ブログ日程調整の文例50選｜社外・社内・LINEまで完全版
打ち合わせの打診、飲み会の案内、催促のひとこと。書くたびに手が止まっていませんか？
毎回ゼロから考えるより、近い文面を探して差し替えるほうが速く終わります。
今回は、日程調整や出欠確認のメールを書く人に向けて、7シーン50本の文例をご紹介します。
日付の欄は、具体的な日付を書くと曜日がズレたまま送ってしまいがちです。そこで多くを「［日付］（［曜日］）」という穴埋めにしてあります。
埋めるときは、自分のカレンダーで曜日を確認してから使ってください。
文例をいつ・どう送るか（実測データから）
ディットの実測データでは、下の通り最初の反応はとても早いです。だから出欠表やメールは、作ったその日のうちに共有してください。
寝かせた日数は、そのまま回答が始まる遅れになります。
締切までの日数は、店の予約期限や参加者が予定を確認するのにかかる日数から逆算して決めます。
| 指標 | 実測値 | 文例への反映 |
|---|---|---|
| 平日に作成された出欠表の初回答速度 | 約86% | 作った曜日で最初の反応の早さは変わらない |
| 土日に作成された出欠表の初回答速度 | 約85% | |
| 回答者数1〜4人の出欠表 | 約67% | 最も多い規模。この層で実際に使われている候補日数は平均約9個 |
| 回答者数10人以上の出欠表 | 約10% | この層で実際に使われている候補日数は平均約7.5個。回答する人が多い会ほど、全員の⭕️が重なる日は見つけにくくなる傾向がある |
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・1,200件以上）。候補日数は、出欠表として実際に登録された数の実測値です。
メールの文例で候補日を3〜4つとしているのは、相手が一目で選べる数に絞るためです。3人以上で出欠表を使う場合は⭕️🤔✖️を押すだけなので、候補日を多く並べても回答の負担は増えません。上記の実測どおり8〜9個程度まで出しても運用上の問題はなく、人数が多い会では絞り込む幹事が多いようです。
文例に共通する6つの原則
50本の文例に共通する書き方のコツを先にまとめました。各文例の解説は、この原則をふまえたうえで、その文例だけに当てはまる注意点に絞っています。
- 候補は複数出す — 日時なら3〜4つ以上、あるいは期間で範囲を区切って相手に選んでもらいます。全滅したときの代替導線（逆提案する／週の希望を聞き直すなど）も同じ本文に添えておくと、もう一往復のメールが減ります。
- 返信期限は理由とセットで書く — 「会議室の確保」「店の予約」「先方への回答期限」など、幹事の都合ではなく外側の都合を一言添えると、催促でも急かしている印象になりません。日付だけでなく時刻まで書くと、当日の夕方に届いて手遅れ、が減ります。
- 確定・変更の連絡は箇条書きにする — 日時・場所・会費・当日連絡先など、当日その場で見返される情報は■などで区切って並べます。変更の連絡は「変更前」「変更後」を並べ、変わらない点を先に言い切ってください。
- 回答方法を先に指定する — ⭕️🤔✖️や「可・不可」など、どう答えればいいかを本文の早い段階で示します。「全部✖️でも」「全部ダメでもOK」のように、答えづらい回答も歓迎する一言を添えると、相手は返事を書きやすくなります。
- 返信なしの扱いを先に宣言する — 「返信がなければ全日程参加可能として扱う」のように、締切後の扱いを案内の時点で書いておけば、未回答者を待たずに確定できます。宣言した以上、確定後の申し出では日程を動かさないのが原則です。
- 誰が未回答かは、回答した人の一覧と手元の名簿を照らして絞り込む — ディットの出欠表に表示されるのは回答した人だけなので、未回答者は消去法で特定します。全体に再送するのではなく、その人にだけ個別に聞くほうが動きます。
【社外】打診・候補日提示・日程変更の文例（例文1〜10）
社外向けは宛名と結びを削らず、候補日は複数出して相手が選ぶだけの状態を作るのが基本です。
メールの型をもっと詳しく知りたい場合は日程調整メールの例文12選、採用面接に特化した文例は面接の日程調整メール完全ガイドにまとめています。メール以外のツールも含めて比較したい場合は日程調整ツールおすすめ5選もあわせてどうぞ。
例文1｜アポ打診（こちらから候補日を4つ出す）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
先日ご相談いただいた［案件名］の件で、お打ち合わせのお時間を［所要時間］ほど頂戴できますでしょうか。
勝手ながら、こちらの候補日時をお送りいたします。
・［候補日1］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日2］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日3］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日4］（［曜日］）［時間帯］
※上記の枠内で［所要時間］、開始時刻はご指定ください
いずれもご都合が合わない場合は、［氏名］様のご都合のよい日時を2〜3ついただけますと幸いです。
場所は弊社会議室のほか、オンラインでも対応いたします。
会議室確保の都合上、お手数ですが［返信期限日］（［曜日］）までにご返信いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
株式会社［ ］ ［部署名］ ［自分の氏名］
TEL: ［電話番号］ / Mail: ［メールアドレス］
▶ なぜこう書くか: 候補は4つ、時間帯にも幅を持たせるのがこの文例のポイントです。2〜3つに絞ると、全滅したときにもう一往復メールを書く羽目になります。
例文2｜アポ打診（相手に候補日を出してもらう）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
［案件名］の件でお打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。
［期間開始日］（［曜日］）〜［期間終了日］（［曜日］）のあいだで、ご都合のよい日時を3つほどお知らせいただけますでしょうか。
所要時間は［所要時間］、オンライン・貴社訪問のどちらでも対応いたします。
弊社からは［参加者名］も同席いたします。
