ブログ忘年会の出欠確認 文例10選｜メール・LINE・催促まで
忘年会の出欠を聞いたのに、締切の前日になっても半分しか返ってこなくて困ったことはありませんか？
締切を1週間先に置くと、返事はその前日に集中します。締切を延ばした分だけ、店に人数を伝えられる日が後ろへずれます。
今回は、出欠をこれから取る幹事に向けて、返事が集まる文例を10本ご紹介します。
記録された回答の大半は、最初の1日に集まっています。締切を7日に置いても、後半の日数はほとんど使われません。
締切を3〜4日にしておけば、そこから声をかけ直す日数を確保したうえで、締切翌日には人数を確定して店の予約に動けます。
締切は3〜4日で足りる
出欠確認の締切は、1週間前後に置かれがちです。
ただ、返信がどのタイミングで届いているかを実際に数えると、この長さはほぼ意味を持ちません。
11月は他の会の案内と競合する
忘年会の出欠表が作られる時期には偏りがあります。下のグラフの通り、11月に集中しています。
11月は忘年会の出欠確認が最も集中する時期です。同じ時期に他部署や取引先の案内も届きやすいため、締切を短く切って先に人数を固めておくと、店の確保でも動きやすくなります。
候補日を並べて、URLを共有するだけ
ディットは登録不要・無料の日程調整ツール。候補日を入れて共有すれば、全員が⭕️🤔✖️で答えられます。誰が回答したかは一覧で分かるので、手元の名簿と照らせば未回答者もその場で絞り込めます。
無料で出欠表をつくる開催日から逆算した早見表
12月18日（金）開催を例に、そのまま日付を当てはめて使える形にしました。開催日が動く場合は、表の日付を同じ幅だけ前後にずらしてください。
| 日付の目安 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| 11月9日（月） | 出欠確認を送る（初回） | 月曜〜木曜の午前に送る。金曜夕方以降は週明けまで止まる |
| 11月10日（火）朝 | 全体へリマインド（フォロー1回目） | この時点で未返信の人はほぼ確定している |
| 11月11日（水）夕方 | 締切前の最終告知（フォロー2回目） | 「未回答は欠席として人数を出します」と扱いを明示 |
| 11月12日（木）18時 | 個別DM（フォロー3回目）と締切 | 未返信者だけに個別で送り、18時に締め切る |
| 11月13日（金） | 人数を確定し、店を押さえる | 締切翌日に動くと11月中旬の予約枠に間に合う |
| 11月下旬 | 会場・会費・集合時間の確定連絡 | 参加者だけに送る |
文例10本｜送る相手から選んでください
| 場面 | 文例 |
|---|---|
| 社内メール・日程確定後 | 文例1 |
| 社内メール・候補日から集める | 文例2 |
| 社内メール・役員や他部署を含む | 文例3 |
| グループLINE・日程が決まった会 | 文例4 |
| グループLINE・候補日をURLで | 文例5 |
| グループLINE・少人数の仲間内 | 文例6 |
| Slackのチャンネル | 文例7 |
| 取引先へのお誘い | 文例8 |
| 締切前日の全体リマインド | 文例9 |
| 締切当日の個別メッセージ | 文例10 |
忘年会の出欠確認 文例10選
使う場面を選んで、宛先・日時・会場・金額・締切・名前など、実際の内容に合わせて書き換えてください。
案内文そのものの型は忘年会の案内メール・LINE文例10選にもまとめています。
文例1｜社内メール・日程確定後の出欠確認
お疲れさまです。総務の高橋です。
今年の忘年会の日程が決まりましたので、出欠をお願いします。
日時: 12/18（金）19:00〜21:30
会場: 渋谷（人数確定後に確定します）
会費: 5,000円前後を予定
▼出欠はこちら（登録不要・30秒）
（出欠表のURLを貼る）
11/12（木）18時までにご回答ください。ご回答がない場合は欠席として人数を確定します。
高橋
▶ 使いどころ: 日程が先に決まっている全社向けの基本形。未回答の扱いを最初の1通に書いておくと、締切後の確認作業がなくなります。
文例2｜社内メール・候補日から出欠を集める
お疲れさまです。幹事の藤井です。
忘年会の日程を決めます。参加できる日に⭕️🤔✖️をつけてください。
候補日: 12/11（金）・12/17（木）・12/18（金） いずれも19:00〜
会費: 5,000円程度
▼出欠表
（出欠表のURLを貼る）
11/12（木）18時に締め切り、いちばん人数が集まる日で確定します。⭕️は複数の日についてもらえると助かります。
藤井
▶ 使いどころ: 日程が未定の段階。1人でも合わない日があるとその候補は実質消えるので、⭕️を複数もらう前提で書きます。候補日の並べ方は忘年会の日程調整を最短でまとめる手順にまとめています。
文例3｜社内メール・役員や他部署を含む会
