ブログ忘年会の日程調整を最短でまとめる手順｜候補日の出し方と締切設計
忘年会の候補日をたくさん出したのに、いつまでたっても返事が揃わなくて困ったことはありませんか？
候補日を増やしたのに決まらないのは、数の問題ではありません。いつ出すかと、締切をどう書くかで決まります。
今回は、候補日をこれから出す幹事に向けて、締切内に回答が揃う出し方をご紹介します。
返事が揃わないのは、幹事のせいではありません
候補日を並べてURLを送りました。既読は増えるのに、⭕️🤔✖️は半分も埋まりません。
締切の前日にリマインドを送っても動かず、結局1人ずつ「あの件どう？」と聞いて回ることになります。
これは催促の仕方が悪いのではありません。出し方の時点で決まっています。止まる理由は3つしかありません。
- 候補日を金曜に寄せている
- 深夜や休日の早朝に送っている
- 自由回答で聞いている
揃わない3つの理由
理由1: 候補日を金曜に寄せている
金曜だけを3週分並べる出し方をしていませんか。12月は他社の忘年会も金曜や週末に集中します。
つまり候補を金曜に寄せるほど、すでに予定が埋まっている人と重なります。候補が3個あっても、その人にとっては実質ゼロです。
理由2: 深夜や休日の早朝に送っている
出欠表への反応は、共有した直後の1時間に集中します。誰も見ていない時間に送ると、いちばん反応が集まる最初の1時間を、寝ている間に使い切ります。
理由3: 自由回答で聞いている
「いつ空いてる？」とチャットで聞くと、返ってくる日付の書き方がバラバラになります。
それを一枚に起こして突き合わせる作業が、そのまま幹事に戻ってきます。答えるほうも、何をどう書けばいいのか分からないので後回しにします。
候補日は5〜8個。曜日と週の両方をずらす
ここからが手順です。まず候補日の数から決めます。
1つに絞ると、その日に用事がある人が1人いた時点で成立しません。かといって10個並べると、⭕️🤔✖️の一覧を目で追う手間が増えます。
5〜8個が目安です。水曜・木曜も混ぜると、金曜が埋まっている人を拾えます。
実際に作られた忘年会の出欠表は平均で約11個並んでいますが、これは「多いほうが決まりやすい」という意味ではありません。候補日が12月のどの週に集まっているかは忘年会はいつやる？へ。出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ。平均候補日数約11個・平均回答者約6.8人）
回答は「出した直後」に集中する
返す人は、共有した直後に返します。忘年会の出欠表だけが特別ゆっくり集まる、ということもありません。
だから共有するのは平日の日中です。業務や外出の合間にスマホを開くタイミングを狙ってください。
締切はいつに置く？ 予約から逆算する
忘年会シーズンは人気店の予約が早く埋まります。開催の1〜2ヶ月前には席がふさがり始めるのが一般的な目安です。
逆算すると、出欠表の共有は開催の1ヶ月半〜2ヶ月前。締切はそこから3〜5日後が現実的です。
10月から当日までの動き方は忘年会幹事のスケジュールに逆算カレンダーとしてまとめています。
そして締切は、具体的な日付で書いてください。
- ✖️ 「今週中に」「開催日の1週間前まで」
- ⭕️ 「12/4(金)までに」
「今週中」は、答える側にとって今週がいつまでか解釈が割れます。
出欠表はどこで共有する？
社内の忘年会ならメールかTeams、友人同士やサークルならLINEが軸になります。
グループLINEで完結させたい場合はLINEで日程調整する3つの方法、他の無料ツールと比べたい場合は日程調整ツールおすすめ5選へ。
どこで共有するにせよ、選択式の出欠表のURLを1本に統一してください。自由回答で聞くと、理由3の状態に戻ります。
コピペで使える締切文言
宛先と日付を差し替えれば、そのまま送れます。メール・チャット・LINE・リマインドの4パターンです。