いただいた候補で調整のうえ、［返信期限日］（［曜日］）までに確定のご連絡をいたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 「ご都合いかがでしょうか」だけでは、相手にスケジュール帳を丸ごと開かせる依頼になります。期間・所要時間・欲しい候補の個数の3点を書けば、相手は予定表を見るだけで返信できます。個数を書かないと候補が1つしか返ってこず、それが埋まっていればもう一往復です。
例文3｜候補日への返信（提示された候補から選ぶ）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
日程のご提示をいただき、ありがとうございます。
ご提示の候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。
［確定日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
場所はオンラインを希望いたします。URLはご手配いただけますと助かります。
弊社からは［自分の氏名］と［同席者名］の2名で伺います。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 選んだ日時は「2番目の候補で」と書かず、日付・曜日・開始終了時刻をフルで書き戻します。番号で返すと、相手のメールの並び順の数え間違いがそのまま当日のすれ違いになります。件名の「Re:」は消さないでください。相手のスレッドから外れて埋もれます。
例文4｜社外向け出欠確認（セミナー・説明会・研修のご案内）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
下記のとおり［セミナー名／説明会名／研修名］を開催いたします。ご多用のところ恐れ入りますが、ご出欠を［回答期限日］（［曜日］）までにご返信にてお知らせいただけますでしょうか。
■日時：［開催日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
■会場：［会場名／オンライン開催の場合は別途URLをご案内］
■対象：［対象者］
■内容：［内容概要］
ご都合により［氏名］様がご欠席の場合は、代理の方のご出席も承ります。その際はお名前とご所属を添えてご返信ください。
欠席される場合は、資料の郵送要否についてもあわせてお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
株式会社［ ］ ［部署名］ ［自分の氏名］
TEL: ［電話番号］ / Mail: ［メールアドレス］
▶ なぜこう書くか: 出欠確認は「出席・欠席のどちらを求めているか」を早い段階で言い切ります。代理出席の可否と、欠席時に何を伝えてほしいか（資料要否など）まで案内に含めておくと、欠席側の返信でもう一往復が発生しません。
例文5｜出欠確認への返信（出席する場合）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
ご案内いただきました［セミナー名／説明会名／研修名］について、出席にてお願いいたします。
当日は［自分の氏名］［同席者名がいれば併記］で伺います。
事前にご準備いただくものがございましたら、お知らせください。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 出席の返信は、出欠の別を最初の一文で言い切り、参加人数（同席者の有無）まで書きます。「よろしくお願いします」だけで終える返信は、主催側に人数の再確認をさせてしまいます。
例文6｜出欠確認への返信（欠席・代理出席する場合）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
ご案内いただきました［セミナー名／説明会名／研修名］について、あいにく別件の予定が重なっており欠席とさせていただきます。
代理として［代理出席者の役職・氏名］が出席いたしますので、よろしくお願いいたします。
資料は当日配布分を［代理出席者名］宛にお渡しいただけますと幸いです。
ご案内いただいたにもかかわらず申し訳ございません。今後ともよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 欠席の返信でも、代理出席者の名前は本文に書ききってください。「代理を立てます」とだけ書くと、主催側は当日の受付名簿を作り直す前にもう一度確認のメールを送ることになります。
例文7｜日程変更のお願い（自分都合・お詫びと代案をセットで）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
［元の予定日］（［曜日］）［開始時刻］〜にお約束をいただいておりますお打ち合わせについて、
弊社都合で恐縮ですが、日程を変更させていただけないでしょうか。
当日［変更理由：緊急対応が入り／出張が重なり など］、時間の確保が難しくなりました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
改めて、下記の日時でご都合はいかがでしょうか。
・［代案日1］（［曜日］）［時間帯］
・［代案日2］（［曜日］）［時間帯］
・［代案日3］（［曜日］）［時間帯］
・［代案日4］（［曜日］）［時間帯］
上記で合う日時がない場合は、［氏名］様のご都合のよい日時をお知らせください。可能な限り合わせます。
なお、当初お送りしていた会議室・オンラインのご招待は、こちらで取り消しいたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: リスケの連絡は、お詫び・理由（一行）・代案・元の予約の後始末の4点で完結させます。件名に元の予定日を入れておくと、相手はどの予定の話かすぐ分かり、カレンダーの修正もその場で終わります。
例文8｜日程変更の依頼への返信（相手の代案から選ぶ）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
ご連絡ありがとうございます。日程の変更、承知いたしました。
お気になさらないでください。
いただいた候補のうち、下記でお願いいたします。
［確定日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
