歓迎会の幹事のやることリスト｜当日の進行表と会費の決め方つき

公開: 2026-09-12

「今度入った◯◯さんの歓迎会、幹事お願いね」と言われて、固まってしまったことはありませんか？

調べても「事前準備・当日・後片付け」と並んでいるだけで、当日その場で何をするのかまでは分からないところです。

今回は、歓迎会の幹事を任された人に向けて、役割別のやることリストと当日の進行表をまとめました。

決めるものは5つ。残っているところから読んでください

歓迎会の準備は、日程 → 会費 → 役割 → 当日 → 二次会の順に並びます。日程がもう決まっているなら、会費の行から読んでください。

歓迎会は春だけの行事ではありません。中途入社や期の途中の異動があるぶん、ディットで作られた歓送迎会の出欠表は、6〜7月にも3〜4月と同じくらいの数が並びます。出典: ディットの実測データ（実際に使われた記録）。全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外。

コピペ用: 歓迎会幹事チェックリスト

先に全体を置いておきます。メモ帳に貼って、終わった行から消していってください。

日程と案内は、主役の予定から先に押さえる

候補日を先に全員へ配ると、あとから主役に「その日は研修です」と言われて、組み直しになります。

聞く順番は、主役 → 役職者 → 一般の3段階です。それぞれへの聞き方は歓迎会の日程調整にまとめました。

締切は、出欠表を作ってから4日後にします。作ったその日に共有し、過ぎている人には翌日に個別の連絡を入れます。

4日にする根拠は、最後の回答が入るまでの日数です。寝かせた日数は、まるごと遅れになります。

出典: ディットの実測データ。全期間・回答が2人以上付き、作成から30日以上たった出欠表850件以上で集計した割合です。

締切の翌日から店に人数を連絡するまでに、2〜3日は残しておきます。この2〜3日が、返事のない人へ声をかける時間になります。

案内に入れるのは、日時・店名・会費・出欠の締切、そして幹事の連絡先です。そのまま送れる文面と、この5項目の確認リストは歓迎会の案内メール文例に置いてあります。

送別会と一緒に開くなら、主役が2人になって挨拶も進行も変わります。その場合は歓送迎会幹事のやることリストのほうを読んでください。

会費は相場ではなく、店のコース代から逆算する

案内を出す前に「で、いくら？」と聞かれます。店も人数も決まっていないうちは答えようがないのに、参加するかを決めるには金額が要ります。

調べても4,000円から6,000円あたりまで幅があって、どれを書けばいいのか決まりません。金額そのものより、何から決めるかを先に固定します。

1. 店のコース代を、税とサービス料込みで確認する
2. 主役の分をどうするか決める（無料なら残りで割る）
3. 会社から補助が出るかを上司に聞く
4. 端数を切り上げて、500円単位にそろえる

その前に、店を決めます。電話は1回で済ませたいので、コース代と一緒に次の6つを聞いておきます。

• その人数で入れるか
• 会社から歩いて行ける距離か
• コース代は税込・サービス料込みでいくらか
• 飲み放題が付くか、ソフトドリンクも入るか
• アレルギーや苦手な食材に対応してもらえるか
• 人数変更とキャンセルの期限はいつか

12人・コース5,000円なら、1人5,500円

主役ひとりを無料にする場合の計算です。

• コース代 5,000円 × 12人 = 60,000円
• 払うのは、主役を除いた11人
• 60,000円 ÷ 11人 = 5,455円 → 切り上げて1人5,500円
• 集まるのは60,500円。余る500円は釣り銭に回します

