、候補日が平均7.6個でした。
5〜9人の出欠表は約12.3個なので、そこよりは少ない形です。ただし人数に沿ってきれいに減るわけではありません。
| 回答した人 | 候補日の平均 |
|---|---|
| 2〜4人 | 約11.3個 |
| 5〜9人 | 約12.3個 |
| 10人以上 | 約7.6個 |
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）
つまり人数から候補日の数は決まりません。10人を超えるなら、日付を増やすより先に曜日と時間帯を固定するほうが早く進みます。
大人数の集め方は大人数の日程調整にまとめてあります。
よくある質問
Q. 候補日は最低何個あればいいですか？
相手が1人なら3個で足ります。5人以上の会なら8個前後から並べてください。
ディットの実測データでは、1つの出欠表に並んだ候補日は平均9.6個でした。
1週間に寄せず、2週間ぶんの中から選びます。出張や連休が1本入るだけで、その週はまとめて消えるからです。
Q. 候補日が多すぎると嫌がられませんか？
⭕️🤔✖️で答える形なら、候補が増えても指を動かす回数が増えるだけです。実測でも、候補日の数と答えた人数に関係は見えませんでした。
ただし20個を超えると画面のスクロールが長くなります。その場合は週で区切って、2回に分けて聞きます。
Q. 候補日はあとから追加してもいいですか？
追加は1回までにします。追加したら、すでに答えた人へ「◯日を足しました」と一言送ってください。
ディットの出欠表は回答した人が並ぶので、手元の名簿と照らせば、追加した日に答えていない人を絞り込めます。
Q. 全員が⭕️の日が1つもなかったら？
⭕️と🤔を合わせていちばん多い日を選び、🤔の人だけに「この日、なんとかなりそうですか」と個別で聞きます。
それでも埋まらないときは、日付ではなく時間帯を変えます。19時開始を20時開始にするだけで通る人がいます。