ブログ忘年会の出欠確認 文例10選｜メール・LINE・催促まで
忘年会の出欠確認は、締切を3〜4日で切って、返事のない人を早く特定するのが最短です。社内メール・グループLINE・Slack・取引先向け・催促まで、文例は10本あります。日付と名前を入れ替えるだけで送れます。
締切は3〜4日で足りる
出欠確認の締切は1週間前後に置かれがちです。ただ、返信がどのタイミングで届いているかを実際に数えると、この長さはほぼ意味を持ちません。
ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・1,200件以上）では、回答の約86%が作成から1時間以内、約96%が24時間以内に入っています。その場で返さなかった人は、締切が近づいても自発的には動きません。締切を7日に置いた場合、後半の4日はほとんど何も起きない待ち時間になります。
締切を3〜4日にすると、未返信の人が誰なのかが3日目に確定します。そこから声をかけ直す日数が残るので、締切を7日に置くより人数は固まりやすくなります。人数が確定するのが早ければ、店の予約も先に動かせます。
11月は他の会の案内と競合する
忘年会の出欠表が作られる時期には偏りがあります。ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）では、忘年会の出欠表は約56%が11月に作られていました。10月は約12%、12月は約32%です。
つまり、あなたが11月に出欠確認を送るとき、相手の受信箱には他部署や取引先の忘年会の案内も同じ週に並んでいます。締切が遠い案内から順に後回しにされ、その間に先に締め切った会に日程を取られます。
開催日から逆算した早見表
12月18日（金）開催を例に、そのまま日付を当てはめて使える形にしました。開催日が動く場合は、表の日付を同じ幅だけ前後にずらしてください。
| 日付の目安 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| 11月9日（月） | 出欠確認を送る（1回目） | 月曜〜木曜の午前に送る。金曜夕方以降は週明けまで止まる |
| 11月10日（火）朝 | 全体へリマインド（2回目） | この時点で未返信の人はほぼ確定している |
| 11月11日（水）夕方 | 締切前の最終告知（3回目） | 「未回答は欠席として人数を出します」と扱いを明示 |
| 11月12日（木）18時 | 締切 | 時刻まで切る。日付だけだと深夜に返ってくる |
| 11月13日（金） | 人数を確定し、店を押さえる | 締切翌日に動くと11月中旬の予約枠に間に合う |
| 11月下旬 | 会場・会費・集合時間の確定連絡 | 参加者だけに送る |
出欠確認に必ず入れる5項目
この5つのどれかが抜けていると、読んだ人はその場で答えられず、返事が後回しになります。とくに5つ目は、抜けたまま送られやすい項目です。
- 会の名前と日時: 日程が未確定なら候補日を並べる
- 会費の目安: 「5,000円前後」でもいい。金額が空欄だと判断が止まる
- 回答方法: 出欠表のURLか、スタンプか、返信か。ひとつに指定する
- 締切: 日付だけでなく時刻まで（例: 11/12（木）18時）
- 未回答の扱い: 「回答がない方は欠席として人数を確定します」と先に書く
5つ目を最初の連絡に入れておくと、締切当日の催促が「お知らせ」で済みます。後出しで「返事がないので欠席にします」と伝えると角が立ちますが、最初に告知したルールを実行するだけなら、受け取る側にとっても想定内です。
初回・締切前日・当日の件名
- 初回: 【12/4（金）まで回答】営業部 忘年会の出欠確認
- 締切前日: 【明日締切】忘年会の出欠、未回答の方へ
- 締切当日: 【本日18時まで】忘年会 出欠確認（最終）
締切を隅付き括弧で先頭に置くと、通知のプレビューだけで期限が伝わります。当日は日付ではなく時刻に切り替えると、その日のうちに処理してもらえます。
忘年会の出欠確認 文例10選
使う場面を選んで、宛先・日付・金額・名前の4箇所を書き換えてください。それ以外はそのまま送れます。案内文そのものの型は忘年会の案内メール・LINE文例10選にもまとめています。
文例1｜社内メール・日程確定後の出欠確認
お疲れさまです。総務の高橋です。
今年の忘年会の日程が決まりましたので、出欠をお願いします。
日時: 12/18（金）19:00〜21:30
会場: 渋谷（人数確定後に確定します）
会費: 5,000円前後を予定
▼出欠はこちら（登録不要・30秒）
（出欠表のURLを貼る）
11/12（木）18時までにご回答ください。ご回答がない場合は欠席として人数を確定します。
高橋
▶ 使いどころ: 日程が先に決まっている全社向けの基本形。未回答の扱いを最初の1通に書いておくと、締切後の確認作業がなくなります。
文例2｜社内メール・候補日から出欠を集める
お疲れさまです。幹事の藤井です。
忘年会の日程を決めます。参加できる日に⭕️🤔✖️をつけてください。