お世話になっております。事務局の大森です。
本年の年末懇親会につきまして、ご出欠を伺わせてください。
日時: 12/16（水）18:30〜20:30
会場: 未定（確定後あらためてご案内いたします）
会費: 6,000円を予定
▼ご出欠はこちらから
（出欠表のURLを貼る）
恐れ入りますが、11/13（金）18時までにご回答賜れますでしょうか。ご欠席の場合もお知らせいただけますと、席次の準備が進められ助かります。
大森
▶ 使いどころ: 役職者が混じる会。「未回答は欠席扱い」とは書かず、欠席の返信もありがたい旨に言い換えます。席次や来賓挨拶がある会は、欠席情報のほうが先に必要になります。
文例4｜グループLINE・日程が決まった会の出欠確認
・19:00〜／渋谷
・会費5,000円くらい（当日集金）
参加できる人はこの出欠表で⭕️お願いします🙏
（出欠表のURLを貼る）
11/12（木）18時まで。返事がない人は欠席として店に人数を伝えます。
▶ 使いどころ: LINEは長文が読まれません。日時・会費・締切・未回答の扱いの4行だけに削ります。グループLINEの型はグループLINEの出欠確認 文例10選に場面別でそろえています。
文例5｜グループLINE・候補日をURLで集める
行ける日に⭕️、たぶん行ける日に🤔つけてください
（出欠表のURLを貼る）
候補: 12/11（金） / 12/17（木） / 12/18（金） 19時〜
〆切: 11/12（木） 18時
12月は予定埋まるの早いので、今スマホで押しちゃってください
▶ 使いどころ: 「みんないつ空いてる？」と聞くと文章の返信がバラバラに届き、突き合わせが幹事の仕事になります。候補日を先に出してURLで集めると集計が要りません。
文例6｜グループLINE・少人数の仲間内
12/19（土） 18時〜、新宿あたりで考えてます
会費は5,000円くらい
来られる人は👍、行けなさそうな人は🙏のスタンプだけ押して〜
水曜21時までにわかると店取りやすいです
▶ 使いどころ: 10人以下ならスタンプ集計で足ります。人数が増えるとスタンプを数える作業が発生するので、そのときは出欠表のURLに切り替えます。
文例7｜Slack・チャンネルでの出欠確認
:calendar: 12/18（金）19:00〜21:30
:round_pushpin: 渋谷（会場は人数確定後に共有します）
:moneybag: 5,000円前後
出欠はこちらから（登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
質問はこの投稿のスレッドにお願いします。11/12（木）18時時点で未回答の方は欠席として人数を確定します。
▶ 使いどころ: Slackは絵文字リアクションで集計しがちですが、あとから参加者名簿を作り直す手間が出ます。回答はURL、質問はスレッド、と入口を分けるとチャンネルが荒れません。
文例8｜取引先への忘年会のお誘い
購買部 石井様
お世話になっております。株式会社◯◯の中川です。
本年も大変お世話になりました。年末のご挨拶を兼ねて、お食事の席をご用意できればと存じます。
・12/15（火）18:30〜
・12/17（木）18:30〜
お店はこちらで手配いたします。ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。いずれもご都合が合わない場合は、石井様のご都合のよい日を2〜3ご提示いただけますと幸いです。
お手数ですが、12/7（月）17時ごろまでにご返信いただけますと助かります。
中川
▶ 使いどころ: 社外に出欠表のURLを送りつけると、こちらの都合に合わせさせる形になります。候補日時を2つ提示し、合わなければ相手側から出してもらう形にします。会費や集金の話は書きません。
文例9｜催促・締切前日の全体リマインド
忘年会の出欠、明日11/12（木）18時で締め切ります。
まだの方は⭕️か✖️を押すだけでも助かります。
（出欠表のURLを貼る）
締切後の人数で会場を押さえます。迷っている方は🤔でも構いません。
高橋
▶ 使いどころ: 催促は全体宛てに「未回答の方へ」と投げます。名指しは角が立つうえ、追加で未回答者が出るたびに送り直すことになります。🤔を許すと、迷っている人が沈黙のまま残るのを防げます。
文例10｜催促・締切当日の個別メッセージ
お疲れさまです。忘年会（12/18）の出欠、本日18時までなのですが、まだ回答が入っていないようでしたのでお知らせまで。
行けるかどうかだけ、ひとことで大丈夫です。
（出欠表のURLを貼る）
予定が読めない場合は🤔にしておいてもらえれば、人数の幅で店に伝えておきます。
▶ 使いどころ: 個別に送るのは3回目、締切当日の1回だけにします。全体への催促を何度も流すと、回答済みの人にとっては無関係な通知が続くことになります。
出欠確認に必ず入れる5項目