場所・形式は当初のとおり［オンライン／貴社訪問］で承知しております。
［共有予定の資料］は［資料送付日］（［曜日］）までにお送りいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 返信の一行目に「承知いたしました」と「お気になさらないでください」を置きます。相手は謝ったまま返事を待っているので、最初の1行で気持ちの部分を終わらせる。そのうえで、資料の送付期限のように元の日程に紐づいていた締切を新しい日付で引き直しておくと、当日「資料まだですか」が起きません。
例文9｜日程確定の連絡（日時・場所・議題・参加者を箇条書きで）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
お打ち合わせの日程が確定しましたので、ご案内いたします。
■ 日時：［確定日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］（［所要時間］）
■ 場所：［会場名／オンライン］
［住所・入館方法／会議URL］
■ 議題：
1. ［議題1］
2. ［議題2］
3. ［議題3］
■ ご参加者：
貴社：［役職］［氏名］様、［役職］［氏名］様
弊社：［自分の氏名］、［同席者名］
■ 事前共有：［資料名］を［資料送付日］（［曜日］）までにお送りします
別途カレンダーの招待をお送りしております。ご確認ください。
変更がございましたら［電話番号］までご連絡ください。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 入館方法とオンラインURLは、この一通に必ず載せてください。「前のメールに書いてあります」は、当日エントランスで詰まる原因になります。
例文10｜前日リマインド（社外向け・要件だけ）
［部署名］［役職］［氏名］様
お世話になっております。株式会社［ ］の［自分の氏名］です。
明日のお打ち合わせについて、念のためご確認です。
・日時：［確定日］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
・場所：［会場名／会議URL］
・当日連絡先：［電話番号］（［自分の氏名］）
［事前共有資料名］を添付いたしますので、お時間があればご覧ください。
本メールへのご返信は不要です。
お会いできるのを楽しみにしております。
▶ なぜこう書くか: 「ご返信は不要です」を添えると、相手の受信箱に新しいタスクを増やさずに済みます。前日に送るのは、当日朝ではリスケが利かないためです。
【社内】会議設定・複数部署・上長調整の文例（例文11〜18）
社内向けは挨拶を削り、件名に期限と用件を入れて要件から始めます。
返信の扱い（返信なしは出席扱い、など）を先に宣言しておくと、未回答の人を待って確定できない事態を避けられます。
例文11｜部署内の定例会議（候補日の可否を募る）
お疲れさまです。［氏名］です。
［対象月］度の［会議名］（［所要時間］）の日程を決めます。
下記の候補すべてに「可」「不可」を付けて返信してください。
・［候補日1］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日2］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日3］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日4］（［曜日］）［時間帯］
締切: ［締切日］（［曜日］）［時刻］
確定日時は［連絡日］（［曜日］）に、このスレッドで連絡します。
▶ なぜこう書くか: 「参加できる日を教えてください」だけでは、都合のいい日を1つ書いた返信しか来ず、残りの候補が判定できません。全候補に可否を付けてもらう指定まで入れて、はじめて集計できる返信になります。
例文12｜部署内の定例会議（返信なしは全日程OK扱い）
お疲れさまです。［氏名］です。
［会議名］（［所要時間］）を下記のいずれかで開催します。
参加できない日時がある方だけ、［締切日］（［曜日］）［時刻］までに返信してください。
・［候補日1］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日2］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日3］（［曜日］）［時間帯］
締切までに返信がない場合は、全日程参加可能として確定します。
確定後の変更依頼は受けられませんので、その点だけご了承ください。
▶ なぜこう書くか: この文例のポイントは「返信なし＝全日程OK」の宣言です。締切後に「その日は無理でした」と言われても、日程は動かさないでください。
例文13｜複数部署をまたぐ会議（各部署の代表に候補を募る）
［部署名B］［氏名］様
［部署名C］［氏名］様
お疲れさまです。［部署名］の［氏名］です。
［案件名］の合同MTG（［所要時間］・［開催形式］）を設定します。
お手数ですが、各部署内で取りまとめのうえ、下記2点を［締切日］（［曜日］）までに返信いただけますでしょうか。
①出席予定者のお名前
②下記候補のうち、部署として出席できない日時
・［候補日1］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日2］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日3］（［曜日］）［時間帯］
・［候補日4］（［曜日］）［時間帯］
全候補が難しい場合は、［期間］内で出席可能な時間帯をご提示ください。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 部署をまたぐときは、個人を全員宛先に入れず、部署ごとに1人へ集約を頼むほうが速く終わります。宛先が3人なら返信も3通で済み、誰の返事が足りないかが一目で分かります。
例文14｜複数部署の候補が出揃わないときの再依頼
［部署名C］［氏名］様
（［部署名A］様、ご返信ありがとうございました）
お疲れさまです。［部署名］の［氏名］です。
標題の件、現在2部署のご回答をお待ちしています。
会議室の押さえと［関係者］への案内が［期限日］（［曜日］）までに必要なため、
［新締切日］（［曜日］）［時刻］までにご返信をお願いできますでしょうか。
取りまとめが間に合わない場合は、下記いずれかでも構いません。