候補日: 12/11（金）・12/17（木）・12/18（金） いずれも19:00〜
会費: 5,000円程度
▼出欠表
（出欠表のURLを貼る）
11/12（木）18時に締め切り、いちばん人数が集まる日で確定します。⭕️は複数の日についてもらえると助かります。
藤井
▶ 使いどころ: 日程が未定の段階。1人でも合わない日があるとその候補は実質消えるので、⭕️を複数もらう前提で書きます。候補日の並べ方は忘年会の日程調整を最短でまとめる手順にまとめています。
文例3｜社内メール・役員や他部署を含む会
お世話になっております。事務局の大森です。
本年の年末懇親会につきまして、ご出欠を伺わせてください。
日時: 12/16（水）18:30〜20:30
会場: 未定（確定後あらためてご案内いたします）
会費: 6,000円を予定
▼ご出欠はこちらから
（出欠表のURLを貼る）
恐れ入りますが、11/13（金）までにご回答賜れますでしょうか。ご欠席の場合もお知らせいただけますと、席次の準備が進められ助かります。
大森
▶ 使いどころ: 役職者が混じる会。「未回答は欠席扱い」とは書かず、欠席の返信もありがたい旨に言い換えます。席次や来賓挨拶がある会は、欠席情報のほうが先に必要になります。
文例4｜グループLINE・日程が決まった会の出欠確認
・19:00〜／渋谷
・会費5,000円くらい（当日集金）
参加できる人はこの出欠表で⭕️お願いします🙏
（出欠表のURLを貼る）
11/12（木）18時まで。返事がない人は欠席として店に人数を伝えます。
▶ 使いどころ: LINEは長文が読まれません。日時・会費・締切・未回答の扱いの4行だけに削ります。グループLINEの型はグループLINEの出欠確認 文例10選に場面別でそろえています。
文例5｜グループLINE・候補日をURLで集める
行ける日に⭕️、たぶん行ける日に🤔つけてください
（出欠表のURLを貼る）
候補: 12/11（金） / 12/17（木） / 12/18（金） 19時〜
〆切: 11/12（木） 18時
12月は予定埋まるの早いので、今スマホで押しちゃってください
▶ 使いどころ: 「みんないつ空いてる？」と聞くと文章の返信がバラバラに届き、突き合わせが幹事の仕事になります。候補日を先に出してURLで集めると集計が要りません。
文例6｜グループLINE・少人数の仲間内
12/19（土） 18時〜、新宿あたりで考えてます
会費は5,000円くらい
来られる人はこのメッセージにスタンプ押して〜
水曜の夜までにわかると店取りやすいです
▶ 使いどころ: 10人以下ならスタンプ集計で足ります。人数が増えるとスタンプを数える作業が発生するので、そのときは出欠表のURLに切り替えます。
文例7｜Slack・チャンネルでの出欠確認
:calendar: 12/18（金）19:00〜21:30
:round_pushpin: 渋谷（会場は人数確定後に共有します）
:moneybag: 5,000円前後
出欠はこちらから（登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
質問はこの投稿のスレッドにお願いします。11/12（木）18時時点で未回答の方は欠席として人数を確定します。
▶ 使いどころ: Slackは絵文字リアクションで集計しがちですが、あとから参加者名簿を作り直す手間が出ます。回答はURL、質問はスレッド、と入口を分けるとチャンネルが荒れません。
文例8｜取引先への忘年会のお誘い
購買部 石井様
お世話になっております。株式会社◯◯の中川です。
本年も大変お世話になりました。年末のご挨拶を兼ねて、お食事の席をご用意できればと存じます。
・12/15（火）18:30〜
・12/17（木）18:30〜
お店はこちらで手配いたします。ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。いずれもご都合が合わない場合は、石井様のご都合のよい日を2〜3ご提示いただけますと幸いです。
お手数ですが、12/7（月）ごろまでにご返信いただけますと助かります。
中川
▶ 使いどころ: 社外に出欠表のURLを送りつけると、こちらの都合に合わせさせる形になります。候補日時を2つ提示し、合わなければ相手側から出してもらう形にします。会費や集金の話は書きません。
文例9｜催促・締切前日の全体リマインド
忘年会の出欠、明日11/12（木）18時で締め切ります。
まだの方は⭕️か✖️を押すだけでも助かります。
（出欠表のURLを貼る）
締切後の人数で会場を押さえます。迷っている方は🤔でも構いません。
高橋
▶ 使いどころ: 催促は全体宛てに「未回答の方へ」と投げます。名指しは角が立つうえ、追加で未回答者が出るたびに送り直すことになります。🤔を許すと、迷っている人が沈黙のまま残るのを防げます。
文例10｜催促・締切当日の個別メッセージ
お疲れさまです。忘年会（12/18）の出欠、本日18時までなのですが、まだ回答が入っていないようでしたのでお知らせまで。
