ブログ送別会の案内メール文例10選｜本人向けは会費を書かない
送別会の案内文を書こうとして、本人にどこまで書いていいのか手が止まったことはありませんか？
退職・異動・定年・寿退社でトーンが変わるため、前回と同じ書き方は使えません。
先に答えを言うと、本人向けには日時と場所だけ。会費と寄せ書きの話は書きません（完成文は文例7）。参加者向けと合わせて、場面別の文例を10本ご紹介します。
日程そのものの決め方は送別会の日程調整にまとめています。ここでは案内文だけに絞ります。
文例10本｜場面から選んでください
| 場面 | 文例 |
|---|---|
| 本人へ最初に伝える一言 | 文例1 |
| 参加者向け案内（退職・社内） | 文例2 |
| 参加者向け案内（異動・社内） | 文例3 |
| 参加者向け案内（定年退職） | 文例4 |
| 参加者向け案内（寿退社） | 文例5 |
| 社外・取引先も呼ぶ場合 | 文例6 |
| 本人向け本案内（会費は書かない） | 文例7 |
| LINE向け（カジュアル） | 文例8 |
| 締切前日のリマインド | 文例9 |
| 締切当日、まだの人へ個別に | 文例10 |
本人の予定を先に確保する（退職編）
候補日を全員に配ってから「その日は無理」と本人に言われると、組み直しになります。まず本人の都合を個別に聞いてください。
文例1｜本人へ最初に伝える一言
個別に送るメッセージ（LINEでも対面でも）
退職される前に、みんなで送別会をしたいと思っています。
3月中で都合のよい日はありますか？
教えてもらえたら、その日を軸に候補を組みます。
忙しいところすみませんが、よろしくお願いします。
▶ なぜこう書くか: 候補日を全員に配る前に本人の予定を確保します。主役が来られない日で決まると、組み直しになるからです。
文例2｜参加者向け案内（退職・社内）
件名: 【3/19(金)まで回答】田中さんの送別会のご案内
お疲れさまです。幹事の中村です。
今月末で退職される田中さんの送別会を開きます。
▼出欠はこちら（30秒・登録不要）
（出欠表のURLを貼る）
⭕️出席／🤔未定／✖️欠席 で押すだけです
日程: 3月26日（金）19:00〜21:00
場所: 会社近くの居酒屋を予定（確定後に地図を送ります）
会費: 4,500円（当日集金・田中さんは会費なし）
3月19日（金）までに⭕️🤔✖️でお答えください。
中村
▶ なぜこう書くか: 日時・場所・会費・締切を並べて、開いた瞬間に判断できる形にします。「田中さんは会費なし」を先に書くと、個別の質問が減ります。
⚠️ 退職・異動の事実をどこまで書いてよいかは、送る前に本人か上司に確認してください。転職先や退職理由は、本人が伏せたい場合があります。
シーン別の文例｜異動・定年・寿退社
送別会は3月・4月だけではありません。異動・定年・寿退社の3場面を用意しました。
ディットの実測データ（実際に使われた記録）でも、送別会系の出欠表は6〜7月に3〜4月と同じくらい作られています。出典: 全期間・出欠表の作成日ベース。
文例3｜参加者向け案内（異動・社内）
件名: 【3/22(月)まで回答】鈴木さん送別会のご案内
お疲れさまです。幹事の高橋です。
4月から大阪支社へ異動される鈴木さんの送別会を開きます。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
日程: 3月29日（月）19:00〜
場所: 会社近くの居酒屋を予定
会費: 4,000円（当日集金・鈴木さんは会費なし）
3月22日（月）までに⭕️🤔✖️でご回答ください。
高橋
▶ なぜこう書くか: 異動先や着任時期を一言添えると、参加者が「最後にこれを聞いておこう」と話題を用意しやすくなります。
店が決まったら、店名と地図リンクを同じ宛先にもう一度送ります。文面は日程確定連絡の文例集の型がそのまま使えます。
文例4｜参加者向け案内（定年退職）
件名: 【3/13(土)までにご回答】佐藤部長 送別会のご案内
お疲れさまです。幹事の伊藤です。
今月末でご定年を迎えられる佐藤部長の送別会を開催いたします。