・「［候補日1］以外なら出席可」など、大まかな可否だけ
・ご担当者を変更してのご返信
上記時刻までにご返信がない場合は、いただいている回答のみで［候補日1］（［曜日］）に仮確定し、改めてご連絡します。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 催促には、締切が動かせない理由と新しい締切時刻を並べて書きます。そのうえで、社内が揃わず返信できない側のために、簡略な返し方を2つ示しておくと動きやすくなります。
例文15｜上長に都合を伺う（自分から候補を出す）
お疲れさまです。［氏名］です。
［案件名］の［相談内容］について、［所要時間］ほどお時間をいただけますでしょうか。
私の空き状況は下記のとおりです。
・［候補日1］（［曜日］）［時刻］以降
・［候補日2］（［曜日］）終日
・［候補日3］（［曜日］）午前
・［候補日4］（［曜日］）［時刻］以降
上記以外でも調整いたしますので、ご都合のよい日時をご指定ください。
当日は［資料名］を事前に共有します。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 目上でも候補は自分から出し、相手の作業を「選ぶだけ」にします。件名に相談内容と所要時間を入れておくと、その場で判断してもらえます。
例文16｜上長に都合を伺う（候補を出してもらう・急ぎ）
お疲れさまです。［氏名］です。
［案件名］について、［期限日］（［曜日］）までに［提出先］へ回答が必要なため、
それまでに［所要時間］お時間をいただけますでしょうか。
［今日から期限日まで］の間で、ご都合のよい時間帯をご指定ください。
私は現時点で［候補日1］（［曜日］）午後を除き調整可能です。
お時間が取れない場合は、下記のいずれかでも進められます。
・確認事項をまとめた資料をお送りし、メールでご回答いただく
・［役職］［氏名］に代理でご確認いただく
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 件名に期限日と用件を入れておけば、本文を開く前に優先順位を判断してもらえます。自分側のNGを1行添えると往復が1回減ります。会わずに済ませる代案まで出しておけば、予定が埋まっている相手でも止まりません。
例文17｜議事の確定連絡
お疲れさまです。［部署名］の［氏名］です。
［案件名］MTGの日時が下記で確定しました。カレンダー招待を別途お送りします。
■日時: ［確定日］（［曜日］）［時間帯］（［所要時間］）
■場所: ［会議室名］／オンライン併用
■URL: ［会議URL］
■出席者: ［部署名A］［氏名］様、［部署名B］［氏名］様、［部署名C］［氏名］様、当方［氏名］
■議題:
1. ［議題1］（［所要時間］）
2. ［議題2］（［所要時間］）
3. ［議題3］（［所要時間］）
■事前準備: ［資料名］を［前日］（［曜日］）までに共有します。当日までにご確認ください。
ご不明点があれば［氏名］までご連絡ください。
▶ なぜこう書くか: 社内の確定連絡で効くのは、議題への時間配分です。何分の議題なのかが見えると、参加者は自分の部下まで呼ぶべきかを自分で判断できます。当日の延長も減ります。
例文18｜確定後に会議室・オンラインURLが変わったときの連絡
お疲れさまです。［部署名］の［氏名］です。
［確定日］（［曜日］）［時間帯］の［案件名］MTGについて、会場が変更になりました。
日時と議題に変更はありません。
■変更前: ［旧会議室名］／［旧会議URL］
■変更後: ［新会議室名］（［階数］・［建物名］）／［新会議URL］
■理由: ［変更理由］
カレンダー招待を更新済みですので、当日は更新後の招待に記載のURLからご参加ください。
以前お送りしたURLは使えなくなります。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 会場変更は日時まで変わったと誤解されがちです。件名と冒頭で「日時は変わらない」を先に言い切ってください。古いURLが無効になる点まで書かないと、当日そちらで待っている人が出ます。
【飲み会・歓送迎会・忘年会/新年会】案内の文例（例文19〜26）
会の案内は、日程・会場・会費のうち決まっていない項目を「未定」と書いて送って構いません。全部決めてから送ると、その間に候補日のほうが埋まります。
飲み会単体の案内文例は飲み会の案内メール文例8選、忘年会に特化した文例は忘年会の案内メール・LINE文例10選、新年会に特化した文例は新年会の案内文例11選にまとめています。
例文19｜社内の気軽な飲み会（メール）
お疲れさまです。［氏名］です。
久しぶりに飲みに行きませんか。まず候補日だけ集めます。
▼出欠はこちら（30秒・登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］・［候補日3］ いずれも19:00〜
会場: 人数が見えてから押さえます
［締切日］（［曜日］）18時までに⭕️🤔✖️をお願いします。全部✖️でも押してもらえると助かります。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 気軽な会ほど「行けたら行く」で止まりがちなので、答え方（⭕️🤔✖️）と「全部✖️でも押してほしい」を明記するのが効きます。
例文20｜会費と店の候補を添える飲み会
お疲れさまです。［氏名］です。
飲み会の日程を決めます。お店の候補も出しておくので、希望があれば返信で教えてください。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］ 19:00〜
会費: 4,000円前後（当日集金）
お店の候補:
・［店名A］（［最寄り駅］徒歩5分／個室あり）
・［店名B］（［最寄り駅］徒歩3分／飲み放題つき）
［締切日］（［曜日］）18時までに⭕️🤔✖️をお願いします。苦手な食べ物やアレルギーがある方は、あわせて返信ください。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 店を1つに決めてから聞くと「その店は苦手」が出て、日程集めまで巻き戻ります。2案を先に見せ、アレルギーの確認を同じ本文でまとめて済ませます。
例文21｜歓送迎会の案内（上司にも共有する体裁）
（cc: ［上司の氏名］部長）