行けるかどうかだけ、ひとことで大丈夫です。
（出欠表のURLを貼る）
予定が読めない場合は🤔にしておいてもらえれば、人数の幅で店に伝えておきます。
▶ 使いどころ: 個別に送るのは3回目、締切当日の1回だけにします。全体への催促を何度も流すと、回答済みの人にとっては無関係な通知が続くことになります。
未返信フォローは「誰が・いつ・何回」を先に決める
催促は思いついたときに送ると回数が読めなくなり、送るほうも気を遣います。出欠確認を送る前に、フォローの回数と担当を決めておくと、当日は表のとおりに実行するだけで済みます。
| 回 | タイミング | 経路・宛先 | 書くこと |
|---|---|---|---|
| 1回目 | 送信の翌朝 | 同じ経路・全体宛て | 締切の再掲。「まだの方は」と全体に投げる |
| 2回目 | 締切前日の夕方 | 同じ経路・全体宛て | 未回答は欠席として人数を出す旨（文例9） |
| 3回目 | 締切当日 | 個別DM・未返信者のみ | ⭕️か✖️だけでいいと伝える（文例10） |
| 以降 | 締切後 | 送らない | 欠席として人数を確定し、店に連絡する |
「誰が」も分けておきます。同じフロアや同じチームの未返信者は、席が近い人に1人だけ声かけを頼むと早く片づきます。役員や他部署の管理職には幹事から直接送ります。伝言を経由するほど、返事が戻るまでの往復が増えます。
3回で打ち切る根拠は初回の数字と同じです。回答の約96%が24時間以内に入っている以上、3回目の催促でも動かない人は、締切をさらに延ばしても動きません。人数を確定して店に連絡するほうが、会そのものは前に進みます。
未回答者が誰か分からないと催促できない
催促の設計でつまずくのは、たいてい「誰が返していないか」が見えないときです。LINEのスタンプ集計やメールの返信の山から未回答者を割り出す作業が、フォローを面倒にします。
候補日を並べた出欠表をURLで共有しておくと、回答した人の名前と⭕️🤔✖️が一覧で並びます。手元の名簿と照らせば、まだ答えていない人がその場で絞り込めます。全体宛ての文面をそのまま送り、3回目だけ名前を見て個別に送る、という運用がそのまま回ります。
締切後にやること
締切の翌日に、参加者だけへ確定連絡を送ります。日時・会場・地図・会費・集金方法の5点を1通にまとめると、当日に個別の問い合わせが来にくくなります。欠席の返事をくれた人にも一言返しておくと、次の会に呼びやすくなります。
会が終わったら精算が残ります。会場代や差し入れを幹事が立て替えている場合は、割り勘アプリのwalicaに金額を入れると、誰が誰にいくら払うかの組み合わせが出ます。作っているのはディットと同じ開発者で、こちらも登録は要りません。
店選びや当日の進行まで含めた全体の段取りは、忘年会幹事のやることリスト完全版に時系列でまとめています。
コピペ用: 出欠確認チェックリスト
- 会の名前・日時（未定なら候補日）を書いた
- 会費の目安を書いた（金額が未定でも「5,000円前後」と書く）
- 回答方法をひとつに指定した（出欠表のURL／スタンプ／返信）
- 締切を日付＋時刻で書いた
- 未回答をどう扱うかを書いた（社外向けを除く）
- 送信は月曜〜木曜の午前を選んだ
- 締切を送信から3〜4日後に設定した
- フォローの回数（3回）とタイミングを決めた
- 個別に声をかける担当を決めた（席が近い人／幹事）
- 締切翌日に人数を確定し、店に連絡する予定を入れた
よくある質問
Q. 忘年会の出欠確認、締切は何日後にすればいい？
送ってから3〜4日後で足ります。ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・1,200件以上）では、回答の約86%が作成から1時間以内、約96%が24時間以内に入っています。1週間置いても後半で増える分はわずかで、未返信者が確定するのが遅れるだけです。
Q. 忘年会の出欠確認はいつ送るのがいい？
開催の4〜5週間前、11月上旬が目安です。ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）では、忘年会の出欠表は約56%が11月に作られており、10月は約12%、12月は約32%でした。11月は他の会の案内も同時に届く時期なので、締切は短く切って先に人数を固めるほうが有利です。
Q. 返事をくれない人への催促は何回まで送っていい？
3回で止めます。1回目は共有の翌朝に全体へ、2回目は締切前日の夕方に全体へ、3回目だけ締切当日に未返信者へ個別に送ります。3回目の時点で返事がない人は欠席として人数を確定し、それ以上は追いません。全体宛ての催促に名指しを混ぜないことが、角を立てないコツです。
Q. 忘年会の出欠確認メールの件名はどう書けばいい？
「【12/4（金）まで回答】営業部 忘年会の出欠確認」のように、締切日を先頭の隅付き括弧に入れ、会の名前と「出欠確認」を続けます。本文を開かなくても、いつまでに何を答えるかが伝わる形にします。締切当日は「【本日18時まで】」と時刻に切り替えます。