この5つのどれかが抜けていると、読んだ人はその場で答えられず、返事が後回しになります。とくに5つ目は、抜けたまま送られやすい項目です。
- 会の名前と日時: 日程が未確定なら候補日を並べる
- 会費の目安: 「5,000円前後」でもいい。金額が空欄だと判断が止まる
- 回答方法: 出欠表のURLか、スタンプか、返信か。ひとつに指定する
- 締切: 日付だけでなく時刻まで（例: 11/12（木）18時）
- 未回答の扱い: 「回答がない方は欠席として人数を確定します」と先に書く
5つ目を最初の連絡に入れておくと、締切当日の催促が「お知らせ」で済みます。
後出しで「返事がないので欠席にします」と伝えると角が立ちますが、最初に告知したルールなら揉めません。
初回・締切前日・当日の件名
- 初回: 【12/4（金）まで回答】営業部 忘年会の出欠確認
- 締切前日: 【明日締切】忘年会の出欠、未回答の方へ
- 締切当日: 【本日18時まで】忘年会 出欠確認（最終）
締切を隅付き括弧で先頭に置くと、通知のプレビューだけで期限が伝わります。当日は日付ではなく時刻に切り替えると、その日のうちに処理してもらえます。
未返信フォローは「誰が・いつ・何回」を先に決める
催促は思いついたときに送ると回数が読めなくなり、送るほうも気を遣ってしまいます。
出欠確認を出す前に「誰に・いつ・何回」を決めておいてください。
| 回 | タイミング | 経路・宛先 | 書くこと |
|---|---|---|---|
| 1回目 | 送信の翌朝 | 同じ経路・全体宛て | 締切の再掲。「まだの方は」と全体に投げる |
| 2回目 | 締切前日の夕方 | 同じ経路・全体宛て | 未回答は欠席として人数を出す旨（文例9） |
| 3回目 | 締切当日 | 個別DM・未返信者のみ | ⭕️✖️🤔のどれかでいいと伝える（文例10） |
| 以降 | 締切後 | 送らない | 欠席として人数を確定し、店に連絡する |
「誰が」も分けておきます。同じフロアや同じチームの未返信者は、席が近い人に1人だけ声をかけてもらうほうが早く返ります。
3回で打ち切る目安は、初回の数字と同じです。回答が付いた出欠表の9割以上で、最初の回答は24時間以内でした。
何日目に何をするかは回答が集まらないときにやることに早見表があります。
3回声をかけても反応がない相手は、待つより欠席として数えるほうが確実です。
未回答者が誰か分からないと催促できない
催促の設計でつまずくのは、たいてい「誰が返していないか」が見えないときです。LINEのスタンプ集計やメールの返信の山から未回答者を割り出す作業が、フォローを面倒にします。
候補日を並べた出欠表をURLで共有しておくと、回答した人の名前と⭕️🤔✖️が一覧で並びます。
手元の名簿と照らせば、まだ答えていない人がその場で絞り込めます。
締切後にやること
締切の翌日に、参加者だけへ確定連絡を送ります。
日時・会場・地図・会費・集金方法の5点をまとめて1通に。案内を遡って探させないためです。
店選びや当日の進行まで含めた全体の段取りは、忘年会幹事のやることリスト完全版に時系列でまとめています。
コピペ用: 出欠確認チェックリスト
- 会の名前・日時（未定なら候補日）を書いた
- 会費の目安を書いた（金額が未定でも「5,000円前後」と書く）
- 回答方法をひとつに指定した（出欠表のURL／スタンプ／返信）
- 締切を日付＋時刻で書いた
- 未回答をどう扱うかを書いた（社外向けを除く）
- 送信は月曜〜木曜の午前を選んだ
- 締切を送信から3〜4日後に設定した
- フォローの回数（3回）とタイミングを決めた
- 個別に声をかける担当を決めた（席が近い人／幹事）
- 締切翌日に人数を確定し、店に連絡する予定を入れた
よくある質問
Q. 忘年会の出欠確認、締切は何日後にすればいい？
送ってから3〜4日後で足ります。参加者が予定を確認するのに必要な日数と、店の予約期限からの逆算で決めた長さです。
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ・1,200件以上）
Q. 忘年会の出欠確認はいつ送るのがいい？
開催の4〜5週間前、11月上旬が目安です。忘年会の出欠表がいちばん多く作られるのも11月です。
12月に入ってからだと、参加者の予定も店の枠も先に埋まってしまいます。
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）
Q. 返事をくれない人への催促は何回まで送っていい？
3回で止めます。
- 1回目 — 共有の翌朝に全体へ
- 2回目 — 締切前日の夕方に全体へ
- 3回目 — 締切当日に未回答の人だけへ個別に
Q. 忘年会の出欠確認メールの件名はどう書けばいい？
締切日を件名の先頭に入れます。開かなくても、いつまでに何を答えるかが伝わります。
「【12/4（金）まで回答】営業部 忘年会の出欠確認」