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
このたび［異動者の氏名］さんが［異動先］へ異動、［新メンバーの氏名］さんが着任されましたので、歓送迎会を開催します。
▼ご出欠はこちら（登録不要・⭕️🤔✖️で回答）
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］・［候補日3］ 19:00〜
会場: 人数確定後にご案内します
会費: 5,000円を予定（主賓のお二人は無料です）
恐れ入りますが、［締切日］（［曜日］）18時までにご回答ください。［上司の氏名］部長には冒頭のご挨拶をお願いする予定です。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 主賓の会費と挨拶の依頼を案内に書いておくと、当日「自分も払うの？」「挨拶は誰が？」の確認が幹事に集まりません。上司をccに入れるのは、挨拶を頼む前提を全員に見せるためです。
例文22｜主賓の都合を先に聞く（送別会）
主賓が出られない日に決まると全部やり直しになるので、全体に候補日を出す前に本人に1通送ります。
お疲れさまです。［氏名］です。
［異動先／退職］の件、みんなで送別会をさせてください。
［氏名］さんのご都合を先に伺ってから、全体に候補日を出します。
・［候補週1］の週
・［候補週2］の週
この2週で難しい日、逆に空いている曜日があれば教えてください。この日は避けたい、という日だけでも大丈夫です。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 主賓に「いつでもいいよ」と言われて止まるのを避けるため、週単位で幅を示して「避けたい日」を聞きます。返ってきた範囲だけを全体向けの候補日にします。
主賓の回答が返ってきたら、その範囲で全体に出します。
お疲れさまです。［氏名］です。
［主賓の氏名］さんの送別会を開きます。ご本人の都合を確認済みの日を候補に出しています。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］ 19:00〜
会費: 5,000円（当日集金・［主賓の氏名］さんは無料）
［締切日］（［曜日］）18時までに⭕️🤔✖️をお願いします。色紙を回しますので、まだ書いていない方は［氏名］まで。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 「ご本人の都合を確認済み」と書くと、主賓に気を使って回答をためらう人がいなくなります。色紙のような並行作業も、同じ案内にまとめて1回で伝えます。
例文23｜忘年会の案内（部署全体・締切つき）
お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
今年の忘年会を企画します。まず候補日を集めます。
▼出欠はこちら（登録不要・⭕️🤔✖️で回答）
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］・［候補日3］・［候補日4］ いずれも19:00〜
会場: 調整中（人数確定後に連絡します）
会費: 5,000円前後を予定
［締切日］（［曜日］）18時で締め切り、翌日にお店を押さえます。年末は席が埋まるのが早いので、この日までにお願いします。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 締切のあとに何が起きるか（翌日に店を押さえる）まで書くと、締切が幹事の都合ではなく店の都合だと伝わります。候補を4つ出すのは、12月は1人ずつ別日に予定が埋まって候補が消えやすいためです。
例文24｜忘年会の案内（会費と幹事から一言）
お疲れさまです。［氏名］です。
忘年会の日程と会場が決まりました。
日時: ［日付］（［曜日］）19:00〜21:30
会場: ［店名］（［最寄り駅］徒歩5分）
地図: （地図URLを貼る）
会費: 5,000円（当日受付で集めます・お釣りのないようご協力ください）
二次会: 希望者のみ21:45〜（出欠は当日あらためて聞きます）
今年は［プロジェクト名／繁忙期の出来事］でみなさんに助けてもらった一年でした。当日は仕事の話は程々に、ゆっくり飲みましょう。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 幹事の一言は、確定連絡の最後に2行だけ置きます。案内の頭に置くと、日時と会費を探す人が読み飛ばす場所になります。
例文25｜新年会の案内（年明け最初の集まり）
明けましておめでとうございます。［氏名］です。
本年もよろしくお願いします。新年会の日程を決めさせてください。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］・［候補日3］ 19:00〜
会場: 未定（人数を見て押さえます）
会費: 5,000円前後を予定
［締切日］（［曜日］）18時までに⭕️🤔✖️をお願いします。今回は初めて参加する方もいるので、席順はこちらで決めます。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 新年の挨拶は冒頭1行で切り上げ、すぐ用件に入ります。年明けは始業直後の仕事が重なる時期なので、読み始めて3行以内に「何を答えればいいか」が見えている必要があります。
例文26｜新年会の案内（忘年会の流れから続ける）
明けましておめでとうございます。［氏名］です。
忘年会は年末の繁忙と重なって出られない方が何人かいたので、新年会は少し余裕のある時期に設定しました。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: ［候補日1］・［候補日2］ 19:00〜
会場: 忘年会と同じ［店名］を予定（好評だったので）
会費: 5,000円（当日集金）
［締切日］（［曜日］）18時までに⭕️🤔✖️をお願いします。忘年会に参加された方も、もちろん歓迎です。
［氏名］
▶ なぜこう書くか: 忘年会を欠席した人は「前回行かなかったから今回も」と足が遠のきます。前回来られなかった理由を幹事側から先に書き、日程と会場をそれに合わせたと伝えると、来る側の理由になります。
【LINE・チャット】短文の文例（例文27〜34）
LINEやチャットでは宛名も結びも省き、要件だけを送ります。同じ用件でも、グループへの投稿と1対1のメッセージでは長さを変えます。
