日程調整の回答が集まらない｜何日目かで決める催促の順番と文例

公開: 2026-08-24

飲み会の日程調整でURLを貼ったのに、2日たっても回答が3人のまま。そんな経験はありませんか？

催促すると急かしているようで気が引けますし、放っておくと店の予約が間に合わなくなってしまいます。

今回は、回答が止まって動けなくなった幹事に向けて、催促の前にやることと、そのまま使える声かけの文をご紹介します。

送った直後に何件か来て、そこで止まります

「金曜までにお願いします」と書いてURLを貼ると、その日のうちに3人か4人が答えてくれます。ところが翌日はゼロ。表の並びは前の日のままです。

ここで「自分の書き方が悪かったのかな」と考え始めます。でも、止まっているのが書き方のせいとは限りません。動く前に、作ってから何日たったかを数えてください。

まず「作ってから何日目か」を数えます

催促の文面を探す前に、カレンダーを見てください。何日目かで、やることは変わります。

名指しで急かすのは、いちばん最後です。先に順番を確かめておくと、送らなくていいメッセージが減ります。

締切を3〜4日先に置いているなら、2〜3日目がちょうど締切前日です。全体への声かけはそこで1回。締切当日に残っている人へ個別、の順にします。

全体への声かけは1回だけと決めてください。2回目を全体に流すと、もう答えた人にも通知が飛びます。残っている人には、全体ではなく個別に聞きます。

言い回しを増やしたいときはリマインドの文例集もどうぞ。

催促する前に、この3つを確かめます

ここを飛ばして催促を送ると、あとで「そのURL、開けなかった」と言われます。同じ説明をもう一度することになります。

1. URLがちゃんと届いているか

多いのは2つです。グループを間違えて貼っているか、別の話題に流れて見えなくなっているか。まずは同じメッセージを貼り直します。

2. 何を押せばいいか分かるか

URLだけを貼ると、開いた人は名前の入力欄で手が止まります。答え方を一言そえるだけで、その場で押してもらえます。

3. 締切が書いてあるか

「なるべく早めに」は締切ではありません。日付と時刻まで書くと、その日のうちに答える人が出てきます。

そのまま送れる声かけの文（LINE・メール・Slack）

日付とURLだけ差し替えて、そのまま送ってください。

2〜3日目に、全体へ1回（LINE）

締切の当日に、残っている人へ個別（LINE）

個別のときは、出欠表に入れてもらわなくても大丈夫です。「17日ならOK」と返信でもらえれば、それで足ります。

社内メールで送るとき

Slackやチャットで送るとき

締切のあとに、決まった日を流す

断り方や欠席の返し方まで含めた雛形は日程調整の文例50選にあります。

最初の1件は速い。最後の1件までは日数がかかります

ディットの実測データ（実際に使われた記録）では、最初の反応がとても速く出ています。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外済み）。数えているのは、その出欠表に入った1件目の回答までの時間です。

だから、作ってから半日たって1件も来ていないなら、待つ問題ではありません。URLが別の話題に流れたか、そもそも違うグループに貼っている可能性があります。

速いのは最初の1件だけです。最後の1件が入るまでは、日をまたぎます。

出典: ディットの実測データ（全期間・テスト除外済み）。回答が2人以上ついて、作成から30日以上たった出欠表800件以上で数えています。

最初の反応が速くても、最後の1件までは日数がかかります。3日以内に最後の回答が入る表が約73%です。

残り4件に1件は、4日目以降にも動きます。つまり、2日目で止まって見えるのは失敗ではありません。まだ途中です。

出欠表は、作ったその日のうちに共有してください。翌日に回すと、いちばん反応が集まる時間をまるごと捨ててしまいます。

締切が来ても埋まらないときの畳み方

締切の日になっても、まだ何人か残っています。ここで待っていると、今度は店のほうが埋まってしまいます。

1. 締切より前に、決め方を宣言しておきます。「木曜21時の時点で⭕️が多い日にします」と最初のメッセージに入れておくと、締切後の連絡が一言で済みます
2. 残っている人を絞り込みます。回答した人が並ぶので、手元の名簿と照らせば、まだの人が見つかります
3. いちばん⭕️が多い日で確定して、1回だけ流します。「あとから参加も受けます」と添えると、遅れた人も戻ってこられます

まだ答えていない人を、欠席として数えないでください。席は少し多めに押さえておいて、確定の連絡が回ってから足し引きするほうが穏当です。

当日までの段取りをまとめて確認したいときは飲み会幹事のやることリストへ。

次に作るときは、止まりにくくします

同じ人たちに何度も声をかけるより、最初の作り方を変えるほうが早く終わります。

• 締切は3〜4日先にします。最後の1件が入るまでは、約88%が7日以内。3〜4日はその手前にあり、店の予約にも間に合う長さです
• 作ったその日のうちに共有します。反応がいちばん集まるのは、作った直後の1時間だからです
• 最初のメッセージに決め方を書きます。「締切の時点で⭕️が多い日にします」の一文があると、催促そのものが減ります

候補日の数は、増やしても減らしても、回答した人数に大きな差は見えませんでした。何個にするかは候補日は何個がいいかへ。

よくある質問

Q. 催促は何回までしていいですか？

全体に1回、そのあと残っている人に個別で1回。合わせて2回までにします。それでも動かないなら、メッセージを重ねるより直接聞いたほうが早いです。

Q. 締切を延ばしてもいいですか？

延ばすなら1回だけにして、新しい日付と時刻をはっきり書きます。ただし、延ばすほど答える理由は薄くなります。

いまの⭕️で決めて「あとから参加も受けます」と添えるほうが、たいてい早く終わります。

Q. 上司や取引先にも同じ文で送っていいですか？

同じ文は使いません。件名に「再送」と締切を入れて、本文は「ご回答のお願い」の形にします。

「ご回答済みの方は読み飛ばしてください」の一文を足すと、角が立ちません。

Q. 誰がまだ答えていないか、アプリで分かりますか？

ディットには、招待した人のリストがありません。回答した人が並ぶので、手元の名簿と照らせば、まだの人を絞り込めます。

人数が多いときは、先に名簿を用意しておくと速く終わります。