ブログ歓迎会の案内メール・LINE文例集｜件名・出欠締切まで
歓迎会の案内を書こうとして、主役が新入社員か中途かで手が止まったことはありませんか？
毎回ゼロから考えていると、送るまでに時間がかかってしまいます。
今回は、案内を任された人に向けて、主役に合わせて書き分ける文例をご紹介します。
文例4本｜主役から選んでください
| 場面 | 文例 |
|---|---|
| 新入社員の歓迎会 | 文例1 |
| 中途入社の歓迎会 | 文例2 |
| 異動してきた人の歓迎会 | 文例3 |
| 上司の着任歓迎会 | 文例4 |
メール文例｜シーン別に4本
主役が新入社員か、中途入社か、異動者か、着任した上司かで、呼びかけの温度と会費の扱いを変えます。宛先と日付を差し替えればそのまま送れます。
1. 新入社員の歓迎会
お疲れさまです。幹事の中村です。
今年入社した田中さん・鈴木さんの歓迎会を開きます。
まだ慣れない2人が話しやすい雰囲気の会にしたいと思っています。
▼出欠はこちら（30秒・登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 4/23（金）・4/24（土）いずれも19:00〜
場所: 会社近くの居酒屋を予定（確定後に地図を送ります）
会費: 4,000円（当日集金・田中さん、鈴木さんは会費なし）
4/16（金）までに⭕️🤔✖️でお答えください。
田中さん、鈴木さんは先に参加できる日を教えてもらえると助かります。
中村
2. 中途入社の歓迎会
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
先月ジョインされた山田さんの歓迎会を開きます。
前職の話や得意分野もぜひ聞いてみましょう。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 5/14（金）・5/15（土）19:00〜
場所: 会社近くの居酒屋を予定
会費: 4,500円（当日集金・山田さんは会費なし）
5/7（金）までに⭕️🤔✖️でご回答ください。
佐藤
3. 異動してきた人の歓迎会
お疲れさまです。幹事の高橋です。
先月大阪支社から異動されてきた佐野さんの歓迎会を、5/28（金）か5/29（土）の19時から開きます。会費は4,000円（当日集金・佐野さんは会費なし）、場所は人数が固まってから押さえます。
すでに面識のある方も多いと思いますが、あらためて顔合わせの機会にできればと思います。5/21（金）までに、下記から出欠をお願いします。
（出欠表のURLを貼る）
高橋
4. 上司の着任歓迎会
役職者が主役の場合は、社内向けでも敬語をやや厚めにします。出欠表を送りつける形は避けてください。
お疲れさまです。幹事の伊藤です。
6月より着任された木村部長の歓迎会を開催いたします。
お忙しいとは存じますが、ぜひご参加いただけますと幸いです。
▼ご出欠はこちらから
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 6/11（金）・6/12（土）19:00〜
場所: 未定（確定後にあらためてご連絡いたします）
会費: 5,000円（木村部長は会費なし）
お手数ですが6/6（日）までにご回答をお願いいたします。
伊藤
案内に入れる5項目（必須項目チェックリスト）
主役が誰であっても、抜けると必ず個別質問が飛んでくる項目が5つあります。文面を書く前に、この5つが埋まっているかだけ先に確認してください。
- 日時: 開始時刻と終了の目安をセットで（「19:00〜21:30ごろ」まで書くと予定を組みやすい）
- 会場: 店名・地図URL・最寄り駅。地図リンクがあると当日の遅刻が減る
- 会費: 金額に加えて主役（新人・異動者・着任した上司）の会費を無料にするかどうかを明記
- 出欠締切: 回答期限日。店の予約人数を確定させる都合上、開催の3〜4日前が目安
- 幹事連絡先: 質問や遅刻連絡の宛先。幹事が複数いる場合は代表者を1人決めておく
このうち抜けがちなのが主役の会費です。「主役も同額？無料？」は書かないとほぼ確実に個別で聞かれます。
送るタイミングの目安
| タイミング | やること |
|---|---|
| 2〜3週間前 | 主役本人の予定を先に確認・候補日を出して出欠表を共有 |
| 1〜2週間前 | 会場確定・本案内の送付 |
| 開催3〜4日前 | 出欠締切・未回答者へのリマインド |
| 前日 | 集合時間・会場・会費のリマインド |
| 翌日〜 | お礼・会費精算 |
作る曜日は、そこまで神経質にならなくて大丈夫です。平日でも土日でも、最初の反応の早さは変わりません。
件名テンプレ
件名だけで「何を・いつまでに答えればいいか」が伝わると、本文を開かなくても行動してもらえます。以下の3パターンを使い分けてください。
- 候補日を集める段階: 【◯/◯まで回答】〇〇さん歓迎会の日程調整
- 会場確定後の本案内: 【出欠のお願い・◯/◯まで】〇〇さん歓迎会のご案内
- 締切直前のリマインド: 【本日締切】歓迎会の出欠、まだの方へ
主役本人には全体案内の前に一言
候補日を全員に投げる前に、主役本人へ一言聞いてください。
「歓迎会をやりたいのですが、都合のよい日はありますか」
主役が来られない日で確定してしまうと、やり直しになってしまいます。
