送別会の日程調整｜最終出社日から逆算する決め方

公開: 2026-08-31

「送別会の幹事、お願いね」と言われても、日程をどこから決め始めればいいか分からず困ったことはありませんか？

退職する本人の最終出社日は決まっているのに、上司も先輩も予定が読めず、候補日を出しても返事が集まりません。

今回は、送別会の幹事を任された人に向けて、主役の予定から逆算して候補日を決める手順と、送れる文例をまとめました。

送別会の日程調整、全体の流れ

送別会の日程調整は、開催日を決め、確認する順番を守り、候補日を出欠表に出す、の3段階で進みます。

▶ 送別会以外に歓送迎会全体でやることは歓送迎会の幹事がやることリストにまとめています。

送別会はいつ開催する？最終出社日から逆算する

送別会は、主役の最終出社日という動かせない締切から逆算して開催日を決めます。

• 開催日の目安: 最終出社日の3日前〜1週間前（直前は本人が引き継ぎと挨拶回りで手一杯）
• 動き出す日: 最終出社日が分かったその日（日がたつほど本人の予定から埋まる）

送別会は3月のイメージが強いですが、異動は春だけではありません。

ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）では、6〜7月にも3〜4月と同じくらいの出欠表が作られています。

6月や9月に異動があっても、同じ手順で進められます。

▶ 4月に新しく来る人の歓迎会もあわせて動かすなら歓迎会の日程調整も参考にしてください。

確認は「主役→上司→参加者」の順で進める

参加者全員に一斉に「いつがいい?」と聞くと、バラバラに返ってきた予定を幹事がひとりで突き合わせることになります。確認は主役→上司→参加者の順に進めます。

主役: 最終出社日の前で都合の良い日を聞く

主役の予定は最初に確認します。最終出社日が近づくほど本人の予定は埋まっていくので、早いうちに聞いておきます。

確認するときの一言はこうです。

「送別会をやりたいのですが、◯日〜◯日の間で都合のよい日を2〜3日教えてもらえますか？」

幅と日数を指定して聞くと、「いつでもいいですよ」で終わらずに候補日まで進めます。

▶ 主役が普段の飲み会幹事だった場合は、日程調整だけでなく幹事という役割そのものの引き継ぎも必要です。幹事の引き継ぎ方にまとめています。

上司: 候補日を絞ってから個別に確認する

上司には、主役の返事をもとに候補日を2〜3個に絞ってから聞きます。候補ゼロの状態で予定を聞くと、上司の側も答えようがありません。

「◯◯さんの送別会を企画しています。候補は◯月◯日と◯月◯日ですが、部長のご都合はいかがでしょうか？」

• 必須条件: 主役が来られる日
• その中から、上司の都合が合う日を選ぶ

どうしても上司の予定が合わないときは、確定した日程を先に伝えます。「乾杯だけでもご参加いただけますか」と一言添えると角が立ちません。

参加者: 候補日が固まってから出欠表で聞く

参加者への確認は、主役と上司の予定を踏まえて候補日が2〜3個に絞れてから行います。

候補日を出して出欠表を作る

候補日をLINEに文章で書いて「都合を教えて」と聞くと、返信の形式がバラバラになります。集計は結局幹事の仕事です。

候補日は2〜3個に絞り、出欠表のURLを送って⭕️🤔✖️で答えてもらうと、集計の手間がかかりません。

候補日を何個出すか迷ったら候補日は何個がいいかの目安を参考にしてください。

回答期限も出欠表を作るときに一緒に決めます。

ディットの実測データでは、作成から7日以内に最後の回答が入った出欠表が約88%です。期限は1週間を目安に切れば足ります。

最終出社日が3月26日（金）だとします。

• 候補日: 3月17日（水）・19日（金）・24日（水）
• 回答期限: 3月12日（金）

部署をまたぐ人数が多いときの集計

複数の部署から人を呼ぶと、返信がLINE・メール・口頭に散らばります。誰がまだ答えていないか分からなくなります。

歓送迎会の出欠表は、回答が10人を超えるケースが約37%です。平均の回答者数も約10.3人と、全ジャンルでいちばん多くなっています。

出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）

1つの出欠表URLに集約すれば、部署をまたいでも集計は自動で終わります。

▶ 20人を超える宴会全体の調整は大人数の日程調整のコツで詳しく解説しています。

コピペ用: 送別会 幹事チェックリスト

案内・リマインド・確定連絡の文例

開催日が決まったら、参加者への案内、前日のリマインド、確定連絡の3つを送ります。

参加者への案内文例

▶ もっと文例が欲しい場合は送別会の案内メール文例集へ。

前日のリマインド文例

▶ リマインドの型はリマインド文例集にもまとめています。

開催日確定の連絡文例

▶ 確定連絡の書き方は日程確定の連絡文例で詳しく解説しています。

よくある質問

Q. 送別会と歓迎会は同じ日にまとめてもいい？

主役の最終出社日と、新しく来る人の着任日が近ければまとめられます。話す内容が違うので、前半送別・後半歓迎の二部構成にすると角が立ちません。

Q. 送別会の主役に日程の希望を直接聞いてもいい？

サプライズにしたい場合を除けば、直接聞いてかまいません。日程だけ確認して内容を伏せておけば、サプライズの要素は残せます。

Q. 送別会に呼ぶ範囲はどこまで？

現在の部署に加えて、以前一緒だったチームまで呼ぶかは幹事の判断です。範囲が広がるほど日程は合わせにくくなるので、決めたら早めに候補日を出します。

Q. 候補日を出しても全員の予定が揃わないときは？

全員が揃う日を探し続けると開催日がずれ込みます。主役と上司の予定が合う日を優先して確定し、都合の合わない参加者には個別に「顔だけでも」と声をかけます。