大人数の日程調整をまとめる手順｜10人以上の会が決まらないとき

公開: 2026-08-24

「歓送迎会、20人くらいでお願い」と日程を任されて、手が止まったことはありませんか？

候補日を並べても、全員が⭕️の日が1つも残りません。大人数はここでつまずいてしまいます。

今回は、10人以上の会の日程を任された幹事に向けて、締切までにまとめる手順と、そのまま送れる文言をご紹介します。

候補日を8個出しても、全員⭕️の日が1つも残らない

候補日を8個並べて、URLを送りました。返ってきた⭕️🤔✖️を上から見ても、どの日にも誰かの✖️が付いています。

「じゃあ別の日を足すね」と3つ増やしても、増えた日にまた別の人の✖️が付きます。人数が多いほど、この追いかけっこは終わりません。

そうしているうちに、押さえるつもりだった店から「その日はもう満席です」と言われてしまいます。

いないと成立しない人と、来られたら嬉しい人を先に分ける

大人数でいちばん効くのは、候補日の工夫ではありません。名簿を2つに分けることです。

全員に⭕️が付く日を探している限り、20人ぶんの都合を1日に重ねることになります。そんな日は、まず残りません。

いないと成立しない人は、3〜5人に収めてください。ここを10人にすると、分けた意味がなくなります。

日程は、この3〜5人の都合だけで決めます。残りの人には、出た候補日に⭕️🤔✖️を付けてもらう形にします。

手順は4つ。締切まで4日で終わります

1. 外せない3〜5人に、先に個別で聞く

全体に投げる前に、この人たちにだけ聞きます。全体向けのURLに紛れると、いちばん外せない人の予定が最後に届きます。

聞き方は、日付を並べて出すのが早いです。「いつがよろしいですか」と尋ねると、相手も予定表を開き直すことになって、返事が遅れます。

2. 残った日を候補日にして、出欠表を配る

外せない人が「その日は難しい」と言った日を落として、残りを候補日にします。ここで初めて、全員にURLを送ります。

候補日は5〜8個あたりが扱いやすいところです。何個にするかの考え方は候補日は何個出すのが正解かにまとめています。

出欠表は、作ったその日のうちに送ってください。ディットの実測データでは、回答が付いた出欠表の約86%で、最初の回答が作成から1時間以内に入っていました。

3. 締切は3〜4日後に置く

人数が多いと「1週間は待たないと失礼かな」と長めに取りたくなります。ただ、待った日数のぶんだけ返事が増えるわけではありません。

出典: ディットの実測データ（回答が2人以上付き、作成から30日以上たった出欠表・テスト除外済み）。招待した人数は記録していないため、最後に答えた人が最後の1人だったかは分かりません。

締切は3〜4日後に置きます。7日まで延ばすと、最後の回答が入り終わった出欠表は約73%から約88%になります。その4日ぶん、店の候補は減ります。

そして締切は日付で書きます。「今週中」と書くと、答える人によって金曜と日曜に割れてしまいます。

4. 締切当日に確定して、その日のうちに送る

締切の前日に、全体へ一度だけ呼びかけます。締切の当日は、まだ⭕️🤔✖️を付けていない人にだけ個別で一言送ります。

残っているのが誰かは、出欠表に並んだ回答と手元の名簿を照らせば分かります。個別に送る文面は、これだけで十分です。

回答が出そろわなくても、締切当日に⭕️が最も多い日で確定します。決まったその日のうちに、全員へ流します。

人が増えるほど、全員が⭕️の日は消えていきます

うまく進まないのは、幹事のやり方が悪いからではありません。10人に聞けば、1つの日に✖️が入る機会も10回あります。1人✖️が付いた時点で、その日は候補から消えます。

候補日を足しても追いつかないのは、これが理由です。増やしたぶんだけ、✖️の入る場所も増えます。

• 5人に聞けば、1つの日が消える機会は5回
• 10人なら10回。20人なら20回
• 候補日を3つ足しても、消える機会は人数ぶん増えたまま

そもそも10人以上の会は、そう何度も回ってくる仕事ではありません。慣れていなくて当然です。

ディットの実測データ（実際に使われた記録）でも、回答が10人以上付いた出欠表は全体の1割ほどでした。

回答が1人だけの出欠表は、作った本人が試しに押した記録が混ざる疑いがあるため、このグラフから外しています。合計が100%にならないのはそのためです。

回答が10人以上付いた出欠表は、5〜9人の出欠表より候補日が少なめでした（約8個と約12個）。候補日を絞ると決まりやすい、という意味ではありません。

店は、人数が固まる前に押さえる

人数が確定してから電話をかけると、20人が入る個室はもう残っていません。押さえる順番が逆になっています。

外せない3〜5人の都合が分かった時点で、候補日2つで仮予約を入れます。全員の回答を待つ必要はありません。

人数は「20名前後」で構いません。店は日程から席を埋めていくので、概数でも取れます。

押さえた2つのうち、片方は必ず断ることになります。断る日は電話の時点で伝えて、決まったその日に連絡を入れます。

20人以上で入れる店の探し方と、予約の順番は忘年会の大人数のお店選びへ。

決まらないときは、決め方を最初に宣言しておく

締切を過ぎても⭕️が割れたままのことはあります。そこから「どうしましょうか」と相談を始めると、さらに数日かかってしまいます。

防ぐには、最初の案内に1行入れておきます。「⭕️がいちばん多い日に決めます」。締切のあとで言うと、外れた人には後出しに見えます。

同数になったときの決め方も、同じ行に書いておきます。そのまま貼れる形にすると、こうなります。

この1行があると、締切当日に幹事が誰の許可も取らずに確定できます。

20人を超えると、店・集金・進行が変わります

10人と20人は、同じ「大人数」でも別の仕事になります。ディットの実測データでも、回答が20人以上付いた出欠表は全体の約3%でした。

集金は、20人で1人ずつ会計していると乾杯が10分遅れます。

当日の進行を1人で抱えないでください。乾杯と中締めを誰に頼むかを、店を押さえた日に決めておくと楽です。

コピペ用: 大人数の日程調整チェックリスト

よくある質問

Q. 幹事1人で20人ぶんの都合を見るのは無理では？

全員を幹事が追いかける必要はありません。チームや学年ごとに取りまとめ役を1人ずつ置いて、「◯日までに、そちらの分だけお願い」と頼みます。

幹事が直接声をかけるのは、いないと成立しない3〜5人と、この取りまとめ役だけで足ります。

Q. 締切を過ぎても答えてくれない人がいます

出欠表には回答した人が並ぶので、手元の名簿と照らせば、まだ⭕️🤔✖️を付けていない人を絞り込めます。

全体への呼びかけは1回までにして、残った人には個別で一言送るほうが早く返ってきます。詳しくは日程調整の回答が集まらないときへ。

Q. 大人数だと、どの日程調整ツールを選べばいい？

基準は1つで、答える側に登録やアプリのインストールが要らないことです。人数が多いほど、後回しにする人の絶対数が増えます。

候補は日程調整ツールおすすめ5選で比べています。この記事を書いている本人がディットを作っているので、そのつもりで読んでください。