出欠確認の投票機能を使った文例はLINEで出欠確認する方法で詳しく扱っています。
例文27｜グループに候補日を出して都合を聞く
・［日付］（［曜日］）夜
・［日付］（［曜日］）夜
・［日付］（［曜日］）夜
来られる日を、このメッセージに返信で教えてください🙏
今週いっぱいで締めて、いちばん人数が集まる日にします！
▶ なぜこう書くか: 「いつがいい？」と白紙で聞くと誰も最初に答えません。候補を3つ置いて選ぶだけにし、締切と決め方まで同じメッセージに書いておきます。
例文28｜出欠表のURLを貼って回答をお願いする
▼こちらから回答してください
（ここに出欠表のURL）
⭕️＝行ける／🤔＝たぶん／✖️＝無理 の3つで大丈夫です。
名前を入れて押すだけ、登録もいりません📱
［日付］（［曜日］）までにお願いします！
▶ なぜこう書くか: URLだけ貼ると「何これ」で止まります。回答の3択と「登録不要」を先に書いておくと、開く前に何をすればいいかが分かるので回答が速くなります。
例文29｜社内グループで打ち合わせの日程を決める
・［日付］（［曜日］）午前
・［日付］（［曜日］）午後
・［日付］（［曜日］）夕方
参加できる枠を、こちらから選んでください。
（ここに出欠表のURL）
明日中に確定して、会議URLを共有します。
▶ なぜこう書くか: 社内の日程調整は、所要時間と確定予定を先に出すのが速いです。「1時間」「明日中に確定」と書けば、返信する側も自分の予定表を見る優先度を決められます。
例文30｜急な予定変更をグループに知らせる
お店の都合で、開始が19:00 → 19:30になりました。
・集合場所は変更なし（［店名］）
・遅れて来る人もそのままでOKです
この時間だと厳しい人だけ、個別に連絡ください。
それ以外の方は返信不要です！
▶ なぜこう書くか: 変更の連絡で全員に返信させると、通知が流れて肝心の変更点が埋もれます。返事が必要なのは誰かまで指定してください。
例文31｜1対1で都合をさらっと聞く
今月中の平日夜か、今週末あたりを考えてます。
空いてる日をいくつか教えてもらえたら、そこから決めるね🙌
忙しかったら来月でも全然大丈夫です！
▶ なぜこう書くか: 1対1でも範囲を切らないと相手が予定表全部を見る羽目になります。「今月中の平日夜」まで絞ってから聞くと、返信が一往復で終わります。断る余地を最後に置いておくと、乗り気でない相手からも返事だけは返ってきます。
例文32｜1対1に候補日を提示する
・［日付］（［曜日］）19時以降
・［日付］（［曜日］）終日OK
・［日付］（［曜日］）20時以降
この中で合う日があれば教えてください！
全部だめなら、都合のいい週を言ってくれたら出し直します🙆
▶ なぜこう書くか: 候補に時間帯まで添えると「行けるけど夜遅めなら」の細かい調整が1回で済みます。全滅時の次の一手も書いておけば、相手は「全部だめでした」の一言だけで返せます。
例文33｜目上の人にLINEで都合を伺う
以前お話ししていたお食事の件、日程を決めたくご連絡しました。
・［日付］（［曜日］）
・［日付］（［曜日］）
・［日付］（［曜日］）
この中でご都合のよい日はありますでしょうか。
難しければ、ご都合のよい週をお教えいただければこちらで調整いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 目上の相手にLINEで送るときは、メールほど硬くせず、絵文字を減らして敬語だけ整えるのがちょうどいい距離です。候補が合わなかった場合の返し方（週だけ教えてもらう）を先に示しておくと、目上の相手に断りの文章を書かせずに済みます。
例文34｜返信が来ない相手に軽くフォローする
流れてしまっていたら申し訳ありません🙏
▼こちらから回答できます
（ここに出欠表のURL）
［日付］（［曜日］）までにご連絡がなければ、こちらで日程を決めて改めてお知らせしますね。
難しい日があれば、その日だけ教えていただければ大丈夫です！
▶ なぜこう書くか: 催促は「返信がない場合どうするか」を書いた瞬間に、お願いから連絡へ変わります。相手のせいにせず「流れてしまっていたら」と前置きし、回答のリンクをもう一度貼っておけば、過去のトークをさかのぼる手間もなくなります。
【催促・リマインド】出欠を集める文例（例文35〜40）
催促は角が立ちやすい連絡です。締切の前日は全員宛てに、締切当日は未回答の人へ個別に、と送り分けます。
チャネル別にもっと数がほしいときは出欠リマインドの文例14選、締めたあとの連絡は日程確定の連絡文例へ。
例文35｜全体への締切前日リマインド（メール・社内）
お疲れさまです。［氏名］です。
先日ご案内した［会議名］の日程調整ですが、回答期限は明日［時刻］です。
まだご回答いただいていない方は、下記からお願いします。
▼出欠表
（ここにURL）
回答が出そろい次第、その日のうちに確定日をご連絡します。
お手数ですがよろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: 前日の1通は名指しをせず、全体に「まだの方は」と投げます。ここで個人を挙げると、あとから未回答者が増えたときに送り直す羽目になります。件名の頭に【明日〆切】を置くのは、開かずに件名だけで動いてもらうためです。
例文36｜未回答者への個別催促（理由を添えて）
お疲れさまです。［氏名］です。
［会議名］の日程調整、［氏名］さんのご回答待ちの状態です。
会議室の仮押さえが［日付］で切れてしまうため、今日中にいただけると助かります。
▼出欠表
（ここにURL）
全部の候補が難しいようでしたら、その旨だけでもご返信ください。別日で組み直します。
▶ なぜこう書くか: 名指しの催促でも、期限が今日である理由（会議室の仮押さえが切れる、など）は外側の都合として書きます。末尾の「その旨だけでも」は、全候補が埋まっている人のための一行です。
例文37｜締切当日の最終催促（未回答の扱いを明言）
お疲れさまです。［氏名］です。
［会議名］の日程調整、本日［時刻］で締め切ります。
この時点でご回答のない方は、「全日程で参加可能」として集計します。確定後の変更は難しいため、都合の悪い日がある方だけ、［時刻］までに出欠表へご入力ください。
▼出欠表
（ここにURL）
ご協力ありがとうございました。
▶ なぜこう書くか: 締切当日は「返信がないとどう扱うか」を先に決めて書きます。社内なら全日程OKとみなす、飲み会なら不参加として人数を伝える、など用途に応じて使い分けてください。