長きにわたりお世話になった皆さまで、感謝をお伝えできればと思います。
▼ご出欠はこちらから
（出欠表のURLを貼る）
日程: 3月20日（土）18:00〜20:30
場所: 未定（確定後にあらためてご連絡いたします）
会費: 5,000円（佐藤部長は会費不要です）
お手数ですが3月13日（土）までにご回答をお願いいたします。
伊藤
▶ なぜこう書くか: 役職者が主役の場合は敬語をやや厚めにします。「長きにわたり」のような一言があると、社交辞令ではない気持ちが伝わります。
文例5｜参加者向け案内（寿退社）
件名: 【3/20(土)まで回答】山田さん送別会のご案内
お疲れさまです。幹事の渡辺です。
今月末でご結婚のため退職される山田さんの送別会を開きます。
▼出欠はこちら
（出欠表のURLを貼る）
日程: 3月27日（土）18:30〜
場所: 会社近くのレストランを予定
会費: 4,500円（当日集金・山田さんは会費なし）
3月20日（土）までに⭕️🤔✖️でお答えください。
渡辺
▶ なぜこう書くか: 「寿退社」という言葉自体は本人が使ってほしくない場合もあります。案内文には「ご結婚のため」とだけ書くほうが無難です。
社外・取引先も呼ぶ場合は敬語を一段上げる
お世話になった取引先の担当者にも声をかけるなら、社内向けより早めに動きます。出欠表のURLではなく、返信メールで回答してもらう形が無難です。
文例6｜社外・取引先も呼ぶ場合
件名: 【3/19(金)までにご回答】田中送別会のご案内
営業部 佐々木様
お世話になっております。株式会社◯◯の中村です。
このたび弊社の田中が3月末をもちまして退職することとなりました。
つきましては、ささやかながら送別の会を催したく、ご案内申し上げます。
日時: 3月26日（金）19:00〜21:00
場所: ◯◯（店名・地図は確定後にお送りします）
会費: 5,000円
お忙しいところ恐縮ですが、3月19日（金）までにご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
株式会社◯◯ 中村
▶ なぜこう書くか: 社外向けは「催したく」「ご案内申し上げます」のように格を1段上げます。出欠表URLを貼りつけるより、返信で答えてもらう形が丁寧に映ります。
本人向け本案内｜会費と寄せ書きは書かない
日程と会場が決まったら、本人にも改めて連絡します。本人向けの案内には会費を書かないのがマナーとされていて、寄せ書きの話も同じ理由で伏せるのが無難です。
サプライズの準備をしている場合、金額まで見えると台無しになるからです。プレゼントの相場は送別会のプレゼント相場にまとめました。
文例7｜本人向け本案内（会費は書かない）
件名: 送別会のご案内（3/26 金 19:00〜）
お疲れさまです、中村です。
先日お聞きした日程で、送別会を開くことになりました。
日程: 3月26日（金）19:00〜
場所: ◯◯（居酒屋）／最寄り駅から徒歩5分
主役なので、何も準備はいりません。
当日は手ぶらで来てくださいね。
中村
▶ なぜこう書くか: 参加者向けにある会費・出欠表URLは書きません。「手ぶらで」の一言は、会費の話題を気にしなくていいと伝える言葉です。
チャットのほうが速い場面｜LINE文例
社内のやり取りが普段からLINEやSlack中心なら、メール形式の案内はまず開かれません。件名の代わりに絵文字で目を引き、本文は日時・会費・出欠のリンクだけに絞ります。
文例8｜LINE向け（カジュアル）
グループLINEへの投稿
空いてる日に⭕️つけてね〜
（出欠表のURLを貼る）
・日程: 3/26(金) 19時〜
・会費: 4,500円くらい、田中さんは無料
・3/19(金)までにお願い🙏
▶ なぜこう書くか: LINEでは絵文字が入っているだけで目に留まりやすくなります。箇条書き3行だけに削ると、通知バナーからでも内容が伝わります。
締切が近づいたら｜前日と当日の文例
案内を送っただけでは、全員が期限内に答えてくれるとは限りません。締切が近づいたら、全体への1回と、残った人への個別、この2段構えで動きます。
文例9｜締切前日のリマインド（全体へ）
グループLINEまたはメールへの投稿
