歓迎会の日程調整｜候補日は主役→役職者→一般の順で聞く

公開: 2026-08-31

歓迎会の幹事を任されて、候補日をいつ出せばいいのか決めあぐねていませんか？

主役の予定はまだ白紙でも、役職者の予定はもう埋まっていることが多いですよね。聞く順番を間違えると、決まりかけていた日程を組み直すことになってしまいます。

先に結論を言うと、聞く順番は主役→役職者→一般参加者。開催は入社・異動から2〜3週間後が目安です。

候補日を出しても、主役・役職者・一般でバラバラに返ってくる

「来月、歓迎会をやります。空いてる日を教えてください」とグループLINEに投げたとします。新人の主役は「いつでも大丈夫です」とすぐ返してくれます。

一方で役職者の予定は個別に聞かないと分からず、一般参加者の返信も日付がバラバラに届きます。

候補日をいくつも出したのに、全員の予定を突き合わせる係になるのは結局幹事です。

後から聞いた人の予定で、決まりかけた日程が崩れる

新人の主役はまだ予定が白紙なことが多く、聞けばだいたいの日で「大丈夫です」と返ってきます。

役職者や上司はもともと予定が埋まりやすく、あとから聞くと候補日そのものが使えなくなっていることがあります。

動かせない予定がある人を後回しにすると、「その日は無理です」の一言が飛んできます。集まった⭕️を無駄にして、候補日から選び直しです。

聞く順番は「主役→役職者→一般」の3段階

1. 主役に「来られない日はないか」を一言確認
2. 役職者・上司に候補日を絞って個別確認
3. 残った候補日を一般参加者に出欠表で聞く

例外は新卒が複数人いる場合だけ。新卒の予定は白紙のことが多いので、役職者から先に確認して構いません。

1. 主役には来られない日だけ確認する

主役が新人でも中途でも異動者でも、着任した上司でも、まず本人に一言聞きます。

「歓迎会をやりたいのですが、4月中で来られない日はありますか」

入社日や異動日が決まった時点で聞けるので、他の誰よりも早く動き出せます。

2. 役職者・上司には候補を絞って個別確認

次に、出席してほしい役職者や上司に、候補日を2つほどに絞って個別に確認します。

「4/16(金)か4/23(金)で歓迎会を考えています。ご都合の悪い日はありますか」

ここを飛ばして候補日を配ると、あとから役職者に「その日は都合が悪い」と言われます。日程は組み直しです。

主役と役職者の予定が重ならないときは

主役が来られる日と、役職者が来られる日が重ならないことは起こります。

その場合は主役の予定を優先し、役職者は不在での決行を検討してください。歓迎会の主役は不在にできませんが、役職者は次の機会に顔を合わせれば済むからです。

3. 一般参加者には出欠表で聞く

主役と役職者の予定が分かったら、残った候補日2〜3個を一般参加者に出欠表で聞きます。

この段階では声をかける人数が増えます。スタンプやメール返信で手集計すると、幹事の時間がまとめ役に取られます。

送る文はこれで足ります。「◯◯さんの歓迎会をやります。都合の合う日に⭕️をお願いします（URL）。締切は◯日です」

案内メールやLINE・Slackで送る文面は歓迎会の案内メール・LINE文例集にシーン別でまとめています。メール形式で送る場合の件名や結びは日程調整メールの文例集も参考にしてください。

動き出す時期は「入社・異動から2〜3週間後」が目安

開催は入社から2〜3週間後、日程調整の開始は入社日が決まった時点。この2つは分けて考えます。

2〜3週間後の開催は、新人が仕事に慣れ始めて、職場の顔と名前が一致してくるころという目安です。

中途入社や異動の場合も、同じ2〜3週間を目安に動き出して問題ありません。

ディットの実測データでは、歓送迎会（歓迎会・送別会）の出欠表は3〜4月だけでなく6月・7月にも同じくらい作られています。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）

中途入社や人事異動は年間を通して起きるためです。4月の一括入社を想定した目安を、そのまま6月・7月に当てはめても問題ありません。

締切とリマインドはこう組む

出欠表を共有したあと、「いつ締めるか」「いつ念押しするか」で止まる幹事は多いです。開催日を4/16（金）とした場合の目安はこうなります。

出欠表は作った当日のうちに共有します。作ったその日に共有すれば、翌日には反応の大勢がつかめます。

• 最初の回答が作成から1時間以内に入った出欠表が約86%
• 24時間以内なら約96%

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）

締切は開催の1週間前を目安にします。全体では、7日以内に最後の回答が入った出欠表が約88%です。

歓送迎会は回答する人数が多い分、最後の回答が入るまでが長くなる傾向があります。締切当日に残っている人にだけ個別で声をかけ、全員への再送はしません。

シーン別｜新卒・中途・異動・上司着任での違い

誰の予定を最優先で確認するかは、主役の立場によって少し変わります。

動き出す目安は、どのシーンでも入社・着任から2〜3週間後で共通です。

歓迎会と送別会をまとめて歓送迎会にする場合の日程調整は送別会の日程調整も合わせて確認してください。歓迎会全体の準備は歓送迎会幹事のやることリストにまとめています。

コピペ用：歓迎会の日程調整チェックリスト

よくある質問

Q. 中途入社や異動の歓迎会も、新卒歓迎会と同じ進め方でいい？

進め方は同じです。対象が1人なので、入社日や異動日が決まった時点で本人に直接、来られない日がないか聞くだけで動き出せます。

Q. 役職者の予定がどうしても合わないときは、日程はどうする？

主役と一般参加者の予定がそろっていれば、役職者が不在でも決行して問題ありません。

日程を役職者の予定だけに合わせ続けると、開催そのものが先延ばしになってしまいます。

Q. 出欠表の回答が集まらないときは？

全員に再送せず、未回答の人にだけ個別で声をかけます。

文例は出欠リマインドの文例集にまとめています。

Q. 候補日はいくつ出せばいい？

主役・役職者への個別確認では1〜2個に絞り、一般参加者向けの出欠表では少し幅を持たせるのが基本です。

候補日数の考え方は候補日は何個出す？で詳しく扱っています。