特に着任間もない上司は、本人のスケジュールが最も動きにくい要素です。候補日を組むより先に、本人の空きを確保してしまってください。
メールよりチャットが速い場面｜Slack・Teams・LINE向け短文
社内チームがSlackやTeamsで回っているなら、メール形式の案内は長すぎて読まれません。件名の代わりに絵文字で開封を促し、本文は「誰の・いつ・出欠のリンク」だけに絞ります。
Slack向け
来られる日に⭕️つけてください👇
（出欠表のURLを貼る）
・候補: 5/14(金) / 5/15(土) 19時〜
・会費: 4,500円くらい（山田さんは無料）
・5/7(金)までに回答お願いします🙏
Teams向け（社内・敬語混じり）
下記URLより、ご都合のよい日にご回答をお願いいたします。
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 6/11（金）・6/12（土）19:00〜
会費: 5,000円（木村部長は不要です）
ご回答期限: 6/6（日）まで
LINE向け（カジュアル）
空いてる日に⭕️つけてね〜
（出欠表のURLを貼る）
・候補: 4/23(金) / 4/24(土) 19時〜
・会費: 4,000円くらい、2人は無料
・4/16(金)までにお願い🙏
チャットで自由回答のまま予定を聞くと、返ってくる日付がバラバラでまとめ直す手間が幹事に戻ってきます。最初から出欠表のURLを貼って選択式にすれば、集計は自動で済みます。飲み会全般のLINE出欠確認の文例はグループLINEの出欠確認 文例10選にもまとめています。
歓送迎会は回答する人が多い
歓迎会は他の飲み会より、出欠表に回答する人が多くなりがちです。
歓送迎会に声がかかる人数は、通常の飲み会の3倍ほどです。
この規模になるとスタンプを数える方法は破綻するので、出欠表で自動集計する形にしてください。
出欠回収から締切管理までの動かし方
案内を送ったら、あとは「回収する」「催促する」「締める」の3手番です。下の通り、共有した当日〜翌日にはおおよその人数感がつかめる計算です。
締切当日、まだ答えていない人にだけ最後の一押しを送ります。
全員宛てに再送すると、答えた人には二度手間の通知になってしまいます。
本案内→出欠表共有→3〜4日後に締切→未回答者へリマインド→確定連絡。この順番で回します。
会費は事前徴収にすると当日が楽になる
歓迎会は人数が多い分、当日の受付でお釣りを用意するだけでもひと手間です。会費を事前送金にしておくと、当日は名前を確認して着席してもらうだけで済みます。
会費集めの全般は飲み会幹事のやることリストで扱っています。日程がまだ決まっていないなら歓迎会の日程調整、送別会と合同で開くなら歓送迎会幹事のやることリストもどうぞ。
コピペ用: シーン別早見表
| シーン | 呼びかけの調子 | 会費の扱い | 日程の優先順位 |
|---|---|---|---|
| 新入社員 | フランクでOK | 本人は無料が一般的 | 複数人まとめて主役の日程確認 |
| 中途入社 | フランク〜やや丁寧 | 本人は無料が一般的 | 本人の予定を先に確認 |
| 異動者 | 既知の人も多いので簡潔に | 本人は無料が一般的 | 本人の異動元での予定も考慮 |
| 上司の着任 | 敬語を厚めに | 役職者から多めに集めるケースも | 本人の予定を最優先で確保 |
会費は1人4,000〜5,000円程度が目安です。
実際の割り勘の記録では、歓送迎会は半数の会が1人6,000円ほどでした。二次会が乗るぶん、会費より高く出ます。
出典: Walicaの実測データ（2024年以降・歓迎会と送別会を合わせた「歓送迎会」の割り勘グループ11,037件）
コピペ用: 歓迎会案内チェックリスト
- 【2〜3週間前】主役本人の予定を先に確認
- 【2〜3週間前】候補日を出して出欠表を作成・共有（曜日は問わずでOK）
- 【1〜2週間前】会場確定・本案内の送付（日時・会場・会費・出欠締切・幹事連絡先）
- 【1〜2週間前】主役の会費の扱いを明記したか確認
- 【開催3〜4日前】出欠締切・未回答者への声かけ
- 【前日】集合時間・会場・会費のリマインド送信
- 【当日】受付・集金（事前送金なら受付は名前確認のみ）
- 【翌日】立て替えの精算・主役へのお礼連絡
よくある質問
Q. 歓迎会の案内はいつ送ればいい？
候補日を出す出欠表は2〜3週間前、会場が決まった本案内は1〜2週間前が目安です。
主役の予定だけは、候補日を配る前に個別で押さえておいてください。
Q. 歓迎会の案内メールに必ず書くことは？
日時・会場・会費・出欠締切・幹事の連絡先の5つです。
会場には地図URLを、会費には主役の扱い（無料にするかどうか）を添えます。
Q. 歓迎会と送別会をまとめて歓送迎会にする場合、案内はどう変える？
主役が2人以上になるぶん、名前を全員分そろえて書き、会費も個別に明記します。
声をかける人数そのものが増えやすい会なので、出欠は手動集計より出欠表のほうが確実です。
Q. 出欠はメール返信・チャットのスタンプ・出欠表URL、どれで集めるべき？
5人を超えるなら出欠表のURLが確実です。
メール返信やスタンプは、誰が未回答かを目視で追う手間が残ります。URL型なら回答した人が一覧で並ぶので、手元の名簿と照らせば、まだ答えていない人だけに声をかけられます。