例文38｜LINEグループでの軽いリマインド
まだ回答してない方は今週末までにお願いします🙏
お店の予約を早めに押さえたくて…！
▼こちらから（30秒で終わります）
（ここにURL）
▶ なぜこう書くか: グループへのリマインドは軽く、理由を一つだけ添えます。後回しにされるのは、面倒さを実際より大きく見積もられているからです。「30秒で終わります」と所要時間を書くと、その見積もりが下がります。ディットの出欠表は⭕️🤔✖️を押すだけなので、この書き方が誇張になりません。
例文39｜LINEで個別に催促する（友人・同僚向け）
［氏名］さんの回答だけ待ちの状態で、締切が［日付］なんです🙏
全部ダメでもOKなので、押せるところだけ押してもらえたら助かります！
（ここにURL）
▶ なぜこう書くか: 1対1のメッセージは、短いほど返ってきます。長い前置きは「重い用件が来た」と身構えさせるだけです。「全部ダメでもOK」を先に言っておくと、候補が埋まっている人でも返しやすくなります。
例文40｜上司・目上の相手への丁寧な催促
お疲れさまです。［氏名］です。
［日付］にご案内した［会議名］の日程調整の件で、念のためご連絡しました。
メールが埋もれてしまっているかもしれませんので、URLを再掲します。
▼出欠表
（ここにURL）
ご多忙のところ恐れ入りますが、［日付］までにご都合をお知らせいただけますと助かります。難しいようでしたら、こちらで候補を絞ってから改めてご相談する形でも構いません。
よろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 目上への催促は「催促していない体裁」を作ります。原因を相手に置かない言い方（「メールが埋もれてしまっているかもしれませんので」）と、URLの再掲。この2つで、相手は受信箱をさかのぼらずに回答できます。期限は書いて構いません。書かずに待って直前に慌てるほうが、結果的に相手の手を煩わせます。
締切後に人が揃わない・⭕️が割れるときの決め方
締切を過ぎても未回答の人が残っているときは、全体に再送しないでください。出欠表の一覧と手元の名簿を照らして、まだ答えていない人だけに個別で聞きます（例文36・例文39）。
それでも返らないとき、いつまで待つかも決めておきます。目安は、店への人数連絡や会場の確保期限の前日。それを過ぎたら当日参加として扱い、待つのをやめます。
⭕️が複数の候補日に割れたときは、いちばん⭕️が多い日を採用します。数が並んだら、外せない人（主賓・上司・遠方の人）に⭕️が付いている日を優先します。🤔は数えません。
【欠席・お詫び】フォローの文例（例文41〜45）
欠席の連絡・お詫び・辞退は短く送るほうが相手の負担になりません。次の機会につながる一言を添えるかどうかは関係性で決めます。
例文41｜欠席の連絡（社外・メール）
［部署］ ［氏名］様
お世話になっております。株式会社［自社名］の［氏名］です。
［日付］に開催予定の［会名］につきまして、あいにく別件の予定が重なっており、欠席させていただきます。
ご案内をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
当日は弊社［同席者の氏名］が出席いたしますので、何かございましたら同席者にお申し付けください。
次の機会にはぜひ参加させていただければと存じます。
引き続きよろしくお願いいたします。
▶ なぜこう書くか: 理由は「別件の予定が重なり」程度で止めます。詳しく書くほど「そちらを優先したのか」という情報を相手に渡すことになるので、社外には短く。代わりに出る人がいるなら、名前まで書くと相手が当日困りません。
例文42｜欠席の連絡（社内・友人・LINE）
［日付］の［会名］ですが、その日は動かせない予定が入ってしまって欠席でお願いします。
お店の予約人数、間に合ううちに直してもらえると助かります。
楽しんできてください。次は必ず行きます！
▶ なぜこう書くか: 幹事は店への人数変更の締切を抱えています。欠席のLINEは、謝罪を厚くするより、人数を直す時間が残っているかに触れるほうが実際に役に立ちます。スタンプだけで済ませず、必ず文字で欠席と書いてください。
例文43｜誘いを辞退する（メール）
お疲れさまです。［氏名］です。
［会名］のご案内、ありがとうございます。
参加したい気持ちはあるのですが、今回は家庭の都合で参加を見送らせていただきます。
せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。
当日の集金や会費の精算が必要でしたら遠慮なくお知らせください。
次回はぜひ声をかけていただけるとうれしいです。
▶ なぜこう書くか: 辞退は「行けない」だけだと、次から誘われなくなります。「次回はぜひ」を必ず添えてください。理由は「家庭の都合」「先約があり」で十分で、幹事は理由を審査したいわけではありません。
例文44｜直前・当日の欠席連絡
昨夜から発熱しており、本日の［会名］を欠席させてください。
直前でお店の人数変更やキャンセル料が発生していたら、私の分は負担しますので金額を教えてください。
ご迷惑をおかけします。
▶ なぜこう書くか: 直前の欠席は、謝るより先に「キャンセル料を持つ意思」を書くのが実務です。ここが曖昧だと、幹事は後から言い出しにくく自腹を切ります。連絡先はグループではなく幹事へ直接送ってください。当日の幹事はグループの通知を全部は追えません。
例文45｜幹事から欠席者へのフォロー
［会名］、20人ちょっと集まってわいわい終わりました。写真をアルバムに上げておいたので、よかったら見てください。
会費の精算は済んでいるので、［氏名］さんの負担はありません。
次回は幹事が別の人に回る予定なので、決まったら日程調整のURLを送ります。今度こそ一緒に飲みましょう。
▶ なぜこう書くか: 欠席した人は、自分の分の会費が誰かの負担になっていないかを気にします。まずそこを打ち消してください。会の様子は2行で十分です。盛り上がりを長々と書くと、来られなかった人には刺さります。最後に次回の話を置けば、フォローの連絡がそのまま次の誘いになります。
【確定後】日程確定・変更・中止の連絡文例（例文46〜50）
日程が決まったあと、変わったとき、中止になったときの連絡です。決まったら早めに、全員へ同じ内容を送ってください。
一部の人にだけ口頭で伝えると、当日そこから食い違います。