自分の会の人数に当てはめるときは、この表を見てください。主役ひとりを無料にした場合です。

表にない人数なら、コース代×人数を主役以外の人数で割り、500円単位で切り上げます。

役職者から多めにもらう慣例があるなら、2段にします。金額は案内に書き、当日その場では言いません。

上司には、決めた案を持って聞きに行きます。白紙で相談すると時間がかかります。

「歓迎会の会費ですが、一般は5,500円、◯◯さんは無料で考えています。この形でよろしいでしょうか」

慣例が分からないなら、前回の会費・乾杯を頼んだ人・締めを頼んだ人を上司に聞きます。

新入社員は無料、または割安にしている職場が多いようです。ただし決まった慣例がある会社も多いので、前回の幹事に先に聞くのがいちばん早く済みます。

幹事が1人のときは、やらないことを先に決める

受付と会計を同時にやろうとして、乾杯を誰に頼むか決めていないことに開始5分前で気づきます。

歓送迎会は、ディットの出欠表の中でいちばん回答者が多いカテゴリです。1件あたり平均で約10.3人が答えています。

出典: ディットの実測データ（実際に使われた記録）。全期間・回答が付いた出欠表のみ・テスト除外。

受付・会計・連絡は、開会前の15分に同時に発生します。ひとりで3つとも持つと、当日はどれかが止まります。

ひとりでやるなら、次のところまでに絞ります。席次表・二次会の事前予約・出し物は、なくても会は成立します。

2〜3人で分けるなら「お金・当日・連絡」で切る

幹事は2〜3人でやるのがよい、と一般には言われています。分けるときは工程で切らず、この3つで切ると仕事が重なりません。

頼むときは、担当と時刻をセットで伝えると引き受けてもらいやすくなります。

「当日の受付だけお願いできますか。19時開会なので、15分前にお店に入って、来た人の名前を確認してもらえれば大丈夫です」

当日の進行表は、前日に1枚だけ作っておく

開始5分前に「乾杯、誰がやるんだっけ」と聞かれて、その場で近くの人に頼むことになります。前日に紙を1枚作っておけば、これは起きません。

19時開会・2時間の例です。司会役には、前日までにこの表を渡しておきます。幹事がひとりなら、司会も自分で兼ねます。

中締めは開会から1時間半後あたりが目安と言われています。挨拶がもう1本増えるなら、歓談を10分削って全体を前に詰めてください。

挨拶は前日までに頼んでおく

乾杯は役職者に頼むのが一般的です。「上から3番目の人が発声する」と言われることもありますが、職場の慣例に合わせて構いません。

迷ったら、当日いちばん上の人に締めを頼み、その次の人に乾杯を頼みます。順番で悩む時間がなくなります。

乾杯をお願いするときのメッセージ

▶ なぜこう書くか: 時刻と持ち時間まで書くと、相手は当日その場で考えずに済みます。「お願いします」だけだと、長さが読めないぶん断られやすくなります。

主役の席は、上座か下座かで迷わない

新入社員は下座が基本、と言われます。ただし歓迎会は本人が主役なので、上司の近くに座ってもらうほうが会の目的に合います。

並べ方そのもので迷ったら、送別会の席次に図でまとめてあります。考え方は歓迎会でも同じです。

店に入る時刻は15分前で足ります。受付で名簿を広げたり、会費を先に集めたりするなら30分前にします。

お酒を飲まない人がいるときの手当て

乾杯の前にビールが全員に配られて、飲めない人がグラスを持ったまま止まります。誰も悪くないのに、本人だけが気まずくなる場面です。

幹事がやるのは3つだけです。

主役が飲まない人かどうかは、案内を出すときに本人へ聞いておきます。

「当日、お酒は飲まれますか。乾杯の飲み物を先に用意しておきます」

二次会は予約しない。その場で3つを見て決める

一次会の途中から「このあと、どうする？」と何人かに聞かれます。先に店を予約しておくと、人数が読めないままキャンセル料を幹事が被ることになります。

見るのは3つです。

• 主役が翌日の朝、早い出勤ではないか（早いなら一次会で締める）
• 一次会の終わりが21時を過ぎているか
• 行きたい人が5人以上いるか

3つのうち2つが当てはまらないなら、やらなくて構いません。二次会は幹事の義務ではありません。

やる場合は、締めの挨拶が終わってから声をかけます。中締めの前に聞くと、帰る人まで数に入ってしまいます。

「このあと軽く行く人だけ、お店の前に残ってもらえますか。1時間で解散します」

主役には、前日までに4つ伝えておく

何も知らされないまま当日を迎えた新入社員は、いきなり自己紹介を振られて固まります。伝えておくのは幹事の仕事です。

主役へ前日に送るメッセージ

これを前日に送っておくと、本人が話す中身を用意した状態で来られます。当日その場で頼むのとは、主役の気楽さがまるで違います。

オンラインの歓迎会は、時間を半分にして順番を決める

全員の顔が画面に並んだまま、誰も最初に話し始めません。対面ならその場の勢いで始まるところが、画面越しだと止まります。

対面と同じ長さでは持ちません。30分から1時間で切ります。

黙っている人がいても、画面越しだと幹事から気づけません。名前を呼んで1人ずつ回すと、話していない人が残りません。