（出欠表のURLを貼る）
お店に人数を伝える都合上、明日中にご回答をお願いします。
迷っている方は🤔で押しておいてもらえれば大丈夫です。
▶ なぜこう書くか: 「お店に人数を伝える都合上」と理由を添えると、催促っぽくならずに期限を強調できます。迷い中の人には🤔の逃げ道を用意します。
文例10｜締切当日、まだの人へ個別に
個別に送るメッセージ
田中さんの送別会、出欠だけまだいただけていなかったので確認です🙏
（出欠表のURLを貼る）
今日の夕方までに⭕️🤔✖️のどれかだけ押してもらえますか。
迷っていても大丈夫です、🤔で構いません。
▶ なぜこう書くか: 締切当日に全体へ再送すると、すでに答えた人には二度手間の通知になります。残っている人だけへ個別に送るのが定石です。
日程が確定したあとの連絡文例は日程確定連絡の文例集にまとめました。
送別会ならではの注意点｜最終出社日と幹事の引き継ぎ
送別会の日程を決めるとき、最終出社日をうっかり後回しにすると、開催日のほうが後になってしまうことがあります。
送別会は、最終出社日より前に開くのが基本です。当日に間に合わなければ、渡したかった寄せ書きやプレゼントを渡せないまま本人が退職してしまいます。
幹事自身が異動や退職で抜ける側なら、送別会の準備と並行して、進めていた仕事の引き継ぎも動くことになります。段取りは幹事の引き継ぎにまとめました。
出欠がバラバラに届くと、幹事が集計係になる
送別会は、部署をまたいで案内を送ることも多い会です。歓送迎会の出欠表には、平均で約10.3人が回答しています。
出典: ディットの実測データ（全期間・回答が付いた出欠表のみ）
歓送迎会の出欠表のうち、回答が10人を超えるものは約37%です。この人数になると、メールの返信を一つずつ数える方法はまず崩れます。
- 「行けます」「厳しいかも」「未定です」と言い回しがバラバラに届く
- 幹事がそれを一覧に書き写す係になる
- 誰が返信済みかを、そのつどメールを遡って確認する
出欠表のURLを1つ共有しておけば、各自が⭕️🤔✖️を押すだけで、回答済みの一覧が自動でできます。まだの人だけに声をかければ済みます。
人数が多い会の調整は大人数の日程調整のコツも参考になります。
送るタイミングの目安
| タイミング | やること |
|---|---|
| 3〜4週間前 | 本人の予定を個別に確認・候補日を出して出欠表を共有 |
| 2〜3週間前 | 会場確定・本案内の送付（社外を呼ぶ場合はここまでに） |
| 開催1週間前 | 出欠締切・未回答者への声かけ |
| 前日 | 集合時間・会場・会費のリマインド送信 |
| 当日〜翌日 | 受付・集金・立て替えの精算・本人へのお礼 |
コピペ用: 送別会案内チェックリスト
- 【3〜4週間前】本人の予定を個別に確認
- 【3〜4週間前】候補日を出して出欠表を作成・共有
- 【2〜3週間前】会場確定・本案内を送付（日時・会場・会費・出欠締切・幹事連絡先）
- 【2〜3週間前】本人向けの案内には会費・寄せ書きの話を書かない
- 【開催1週間前】出欠締切・未回答者へ個別に声かけ
- 【前日】集合時間・会場・会費のリマインド送信
- 【当日】受付・集金（事前送金なら名前確認のみ）
- 【翌日】立て替えの精算・本人へのお礼連絡
よくある質問
Q. 送別会と歓迎会をまとめて「歓送迎会」にする場合、案内はどう変える？
主役が2人以上になるので、名前を全員分そろえて書き、会費もそれぞれ明記します。まとめて開く会の段取りは歓送迎会幹事のやることリストにまとめました。
Q. 送別会の幹事は誰がやるのが普通？
主役に近い後輩や同僚が担当することが多いですが、決まりはありません。上司が退職する場合は、部内で年次が近い人が幹事に立つケースもよく見られます。
Q. 会費はいくらが目安？
会費は1人4,000〜5,000円くらいが目安です（本人は無料が一般的）。会場のグレードや二次会の有無で前後します。
Q. 締切を過ぎても返信がない人はどう扱う？
会場に伝える人数は締切時点で確定させ、一度は欠席として扱います。後から「行けます」と来た場合は、当日の受付で個別に対応すれば足ります。