例文46｜日程確定の一斉連絡（グループ全体）
お疲れさまです。［氏名］です。
日程調整にご協力ありがとうございました。下記の通り確定しました。
■日時: ［日付］（［曜日］）［開始時刻］〜［終了時刻］
■場所: ［場所名］（［住所または最寄り駅からの経路］）
■集合: ［集合時刻］に［集合場所］
■会費: ［金額］円（当日集金します）
■参加者: ［人数］名
［日付］（［曜日］）までにキャンセルの場合はお店都合のキャンセル料がかからないので、都合が変わりそうな方は早めにご連絡ください。
当日はよろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: キャンセル無料の期限を先に書いておくと、直前の欠席で幹事が費用をかぶる場面が減ります。
例文47｜日程変更のお知らせ
お疲れさまです。［氏名］です。
一度ご案内した［イベント名］ですが、［変更理由：会場が押さえられなくなったため／主要メンバーの出張が入ったため 等］、日程を変更させてください。
■変更前: ［旧日付］（［曜日］）［時刻］
■変更後: ［新日付］（［曜日］）［時刻］
■場所: ［場所名］（変更ありません）
予定を空けていただいていたのに申し訳ありません。
新しい日程で都合がつかない方は、［返信期限の日付］（［曜日］）までに私宛にご連絡ください。人数によっては再調整します。
▶ なぜこう書くか: 新しい日程だけ書くと、受け取った側がカレンダーの古い予定を消し忘れます。理由のない変更依頼は、次の調整で返事そのものが来にくくなるので、一言でも必ず入れてください。
例文48｜中止のお知らせ
お疲れさまです。［氏名］です。
［日付］（［曜日］）に予定していた［イベント名］ですが、［中止理由：参加可能な人数が集まらなかったため／［天候・設備等］の見通しが立たないため 等］中止とさせていただきます。
■会場: キャンセル済みです（キャンセル料は発生していません）
■集めた会費: ［返金方法：［日付］までに個別に返金します／集金前のため対応不要です］
予定を空けていただいた方には申し訳ありません。
改めての開催は［時期の目安：来月中に］私から日程調整のご案内をお送りします。
▶ なぜこう書くか: 中止の連絡のあとに来る問い合わせは、たいていお金の話です。会費を集めていたかどうかに関わらず、返金の扱いを1行書いておけば、一人ずつ聞かれずに済みます。「また改めて」で終わらせず、次の案内をいつ出すかまで書いてください。
例文49｜開催間近の最終案内
お疲れさまです。［氏名］です。明日の最終案内です。
■日時: ［日付］（［曜日］）［集合時刻］集合／［開始時刻］スタート
■集合場所: ［場所名］（［最寄り駅］［出口名］を出て徒歩［分数］分）
地図: ［地図URL］
■持ち物: ［持ち物1］／［持ち物2］／［持ち物3］
■会費: ［金額］円（お釣りのないようご用意いただけると助かります）
■当日連絡先: ［氏名］ ［電話番号］
遅れる・迷った場合はメールではなくお電話ください。
雨天の場合も［決行／［判断時刻］に判断してご連絡］です。
それでは明日、よろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: 最終案内は当日いちばん見られる1通なので、地図URLと電話番号を必ず入れます。当日迷った人はメールを打つ余裕がないので、電話でと明記しておきます。雨天時の扱いを書いておくと、当日朝の「今日ありますか」が来なくなります。
例文50｜会場のみ変更の連絡
お疲れさまです。［氏名］です。
［日付］（［曜日］）の［イベント名］について、会場が変わりました。日時は変わりません。
■変更前の会場: ［旧場所名］
■変更後の会場: ［新場所名］（［最寄り駅］［出口名］から徒歩［分数］分）
地図: ［地図URL］
■日時: ［日付］（［曜日］）［開始時刻］〜（変更なし）
■集合: ［集合時刻］に［新しい集合場所］
旧会場のほうへ向かってしまった方は、［氏名］（［電話番号］）までお電話ください。
直前の変更で申し訳ありません。よろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: 旧会場に向かってしまった人への導線を1行足しておきます。これがないと、当日その人から電話が来たときに、幹事が新会場の行き方を口頭で説明することになります。地図URLを本文に置いてあれば、送り直すだけで済みます。
コピペ用: 文例を送る前のチェックリスト
- 宛先・件名・日付の［ ］をすべて埋めた
- 埋めた日付の曜日を自分のカレンダーで確認した
- 候補日は複数（目安3〜4つ以上）出したか、範囲を区切って相手に委ねたか、どちらかにした
- 返信期限を理由つきで書いた
- 3人以上の調整なら出欠表のURLを貼る形に差し替えた
- 社外・目上の相手向けなら宛名と結びの挨拶を削っていない
日付と曜日がズレたまま送ると、相手のカレンダーに間違った予定が入ります。送信前に一度カレンダーと突き合わせてください。
よくある質問
Q. 日程調整の文例はどうやって使えばいい？
文中の［ ］に自分の宛先・日付・用件を入れるだけで送れます。日付は「［日付］（［曜日］）」の形が多いので、送る前にカレンダーで曜日を確認してください。
3人以上の調整なら、候補日を並べる代わりに出欠表のURLを1本貼るほうが集計の手間が減ります。
Q. 日程調整の文例はいつ送ればいい？
作った曜日を気にする必要はありません。ディットの実測データでは、曜日によって最初の回答が届くまでの速さに大きな差はありませんでした。
効くのは曜日より、作ったその日のうちに共有することと、返信がない相手に個別で声をかけることです。
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）
Q. メールとLINEの文例はどう使い分ければいい？
社外や目上の相手、記録を残したいやり取りはメール。社内の気軽な連絡や友人・サークルの集まりはLINEやチャットが基本です。
同じ内容でも、メールは宛名と結びから書き、LINEは要件だけを短く送るのが分かれ目です。
Q. 出欠の催促はどのタイミングで送ればいい？
締切の前日と当日で送り分けるのが基本です。前日は全員宛ての声かけで十分ですが、当日にまだ揃わないなら、未回答の人に個別で送るほうが動きます。
手元の参加者リストと出欠表を照らし合わせれば、まだ答えていない人を絞り込めます。