案内メール全体の文例は忘年会の案内メール・LINE文例10選に10パターンあります。
1. メール（社内向け・標準）
お疲れさまです。幹事の◯◯です。
今年の忘年会について、出欠のご確認をお願いします。
▼出欠はこちら（30秒・登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
候補日: 12/10(木)・12/11(金)・12/12(土)・12/17(木)・12/18(金) 19:00〜
場所: 未定（人数が固まり次第、確保します）
会費: 5,000円程度を予定
12/4(金)までに⭕️🤔✖️でご回答ください。
◯◯
2. Slack・Teams向け
来られる日に⭕️をつけてください👇
（出欠表のURLを貼る）
・候補: 12/10(木)/12/11(金)/12/12(土)/12/17(木)/12/18(金) 19時〜
・会費: 5,000円くらい
・12/4(金)までに回答お願いします🙏
3. LINE向け（カジュアル）
空いてる日に⭕️つけてね〜
（出欠表のURLを貼る）
・候補: 12/10(木)/12/11(金)/12/12(土)/12/17(木)/12/18(金) 19時〜
・会費: 5,000円くらい
・12/4(金)までにお願い🙏
4. 締切前日のリマインド
まだ回答していない方は、下記からお願いします。
（出欠表のURLを貼る）
すでに答えてくれた方はスルーで大丈夫です🙏
リマインドは全員に再送しないでください。すでに答えた人には二度手間の通知になるだけです。出欠表には回答した人が一覧で並ぶので、手元の名簿と照らせば、まだ⭕️🤔✖️を付けていない人だけに個別に送れます。
締切を過ぎたら 未回答者だけに声をかける
締切当日に⭕️🤔✖️が付いていない人にだけ、個別に一言送ります。誰が残っているかは、出欠表の一覧と手元の名簿を照らせば分かります。
それでも返信がない人を待って締切を延ばすより、幹事の判断で人数を確定させるほうが早く進みます。忘年会は店への人数連絡が要る会なので、待つより決めてください。
コピペ用: 忘年会 日程調整チェックリスト
- 【2ヶ月前〜1ヶ月半前】候補日を5〜8個、曜日と週をずらして用意
- 【同日】平日の日中に出欠表を共有（深夜・休日の共有は避ける）
- 【共有から3〜5日後】締切日を具体的な日付で設定
- 【締切前日】未回答者だけにリマインドを送る
- 【締切当日】人数を確定し、店に連絡
- 【開催後】会費の精算をその日のうちに済ませる
飲み会幹事の全体像は飲み会幹事のやることリスト、忘年会に絞った段階別チェックリストは忘年会幹事のやることリスト完全版、年明けに新年会も任されたら新年会の日程調整へ。
よくある質問
Q. 忘年会の候補日はいくつ出せばいい？
5〜8個をおすすめします。曜日と週をずらして出すと、特定の曜日に予定が固まっている人も拾えます。
実際に作られた出欠表は平均で約11個並んでいますが、これは実際に出されている数であって、適正な数ではありません。
Q. 忘年会の日程調整はいつから始めればいい？
会場の予約は開催の1〜2ヶ月前に埋まり始めるのが一般的な目安です。
逆算して、出欠表の共有は1ヶ月半〜2ヶ月前、締切はそこから3〜5日後に置くと余裕が持てます。
Q. 出欠の返信が集まらないときはどうすればいい？
回答が付いた出欠表の9割近くで、最初の回答が作成から1時間以内に入っています。忘年会の出欠表だけを取り出しても大きくは変わりません。
締切当日にまだ答えていない人には、全員への再送ではなく個別に声をかけるのが確実です。
Q. 忘年会の会費はどうやって集めればいい？
当日に受付でまとめて集めるのが確実です。案内の時点で金額と集め方を書いておくと、現金を持っていない人が出ません。
集め方の使い分けは飲み会の会費の集め方にまとめています。